Wie Sie staatliche Fördermittel für Ihr DMS-Projekt erhalten

Seit September 2020 gibt es das zusätzliches Förderprogramm „Digital Jetzt“ der Bundesregierung. Wer und was wird im einzelnen gefördert? Und wie kann ich als Unternehmen eine Förderung beantragen?

Ein Gastbeitrag unseres Partners StaffCoach GmbH.

Digitalisierungsförderung – durch Corona brandaktuell

Das Jahr 2020 ist geprägt durch die weltweite Corona-Pandemie. Im Rahmen der ersten Lock-Down-Situation Anfang des Jahres wurde vielen Unternehmen bewusst, dass sie sich digitaler aufstellen müssen. Viele Unternehmen mussten feststellen, dass ihre digitalen Strukturen insbesondere im Hinblick auf digitales Arbeiten (wie im Home-Office) noch großes Ausbaupotenzial aufweisen. Unternehmen mit einem höheren Digitalisierungsgrad hatten zu dieser Zeit einen erheblichen Wettbewerbsvorteil. Im Zuge der jetzt wieder rasant ansteigenden Infektionszahlen und der Gefahr eines zweiten Lock-Downs sind viele Unternehmen nun mehr denn je daran interessiert, ihren Digitalisierungsgrad zu erhöhen.

Wer wird gefördert?

Die EU sowie der Bund haben erkannt, das vor allem im Mittelstand ein Digitalisierungsstau herrscht. Statistiken ergeben (Ernst & Young, 2018; BMWi, 2016), dass „60 Prozent der deutschen KMU und 75 Prozent der gesamten gewerblichen Wirtschaft angeben, dass digitale Technologien für sie eine mittelgroße bis sehr große Bedeutung haben“ (Digital Jetzt, 2020). Um diese Investitionsbereitschaft zu fördern, werden Fördermittel – ausgestaltet in Bundes- sowie Länderprogrammen – zur Verfügung gestellt. Insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) hält die Förderlandschaft lukrative Programme bereit.

Nachfolgend die KMU-Definition der EU-Kommission:

Welche Förderprogramme gibt es und was wird gefördert?

Förderungen werden als Länderprogramme in Form von Darlehen mit einem Tilgungszuschuss oder als nicht rückzahlbare Zuschüssen angeboten. Dabei gibt es in den Programmen einzelner Bundesländer große Unterschiede in Bezug auf die inhaltliche Ausrichtung (förderfähige Ausgaben) sowie bei der Förderhöhe. Beispielsweise werden in Bayern Investitionen in Hard- und Software gefördert, in Schleswig-Holstein gibt es hingegen gar kein Länderprogramm. Zusätzlich zu den Länderprogrammen gibt es jedoch glücklicherweise auch zwei bundesweite Programme.

Mit drei Modulen „Digitalisierte Geschäftsprozesse”, „Digitale Markterschließung” und „IT-Sicherheit” unterstützt das bundesweite Förderprogramm go-digital nicht nur bei der Optimierung von Prozessen und der Erschließung zusätzlicher Marktanteile durch Digitalisierung, sondern finanziert auch Maßnahmen, mit denen Unternehmen vor dem Verlust sensibler Daten schützen. Hierfür anfallende Kosten können bis zu 50 % bezuschusst werden. Voraussetzung ist, dass das Projekt unter Einbindung eines hierfür autorisierten und beim Bund gelisteten Unternehmens umgesetzt wird. Die StaffCoach GmbH ist hier für alle drei Module als autorisiertes Unternehmen gelistet und hat bereits eine Vielzahl an geförderten Projekten durchgeführt.

Im neuen Bundesprogramm „Digital Jetzt“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie können bis zu 50.000,00 € Zuschuss für Hard- und Software sowie für die Qualifizierungen der Mitarbeiter beantragt werden. Unternehmen bis zu 499 Mitarbeitern können im Rahmen dieses Programms einen Zuschuss beantragen. Voraussetzung hierfür ist die Einreichung eines Digitalisierungsplanes, welcher das gesamte Digitalisierungsvorhaben mit qualitativen und quantitativen Zielen beschreibt. Auch hierbei unterstützt Sie die StaffCoach GmbH.

Was sind die Stolpersteine und Schwierigkeiten bei Förderanträgen?

Die Schwierigkeit beginnt bereits bei der Suche nach dem passenden Förderprogramm. Es gibt sogenannte Förderlotsen vom Bund und den Investitionsbanken der Länder, jedoch können diese nur begrenzt Auskunft geben – zu den Bundesprogrammen oder den jeweiligen Länderprogrammen. Eine zentrale Anlaufstelle gibt es nicht und die Recherche nach passenden Fördermitteln ist daher mit einem hohen Zeitaufwand verbunden, was viele Unternehmen abschreckt. Vor allem KMU sind auf die Fördermittel angewiesen und gerade hier fehlt es an Kapazitäten sich durch den Fördermitteldschungel durchzuschlagen.

Des Weiteren gibt es essenzielle Dinge, die es bei einer Förderung einzuhalten gibt, um die Förderfähigkeit eines Projektes nicht zu gefährden. Beispielsweise darf keinesfalls vor dem Erhalt des Zuwendungsbescheides mit der Umsetzung begonnen werden. Hierauf verweisen viele Bewilligungsbehörden. Allerdings ist nicht jedem Unternehmen klar, was das bedeutet: Die tatsächliche physische Umsetzung des Projektes? Nein! Die förderrechtliche Umsetzung setzt früher ein. Es bedeutet, dass noch keine Liefer- und Leistungsverträge abgeschlossen oder sonstige Aufträge vergeben werden dürfen. Diese Aktivitäten dürfen erst im Zeitraum nach der Bewilligung erfolgen. Weiterhin ist bei der Auftragserteilung das Vergaberecht zu beachten, was Besonderheiten bei der Auftragsvergabe ab einer Losgröße von 5.000,00 € (netto) mit sich bringt. Um Unternehmen davor zu bewahren, über diese Stolpersteine zu fallen, ist StaffCoach den gesamten Weg der Förderung an ihrer Seite. Alle förderantragbetreffenden Aktivitäten erfolgen in enger Abstimmung mit uns und wir geben rechtzeitig Hinweise, bevor unwissend förderschädlich gehandelt wird.

Auch die Einführung aller PROXESS-Lösungen sind förderfähig. Im Rahmen der Förderfähigkeitsprüfung mit PROXESS haben StaffCoach und PROXESS ein passgenaues Formular erstellt, auf Grundlage dessen Unternehmen, die PROXESS-Lösungen einsetzten möchten, die passenden Förderprogramme gefunden werden.

StaffCoach unterstützt Unternehmen im gesamten Förderprozess

Deutschland ist für seinen hohen Anteil an Bürokratie bekannt, was sich auch in Förderanträgen widerspiegelt. Mit der Antragstellung ist der verwaltungstechnische Aufwand nicht getan. Über das Projekt hinweg müssen u.a. Nachweise geführt und allerlei Unterlagen/Dokumente bereitgestellt werden. Spätestens mit dem Verwendungsnachweis sind ein Sachbericht und ein zahlenmäßiger Nachweis zum Projekt zu erstellen und bei der Behörde einzureichen.

Die StaffCoach GmbH ist ein zertifizierter Bildungsträger mit Hauptsitz in Halle (Saale), Saschen-Anhalt. Der Bereich Aus- und Weiterbildung/Fördermittel unterstützt von hier aus eine Vielzahl an Unternehmen bundesweit bei der Umsetzung von Förderprojekten. Durch die Full-Service-Dienstleistung der StaffCoach GmbH werden Unternehmen so optimal bei der Antragsstellung unterstützt.

Auch wenn ein Förderprojekt den Aufwand des eigentlichen Vorhabens zunächst erhöht, bietet es aber stets einen bemerkenswerten finanziellen Vorteil. Damit Unternehmen ihre Kapazitäten auf die Implementierung der neuen Technologie und die Einführung ihres neuen Dokumentenmanagementsystems fokussieren können, nimmt StaffCoach ihnen diese Verwaltungsaufgaben ab. Wir bereiten alle notwendigen Unterlagen vor und unterstützen in der Kommunikation mit den Behörden, sodass hier der Aufwand auf ein Minimum reduziert wird. StaffCoach möchte Unternehmen im Förderdschungel ihre Bedenken nehmen und ihnen somit den Zugang zu Fördermitteln ebnen können, die durch den Staat für sie vorgesehen sind.

Fazit

Durch Digitalisierung können sich Unternehmen gerade in Corona-Zeiten wichtige Wettbewerbsvorteile sichern. Es gibt umfangreiche staatliche Fördermöglichkeiten, die Sie bei der Einführung unserer PROXESS-Lösungen nutzen können. Aufgrund der Vielzahl von Förderprogrammen auf Bundes- und Landesebene und den damit verbundenen bürokratischen Hürden im Beantragungs- und Durchführungsprozess kann es sich durchaus lohnen, sich hierfür professionelle Unterstützung zu suchen. Die StaffCoach GmbH unterstützt Unternehmen bei der Recherche über die Antragstellung bis hin zur Abrechnung und Evaluierung des Projektes, erstellt unterschriftsreife Anträge sowie Abrechnungen und erhält dafür eine Dienstleistungspauschale. PROXESS vermittelt Ihnen gerne den Kontakt zu diesen Experten.

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