Zurück ins Büro – aber bitte nur ein bisschen! Wie hybrides Arbeiten gelingt!

Präsenzpflicht ist oldschool – hybrides Arbeiten die Zukunft. Das zeigt auch eine aktuelle Bitkom-Studie zum Thema „New Work“, für die 1.502 Erwerbstätige ab 16 Jahren befragt wurden. Die Ergebnisse lassen deutlich erkennen, dass sich die Arbeitswelt sowie die Denkweisen von Arbeitnehmern, aber auch Arbeitgebern rasant verändert haben und diese auch nach der Pandemie teilweise bestehen bleiben. Rückblickend hat sich während der Pandemie gezeigt, dass die Arbeit aus dem Homeoffice viele Vorteile haben kann, gleichzeitig aber auch das soziale Miteinander unter Kolleginnen und Kollegen sowie der Face-to-Face-Austausch von Relevanz sind. So scheint klar zu sein: Unsere Arbeitswelt gestaltet sich zunehmend hybrider und damit flexibler – jetzt und auch in Zukunft. Das bestätigt die Studie, der zufolge neun von zehn Befragten weiterhin mobil arbeiten möchten, obwohl Lockdowns und Homeoffice-Pflicht vorüber sind. Laut den Ergebnissen der Bitkom-Studie arbeitet zurzeit rund die Hälfte der deutschen Erwerbstätigen im ganz oder zeitweise im Homeoffice. Rund ein Drittel der Angestellten wünscht sich auch zukünftig zumindest einen Tag remote arbeiten zu können, während ein Zehntel sogar überhaupt nicht mehr ins Büro möchte.

Hybrides Arbeiten ist die Zukunft

Die Bitkom-Studie zeigt eindrucksvoll, dass sich Arbeitnehmer in der Zukunft weder für das mobile Arbeiten noch eine durchgängige Präsenz entscheiden möchten. Vielmehr werden sich hybride Arbeitsmodelle durchsetzen, in denen Erwerbstätige – abhängig von ihrer Tätigkeit – hin und wieder ins Büro gehen und an anderen Tagen Zuhause, im Café oder im Ferienhaus arbeiten. Mit fortschreitender Digitalisierung der Arbeitswelt und beschleunigt durch die Pandemie wird das möglich, was vor zwei Jahren noch die große Seltenheit war. So sehen laut Bitkom 84 Prozent der Erwerbstätigen die Digitalisierung heute als Chance. Vor der Pandemie – im Jahr 2019 – lag dieser Wert lediglich bei 66 Prozent. Jetzt bewertet nur noch jede/r Siebte, also 14 Prozent, die Digitalisierung als Gefahr für die eigene berufliche Situation. Sehr viel weniger als vor Corona, als noch 32 Prozent ein Risiko für sich persönlich sahen.

„New Work“ bringt neue Herausforderungen

Neben zahlreichen Vorteilen, die für Arbeitnehmer durch hybride Modelle entstehen – darunter minimierte Arbeitswege, eine bessere Work-Life-Balance und ein Zeitgewinn – bringt die „neue Normalität“ auch Herausforderungen mit sich. Bitkom zufolge vermissen 44 Prozent der Erwerbstätigen den engen Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen. 27 Prozent sehen eine Schwierigkeit darin, den Job und das Privatleben entsprechend zu trennen. Ein Viertel der Befragten hat im Homeoffice den Eindruck, von relevanten Informationen abgeschnitten zu sein, was sich negativ auf den Workflow auswirkt. Letzteres kann vermieden werden, indem Vorgesetzte verstärkt auf digitale Technologien setzen, um berechtigten Personen alle nötigen Zugänge zu Informationen und Dokumenten sicher zu gewährleisten. Ein Baustein dabei ist ein Dokumentenmanagementsystem. Dieses bietet einen gemeinsamen, systemübergreifenden digitalen Dokumentpool und gleichzeitig Sicherheit für Unternehmen durch detaillierte Zugriffsberechtigungen.

Weg von analogen Prozessen

Indem analoge Geschäftsprozesse mehr und mehr digitalisiert werden, bleibt die Transparenz auch für dezentral arbeitende Mitarbeitende stets erhalten. Dabei ist unwichtig, ob sie sich Zuhause, im Großraumbüro oder vielleicht sogar im Campingbus befinden. Aber auf Distanz gestaltet sich die Zusammenarbeit zwangsläufig schwieriger. Was früher im Büro auf Zuruf besprochen und bearbeitet wurde, bedarf bei hybridem Arbeiten der Unterstützung durch digitale Lösungen zur Vermeidung von Versionskonflikten und Missverständnissen. Gleichzeitig spart eine digitale Vorgehensweise Zeit und verbessert die internen Prozesse grundlegend. Mit einer digitalen Workflowlösung müssen Dokumente nicht mehr hin- und hergeschickt werden, da alle relevanten Personen direkt auf das zu bearbeitende Dokument zugreifen, es prüfen und bearbeiten sowie die vorherigen Versionen einsehen können.

Aufgeschlossenheit gegenüber der Digitalisierung

Eine gute Nachricht: Bereits jetzt stellen rund drei Viertel der befragten Erwerbstätigen im Rahmen der Bitkom-Studie eine größere Aufgeschlossenheit ihrer Vorgesetzten gegenüber digitalen Technologien fest. Schließlich erfordern die von der Pandemie ausgelösten Veränderungen insbesondere von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) eine Steigerung der Agilität, um von der neuen Arbeitsweise profitieren zu können. Denn zu „New Work“ gehört weit mehr als hybrides Arbeiten. Es geht vielmehr um Flexibilisierung von Arbeitszeit und -ort, dynamische Strukturen, neue Formen der Zusammenarbeit, Denkmuster sowie Gewohnheiten. Mit modernen Lösungen kann einem Unternehmen der Weg in die digitale Welt erheblich erleichtert werden. Dabei ist ein ortsunabhängiger und gleichzeitig sicherer Zugriff auf Dokumente per Web Client das A und O, wenn es um eine hybride, effiziente Zusammenarbeit geht. Durch die Implementierung eines zukunftsfähigen DMS können Unternehmen systemübergreifendend den Grundstein für den Weg in Richtung „New Work“ legen.

In unserem kostenlosen Whitepaper zum Thema „New Work“ zeigen wir Ihnen, wie Unternehmen von digitalen Arbeitsmodellen profitieren, was effiziente Softwarelösungen dabei leisten und warum ein DMS hilft, gesamte Arbeitsabläufe zu optimieren und zu flexibilisieren.

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