Wie digitale Workflows die interne Verwaltung bei Möbel RIEGER schlanker und schneller machen

Zur Optimierung der internen Verwaltungspro­zesse setzt die Möbel RIEGER GmbH & Co. KG aus Göppingen das Dokumentenmanagementsystem PROXESS ein. Bereits 2013 startete die erfolgrei­che Zusammenarbeit, die bis heute kontinuierlich immer weiter ausgebaut wird.

PROXESS ist hervorragend in die Bran­chensoftware MHS und die Buchhaltungs­software Perfacto von SHD integriert

Ein entscheidender Grund für den Einsatz von PROXESS bei Möbel RIEGER, damals wie heute, ist die hervorragende Integration in die Softwarelö­sungen der SHD-Gruppe aus Andernach. Denn SHD und PROXESS verbindet eine langjährige Koopera­tion seit den Anfängen der digitalen Archivierung in den 90er Jahren. Über seinen Softwareliefe­ranten ist der Möbelhändler aus Göppingen da­mals auch auf die Lösung PROXESS aufmerksam geworden. Im Möbelhandelsverband VME, in dem Möbel RIEGER Mitglied ist, hatten ebenfalls viele Verbandskollegen bereits positive Erfahrungen mit dem Einsatz der DMS-Lösung von PROXESS gemacht und berichteten darüber.

Das DMS als interne Cloud-Lösung

Die systemseitigen IT-Anforderungen sind auf Grund der vielen Standorte und der unterschied­lichen Organisationseinheiten bei Möbel RIEGER umfangreich und kompliziert. So galt es anfangs, die richtige PROXESS-Lösung herauszuarbeiten. Innerhalb der RIEGER-Gruppe ist PROXESS quasi als eine Cloud-Lösung implementiert. Über den PROXESS Web Client greifen die Mitarbeiter an den verschiedenen Standorten auf eine DMS-Lö­sung zu, die nicht lokal an ihren Standorten und zum Teil auch bei anderen Firmen innerhalb der Gruppe installiert ist. Dank der hervorragenden Integration kann heute jeder Mitarbeiter sowohl aus der Warenwirtschaft MHS von SHD oder aus der Buchhaltungssoftware Perfacto von GFF mit weni­gen Klicks den passenden Beleg zu einem Vorgang recherchieren und anzeigen. Jeder Nutzer kann, ge­mäß seiner Berechtigung, von überall und sofort auf die archivierten Dokumente aller 11 Standorte des Möbelhändlers zugreifen.

Fast jeder Mitarbeiter arbeitet mit dem Do­kumentenmanagement

PROXESS wird bei Möbel RIEGER in den Abteilungen Vertrieb, Einkauf, Logistik, Buchhaltung und in der allgemeinen Verwaltung eingesetzt. Von den 1500 Mitarbeitern arbeiten heute etwa 90% direkt oder indirekt mit den PROXESS-Lösungen. Die digitale Archivierungsquote aller Vorgänge kann sich eben­falls sehen lassen: Sie liegt inzwischen bei 99 %.

Die serverbasierte E-Mail-Archivierung schafft Sicherheit

Für die über 1350 RIEGER-Postfächer wird eine serverbasierte E-Mail-Archivierung eingesetzt. Die Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails im Original­format ist gesetzlich vorgegeben. Durch die auto­matische Archivierung aus- und eingehender E-Mails direkt am Mailserver hat der Möbelhändler so die Sicherheit, dass alle notwendigen Unterlagen und Korrespondenzen rechtskonform archiviert sind.

Waren- und Kostenrechnungen werden kom­plett digital verarbeitet

Wareneingangsrechnungen verarbeitet Möbel RIEGER bereits seit 2007 komplett digital über die Zentralregulierung des Möbelverbands VME. Rech­nungsdatensätze und digitale Belege werden an die eigene Warenwirtschaft MHS übergeben und dort geprüft. Mit der Einführung von PROXESS ist die automatische rechtssichere Archivierung der Rech­nungen hinzugekommen. Nach der Prüfung werden automatische Buchungsvorschläge für die ebenfalls integrierte Buchhaltungssoftware Perfacto erstellt. So entfallen beim Möbelhändler die manuelle Be­legerfassung und viele weitere manuelle Prüfungs­schritte.

In einem weiteren Projektschritt wurde die digitale Verarbeitung der Kostenrechnungen umgesetzt. Der digital gesteuerte Eingangsrechnungsworkflow versetzt den Möbelhändler heute in die Lage, den kompletten Prüf- und Genehmigungsprozess von Kostenrechnungen sehr effizient und sicher abzuwi­ckeln. Eingehende Rechnungen werden (falls nötig) eingescannt und über ein festes E-Mail-Postfach in den Workflow eingespeist. Ab diesem Mo­ment ist die Rechnung bereits sicher abgelegt. Der gesamte Prüfungs- und Freigabeprozess bis hin zur Buchung erfolgt nun digital.

Torben Boockmann, Leiter Organisation bei der Möbel Rieger GmbH & Co. KG und zentraler Projekt­leiter der DMS-Einführung sagt:

„Bei einer Rechnung, die im Workflow verarbeitet wird, kann man jederzeit den Status beauskunften bzw. überwachen. Somit ist immer gewährleistet, dass keine Rechnung lie­genbleibt und versehentlich unbearbeitet bleibt.“

Die Geschäftsleitung kann sogar per Handy-App die Kostenrechnungen freigeben. Um die Sicherheit der Daten zu maximieren, wird, sobald ein Dokument über die App angefordert wird, automatisch ein VPN-Tunnel über das hauseigene mobile Device Manage­ment aufgebaut.

Bewährten Invoice-Prozess für EDI-Rechnun­gen nutzen

Auch hier zeigt sich, das PROXESS ein langjähriger DMS-Spezialist für den Möbelhandel ist. IWOFURN bietet als Dienstleister für den Möbelhandel eine Plattform, bei der EDI-Rechnungen aufbereitet und auf Wunsch zentral für den Kunden in PROXESS archiviert werden. Dank der bereits vorhandenen Integration konnte der EDI-Invoice-Prozess der SHD mit IWOFURN sozusagen „out-of-the-box“ realisiert werden. Die von IWOFURN aufbereiteten EDI-Rech­nungen werden direkt automatisch ins RIEGER-Ar­chiv übernommen.

Keine Medienbrüche mehr dank speziellem Modul „AB-Scan“

Eine weitere spezielle Lösung für Möbelhändler ist das eingesetzte Modul „AB-Scan“ der SHD. Hier werden eingehende Auftragsbestätigungen durch die PROXESS-Belegerkennung ausgelesen, archiviert und zur Prüfung an die Sachbearbeitung weiterge­geben. Dabei wird eine zweite Version der Auftrags­bestätigung, in der alle Preisinformationen auf dem Beleg „geschwärzt“ sind, erstellt: Die sogenannte Verkäufer-AB. Denn Verkäufer sollen keine Einkaufs­preise der Lieferanten kennen und sehen. PROXESS archiviert beide Versionen der Auftragsbestätigung zum passenden Vorgang. Gibt es nun interne Rück­fragen an den jeweiligen Verkäufer, so kann dieser aufgrund seiner Berechtigung nur die sogenannte „Verkäufer-AB“ aus dem Archiv anzeigen. Früher mussten diese Belege ausgedruckt und anschlie­ßend mühsam manuell geschwärzt werden. Diese Lösung nutzt Möbel RIEGER on-premise, sie kann aber „als kleine Schwester“ cloudbasiert realisiert werden.

Küchenplanung – digital vom Entwurf bis zur Lieferung

Die Planung einer neuen Küche ist detailreich und muss immer individuell erfolgen. Möbel RIEGER nutzt hierfür die Küchenplanungssoftware KPS der SHD-Gruppe. Auch hierzu gibt es eine Standardschnittstelle zum DMS PROXESS. So wird auch in der Kü­chenabteilung die komplette Datenübertragung der softwaregeplanten Küchen ebenfalls über PROXESS abgewickelt, bis hin zur Bestellung beim Hersteller.

„Der Prozess vor PROXESS war fehleranfällig und oft nicht durchgängig nachvollziehbar. Heute ist der Zu­stand der teilweise sehr komplexen Küchenplanungen jederzeit archiviert und kann nicht verloren gehen“, freut sich Organisationsleiter Torben Boockmann.

Mobiler Auslieferungsmanager (MAM) arbei­tet mit PROXESS

Jeden Morgen schwärmen die RIEGER-LKW´s in über 160 täglichen Auslieferungstouren in alle Richtun­gen, um neue Möbel und Küchen in die Haushalte der Kunden zu liefern. Die Fahrer sind dabei mit Tablets und digitalen Lieferscheinen ausgestattet. Der Kunde quittiert den Erhalt der Ware ebenfalls digital. Abends werden die unterschriebenen Lieferscheine automa­tisch per Schnittstelle ins PROXESS-Archiv übertragen und organisatorisch an den jeweiligen Vorgang, sprich Kaufvertrag, angehängt.

Für die Projektumsetzung genügend Zeit und Manpower einplanen

Die Projektumsetzung verlief problemlos.

„Wir wurden sehr gut und vor allem vorausschauend unterstützt bei der geplanten Umsetzung durch die Mitarbeiter von PROXESS. Hier lief alles Hand in Hand und die einzelnen Umsetzungsschritte wurden bestmöglich in unsere vorhandenen Prozesse integriert.“

Den­noch möchte Torben Boockmann allen Interessierten diesen Tipp zur Projekteinführung eines DMS mitge­ben:

„Nehmen Sie sich ausreichend Zeit und planen Sie genügend Personalpower für ein solches unter­nehmensweites Projekt ein. Dies wird im Vorfeld oft unterschätzt. Jedem Nutzer muss zudem bewusst sein, dass man sehr sorgfältig und gewissenhaft mit der Dokumentenarchivierung arbeiten muss.“

PROXESS schafft freie Kapazitäten für Expan­sionspläne

Möbel RIEGER hat sich ein ehrgeiziges, aber festes Ziel gesteckt: Papierlos werden, überall dort, wo es gesetzlich möglich ist. Die dadurch freigewordenen Mitarbeiterkapazitäten sollen für andere Tätigkeiten verwendet oder in die Unternehmensexpansion um­verteilt werden. Durch die Digitalisierung konnte das der Möbelhändler beispielsweise die Neueröffnung seiner Filiale in Heilbronn ohne Aufstockung des Per­sonals in den Verwaltungsbereichen stemmen.

Das Fazit von Torben Boockmann lautet daher:

„Die Einführung von PROXESS hat uns im Bereich der Digi­talisierung schnell in ein neues Zeitalter katapultiert. Niemand kann und möchte mehr darauf verzichten. Bei den seltenen Ausfällen des PROXESS-Servers hat man das Gefühl, dass die Welt untergeht. Binnen we­niger Minuten erreichen unzählige Anrufe und E-Mails unsere IT- Abteilung. PROXESS ist einer der wichtigs­ten Bestandteile in unseren Alltagsprozessen und nicht mehr weg zu denken.“

So ist auch das nächstes Digitalisierungsprojekt bestimmt bald gemeinsam um­gesetzt.

Über Möbel RIEGER:

Als eines der erfolgreichsten Familienunterneh­men im Bereich mittelständischer Einrichtungs­häuser setzt Möbel RIEGER seit 1950 auf Erfah­rung im Möbelfachhandel. In dritter Generation führt Möbel RIEGER das Unternehmen mit inno­vativen Ideen und Visionen weiter auf einem Expansionskurs. Aus einem kleinen Betrieb mit 8 Personen ist inzwischen ein starker Möbel­experte mit mehr als 1.500 Mitarbeitern und 11 Standorten geworden. Neben dem Hauptsitz in Göppingen findet man RIEGER-Möbelhäu­ser in Esslingen, Heilbronn, Aalen, Reutlingen, Erfurt und Gera und RIEGER-Küchenfachmärkte in Heilbronn, Ulm, Waiblingen und Ludwigsburg.