Erfolgreiche Integration von PROXESS DMS in Microsoft D365 Business Central

An einem digitalen Rechnungseingang kommt heutzutage kein Unternehmen vorbei. IQAir hat mit den passgenauen Lösungen von PROXESS von der Zettelwirtschaft Abschied genommen, die zuvor die Kreditorenbuchhaltung belastete. Parallel stellte die IT auch noch das ERP-System auf Microsoft D365 Business Central um. Das passende Schnittstellen-Tool von PROXESS erleichterte auch diesen Transformationsprozess.

Hidden Champion aus der Schweiz digitalisiert sich

IQAir zählt zu den Unternehmen, die sich gut als Hidden Champion betiteln lassen: Ein privat geführter Mittelständler, der weltweit zu den Marktführern seiner Branche gehört. Das Schweizer Unternehmen hat sich den Themen Luftqualität und Luftreinigung verschrieben: Es ist Spezialist für Hardware, Software und damit verbundene Dienstleistungen zur Messung der Luftqualität und Reinigung von Atemluft. Entwickelt und produziert werden die Geräte von IQAir in der Schweiz und in Deutschland, die Kunden finden sich auf der ganzen Welt.

Um als ein mittelständisches Unternehmen weltweit erfolgreich zu sein, braucht es innovative Produkte und eine Hands-on-Mentalität, die Probleme lösungsorientiert angeht. Dieses Denken machte sich auch Dr. Christian Weber zu eigen, als er im Jahr 2020 damit begann, einen der Schmerzpunkte des Unternehmens zu beseitigen: die analoge Eingangsrechnungsverarbeitung. Dabei kam ihm entgegen, dass er sowohl einen Finanz- als auch einen IT-Hintergrund hat und zum damaligen Zeitpunkt als Head of Global IT und Finance alle Fäden selbst in der Hand hielt. Aus seiner persönlichen Erfahrung mit Digitalisierungsprojekten wählte er gezielt einen engen Fokus für das Projekt: „Im ersten Schritt ging es nur um die Digitalisierung des Rechnungseingangs, nicht Lieferscheine oder Gutschriften, sondern wirklich ganz spezifisch nur die Eingangsrechnungen.“

Aus Erfahrung gut: Kurzer Weg zu PROXESS

Da Christian Weber in seiner eigenen beruflichen Vergangenheit bereits mit HABEL DMS gearbeitet hatte, war PROXESS für ihn der erste Ansprechpartner. Schnell kristallisierte sich ein Paket aus PROXESS Workflow in Verbindung mit dem PROXESS Belegleser und PROXESS DMS als die perfekte Lösung heraus, um die gesamte Bearbeitung der Eingangsrechnungen auf einen digitalen Prozess umzustellen. Dieser sollte – grob skizziert – so aussehen, dass eingehende Rechnungen zuerst mit dem Belegleser erfasst und digitalisiert werden, im zweiten Schritt werden die daraus gewonnenen Rechnungsdaten mit dem Workflow Modul digital verarbeitet, um dann abschließend im Archiv automatisch rechtssicher archiviert zu werden.

Zu Beginn des Projekts stellte Christian Weber ein kleines, engagiertes Team zusammen, mit dem er sich sogleich an die Arbeit machte, die Prozesse zu digitalisieren. Der technische Part des Projekts war sehr schnell erledigt: IQAir hostet seine Firmendaten als Private Cloud auf virtuellen Maschinen in der Cloud. Für die Installation stellte IQAir PROXESS zwei Server bereit, richtete einen Remote-Zugriff ein und „nach ein oder zwei Tagen“ Finetuning, war das technische System für die Verarbeitung der Eingangsrechnungen bereits fertig installiert.

“Unsere Buchhaltung weiß jetzt jederzeit welche Rechnungen im Unternehmen sind, wie hoch die Außenstände sind und wo genau sich jede Rechnung im Freigabeprozess befindet.“

Dr. Christian Weber, Head of Global IT bei IQAir AG (CH)

Erster Projektschritt: Das Auslesen der Belege wird digitalisiert

Die eigentliche Arbeit für das Projekt-Team begann im Anschluss daran: das Auslesen der Rechnungen über den Belegleser und der Aufbau eines digitalen Workflows für die Bearbeitung der Rechnungen. Als vorteilhaft stellte sich dabei heraus, dass der PROXESS Belegleser selbstlernend ist. Konkret bedeutet dies: Die Erkennung und das Auslesen der Dokumente werden mit der Zeit genauer, weil die Software in wiederkehrenden Rechnungen die Layouts und logischen inhaltlichen Zusammenhänge immer besser verstehen lernt. Auch unabhängig von diesem Feature war Christian Weber als IT-Profi davon überrascht, wie groß die Erkennungsgenauigkeit des PROXESS Beleglesers mittlerweile ist:

„Die OCR-Erkennung ist generell gegenüber früheren Lösungen in den letzten Jahren massiv besser geworden. Auch in Rechnungen neuer Lieferanten erkennt die Software sehr genau die richtigen Felder und liest die Daten korrekt aus.“

Diese Funktionalität ist für IQAir enorm wichtig, da bei dem international agierenden Unternehmen der Großteil der Rechnungen bis heute noch per Post ankommt. Nach Angaben von Christian Weber werden in der Kreditorenbuchhaltung von IQAir jährlich zwischen 5.000 und 10.000 Rechnungen bearbeitet, die dank PROXESS Belegleser mittlerweile mit einer Trefferquote von nahezu 100 Prozent automatisch erkannt und korrekt digitalisiert werden. Die Buchhaltung hat sich angewöhnt, bei der Rechnungsbearbeitung zwei Bildschirme zu nutzen: Auf einem Bildschirm wird der digitale Beleg angezeigt, während auf dem anderen das Buchungssystem geöffnet ist.

Zweiter Projektschritt: Das Einrichten der Workflows

Das Einrichten der ersten Workflows verlief innerhalb des Projekts ebenfalls sehr einfach. Dem IQAir-Projektteam kam hierbei entgegen, dass der PROXESS Workflow bereits einen vorgefertigten Standard für Eingangsrechnungen vorhält. Dieses Template diente zu Beginn des Projekts als Startpunkt, von dem ausgehend die Prozesse weiter verfeinert und an die spezifischen Begebenheiten angepasst wurden. Im Workflow werden verschiedene Rechnungstypen unterschieden: Rechnungen mit oder ohne Bestellbezug, monatlich wiederkehrende Rechnungen oder Rechnungen mit Vorauszahlung. Für all diese verschiedenen Rechnungsarten wurden jeweils passende Workflows mit den entsprechenden Freigabeprozessen im System hinterlegt.

Hier wird ein weiterer großer Vorteil der Digitalisierung der Eingangsrechnungen deutlich: Denn bestimmte Rechnungen durchlaufen die sogenannte Dunkelbuchung. Dies bedeutet, dass Rechnungen mit Bestellbezug automatisiert ausgelesen, gegen die Bestelldaten im ERP-System geprüft und mit einem automatisch generierten Buchungsvorschlag versehen werden. Diese Rechnungen laufen somit vollständig automatisiert durch den gesamten Workflow. Christian Weber sieht hier eine wesentliche Chance bei der Digitalisierung von Eingangsrechnungen: „Wir wollten von Anfang an eine intelligente Rechnungserkennung. Eine Rechnung lediglich zu scannen und die Angaben zu Kreditoren etc. elektronisch auszulesen und elektronisch zu archivieren, geht relativ schnell und einfach. Unser Ziel besteht jedoch darin, die Verarbeitung der Eingangsrechnungen so zu automatisieren, dass die Software, die die Rechnungszeilen ausliest, mit einer bestimmten Logik einen Bestellabgleich vornimmt und bei einer positiven Prüfung automatisch einen Buchungssatz in D365 Business Central erzeugt.“

Dritter Projektschritt: Die Anbindung der Systeme

Eine wichtige Transformation, die die IT von IQAir parallel zur Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung durchlaufen hat, betrifft die Umstellung des ERP-Systems auf Microsoft D365 Business Central. Weil Christian Weber bereits zu Beginn des Projekts wusste, dass das damalige System in Kürze ersetzt werden wird, wurde die ERP-Integration zunächst zurückgestellt. Der geplanten Umstellung des ERP-Systems auf Business Central konnte er entspannt entgegensehen: Bereits zu diesem Zeitpunkt war klar, dass PROXESS ein intelligentes Schnittstellen-Modul, das zum Beispiel Cloud- und On-Premises-Systeme sehr einfach miteinander verbinden kann, bietet. Dadurch konnte die IT bei IQAir die beiden Prozesse stressfrei parallel transformieren. Nach Einführung von Business Central wurde die Schnittstelle in Betrieb genommen. Nun werden über die Schnittstelle von PROXESS Stamm- und Belegdaten automatisch zwischen dem PROXESS DMS und Business Central ausgetauscht und synchronisiert.

Der neue Workflow in der Praxis

Um den Übergang von analogen zur digitalen Bearbeitung der Eingangsrechnungen möglichst reibungslos zu gestalten, haben Christian Weber und sein Team die neuen Workflows schrittweise im Unternehmen ausgerollt. Den Belegleser haben sie zunächst mit einfacheren Kreditorenrechnungen gefüttert, die sie dann peu à peu mit schwierigeren Fällen ergänzt haben. Ähnlich sind sie bei der Verfeinerung des Workflows vorgegangen, bei dem mit der Zeit immer mehr Fälle berücksichtigt wurden. Um die Organisation nicht mit unvorhergesehenen Problemen zu überfrachten, stellten sie die Rechnungsbearbeitung außerdem – von der eigenen Buchhaltung ausgehend – abteilungsweise um. Dadurch konnte der Transformationsprozess innerhalb der Organisation sehr reibungslos durchgeführt werden. Im Unternehmensalltag hat sich die Software mittlerweile nach ihrer Einführung längst bezahlt gemacht. Dr. Weber beschreibt das Feedback der Mitarbeitenden als „sehr positiv”. In der Kreditorenbuchhaltung fällt besonders positiv auf, dass sich die Durchlaufzeiten für die Rechnungen verkürzt haben und mit der neuen Software eine neue Transparenz in die Rechnungsbearbeitung Einzug gehalten hat: “Die Buchhaltung weiß jetzt jederzeit welche Rechnungen im Unternehmen sind, wie hoch die Außenstände sind und wo genau sich jede Rechnung im Freigabeprozess befindet.“ Ein weiterer großer Vorteil: IQAir ist ein international tätiges Unternehmen mit verschiedenen Landesgesellschaften und einer schlanken weltweiten Vertriebsstruktur.
Daher sind viele Mitarbeitende viel unterwegs oder im Homeoffice tätig, sodass der Laptop oft als Büro fungiert.

„Mit dem PROXESS Workflow lassen sich alle Freigaben mit einem Klick über eine Webschnittstelle im Browser erledigen, was die Freigabeprozesse für alle Beteiligten stressfreier gemacht hat“, sagt Christian Weber.

Als größten Gewinn für das Unternehmen betrachtet er rückblickend jedoch, dass mit den Lösungen von PROXESS der gesamte Prozess digitalisiert wurde:

„Von der Verarbeitung über die Freigaben und der Ablage bis zum Zugriff auf die Rechnungsdaten über das Dokumentenmanagementsystem.“ Dies vereinfache den Umgang mit Eingangsrechnungen innerhalb des gesamten Unternehmens enorm, so IT-Chef Christian Weber.

Fazit: So wird Digitalisierung zum Erfolg

Was der CIO von IQAir anderen Unternehmen mit auf den Weg gibt, die vor einer vergleichbaren Herausforderung stehen, sind zwei Dinge: Erstens „Think big, start small“ – das heißt, mit kleinen Schritten der Veränderung beginnen, ohne dabei das große Ziel aus den Augen zu verlieren. Und zweitens: „Kenne deine Prozesse“ – denn wenngleich Dienstleister viele Aufgaben im Prozess der Digitalisierung übernehmen können, ist es für den Erfolg des Projekts letzten Endes entscheidend, dass das eigene Unternehmen diese Veränderung aktiv begleitet und proaktiv auf die eigene Situation umbricht.

Über IQAir

1963 revolutionierten die Gebrüder Hammes in Deutschland die Luftfilterung in Privathaushalten mit der Erfindung des ersten Luftfilters – eine bahnbrechende Lösung zur Bekämpfung der Luftverschmutzung in Innenräumen. Heute befindet sich die Unternehmenszentrale in der Schweiz. Mit weiteren Standorten in Deutschland, USA, Dubai und China sowie einem Vertriebsnetzwerk in über 80 Ländern, versetzt IQAir mit 500 Mitarbeitern die Welt in die Lage saubere Luft zu atmen. IQAir betreibt aktuell die weltweit größte kostenlose Plattform zur Überwachung der Luftqualität in Echtzeit und versetzt Einzelpersonen, Forscher und Regierungen in die Lage, die Gesundheit der Bevölkerung rund um den Globus zu überwachen, zu verstehen und zu schützen.