Wie Kölle Werkzeugbau und Stanzerei mit Workflow nahezu 100% Skonto realisiert

HABEL DMS und HABEL Workflow ist eine Dokumentenmanagement-Lösung von PROXESS,  die bei der Kölle GmbH seit zwölf Jahren im Einsatz ist. Seit über 80 Jahren ist die Kölle GmbH als mittelständisches, inhabergeführtes Familienunternehmen in den Bereichen Werkzeugbau und Stanzerei tätig. Mit einem Team von 120 Mitarbeitern erwirtschaftet das Unternehmen am Standort Vaihingen/Enz einen Jahresumsatz von ca. 18 Millionen €. Im folgenden Beispiel können wir aufzeigen welche Vorteile sich langfristig mit einem DMS ergeben.

Mehrere Anforderungen des Management sind keine Seltenheit

Für die Firma Kölle gab es mehrere Anforderungen, die es mit einer Software für Dokumentenmanagement zu lösen gilt. Dokumente sollen Zentral zur Verfügung stehen und schneller zu finden sein. Berechtigte Mitarbeiter sollen nach digitalisierten Dokumenten recherchieren können. Der Arbeitsablauf soll mit einer Software für Dokumentenmanagement schneller und einfacher werden.
Darüber hinaus möchte das Unternehmen die Durchlaufzeiten der Dokumente optimieren und transparenter gestalten. Gerade im Eingangsrechnungsprozess soll der die Bearbeitungszeit der 300 bis 400 Rechnungen pro Woche reduziert werden. In vielen Fällen sind interne Rückfragen langwierig, da zu einem Vorgang erst geprüft werden muss welcher Mitarbeiter diesen derzeitig bearbeitet.
Auch war der Wunsch groß, dass die Unmengen an Ordner und Regale langfristig für andere Zwecke zur Verfügung stehen. Ein Anbau für das Ordnerarchiv wäre die Folge ohne ein DMS.

Individuelle Lösung bietet den meisten Nutzen

Wir haben bei der Firma Kölle das HABEL DMS mit einigen entsprechenden Erweiterungen implementiert, um die Anforderungen zu lösen. Die tiefe Integration in das abas ERP-System war für die Firma Kölle ebenfalls ein wichtiges Auswahlkriterium. Die Implementierungsphase bis Go-Live dauerte ca. fünf Monate.
Mit HABEL DMS, eine Dokumentenmanagement-Lösung von PROXESS, konnten wir die Mitarbeiter in die Lage versetzen an ihren PC‘s nach digitalisierten Dokumenten zu suchen. Dokumente aus Drittsystemen werden über eine Schnittstelle automatisch in HABEL DMS archiviert. Dabei werden alle erforderlichen Felder wie Kundennummer, Rechnungsnummer, Artikel, etc. an das Archiv übergeben. Diese stehen im HABEL DMS als Felder für die Suchfunktion zur Verfügung. Interne Dokumente müssen somit nicht zusätzlich für die Ablage ausgedruckt werden. Externe Dokumente können mittels Barcode zu den internen Vorgängen digitalisiert werden. Dies wird mit wenig Aufwand in den Arbeitsablauf integriert.

„Die Eingewöhnung für neue Mitarbeiter ist sehr schnell. Durch die intuitive und einfache Bedienung der Programme, ist ein selbstständiges Arbeiten innerhalb kürzester Zeit möglich.“
Marco Tetzner, Leiter IT/ERP Systemadministration, Kölle GmbH

Mit der Erweiterung um HABEL Workflow wurde die Bearbeitungszeit des Eingangsrechnungsprozesses optimiert. Eingehende Rechnungen werden entweder aus einem E-Mail-Postfach archiviert oder als Papierrechnung eingescannt und für die weitere Bearbeitung der Dokumente direkt in den HABEL Workflow übergeben. Die Firma Kölle definierte mit PROXESS einen Freigabeprozess für Ihre Eingangsrechnungen, welcher im HABEL Workflow digital umgesetzt wurde. Hierbei werden Prozesse, beteiligte Gruppen und Personen festgelegt.

Mit HABEL Workflow nahezu 100% Skontoquote erreicht

Nach einem fest definierten Freigabeprozess werden die Eingangsrechnungen freigegeben, und das völlig ohne Papier. Jeder Schritt im Workflow wird zudem in einer Historie zur Nachverfolgung gespeichert. Zusätzlich wird jeder Schritt mit einer Frist versehen, um die optimalen Durchlaufzeiten einzuhalten. Dies ist erforderlich, um bei Rechnungen Skonto ziehen zu können. Die Skontoquote konnte die Firma Kölle dadurch von ca. 30% auf nahezu 100% steigern. Die Durchlaufzeit für die Bearbeitung der Rechnungen bis zur Freigabe reduzierte sich auf maximal zwei Tage.

„Uns hat die Einführung von HABEL DMS einiges gebracht. Die Durchlaufzeiten wurden stark verkürzt, keine Belege sind mehr in Schubladen verschwunden. Wir haben deutlich weniger Platz für Papierarchive benötigt und diese wurden mit den Jahren immer weniger. Wir nutzen HABEL DMS nun seit 12 Jahren und konnten somit alle alten Belege, die wir 10 Jahre aufbewahren müssen, entsorgen. Durch die schnelle Suche und die starke Verschlagwortung, ist das Finden von Belegen ein Kinderspiel geworden.“
Marco Tetzner, Leiter IT/ERP Systemadministration, Kölle GmbH

Weitere Archive für Vertragsmanagement und Personalmanagement wurden eingeführt. 90% der Dokumente werden heute bei der Firma Kölle digital vorgehalten. Neben dem Workflow für die Freigabe der Eingangsrechnungen wurden in den letzten Jahren weitere Prozesse digital umgesetzt. Über 80 Prozesse werden heute mit HABEL WORKFLOW unternehmensweit und abteilungsübergreifend digital abgebildet.

Fazit

Insgesamt 800 Ordner konnten mit der Zeit vernichtet werden. Alleine über 172.000 mehrseitige Ausgangslieferscheine pro Jahr müssen nicht mehr in Ordner abgeheftet werden. Die Räumlichkeiten mit 30qm für das Aktenarchiv konnten sinnvoller genutzt werden. Auch eine Investition in einen Anbau für Aktenordner war somit nicht notwendig.