Ein hoher Digitalisierungsgrad ist heute bei allen Unternehmen nahezu unerlässlich. Ein wichtiger Baustein ist hierbei der Einsatz eines rechtssicheren Dokumentenmanagementsystem (DMS), um stets einen sicheren sowie orts- und zeitunabhängigen Dokumentenzugriff zu ermöglichen. Doch welche Hardware wird hierfür benötigt? Wie kommen analoge (Papier-)dokumente ins System? Was wird für die langfristige Archivierung digitaler Dokumente benötigt und welche Rolle spielt dabei die vorhandene IT-Infrastruktur und die Betriebsform? Fragen, die wir gern in diesem Beitrag beleuchten.

Vorab die Gretchenfrage: On-Premises oder Cloud?

Um die Frage zu beantworten, welche Hardware benötigt wird, ist zunächst zu klären, wie das Dokumentenmanagement betrieben werden soll: in der Cloud oder On-Premises, also auf einem unternehmenseigenen Server. Einen ausführlichen Beitrag zum Thema samt Entscheidungshilfe, welches System zu Ihrem Unternehmen am besten passt, finden Sie hier. So bieten On-Premises-Lösungen mehr Sicherheit und Kontrolle, erfordern aber auch mehr administrativen Aufwand und stellen höhere Anforderungen an die Hardware und höhere Kosten.

Die Cloud-Variante offeriert hingegen Software meist als Dienstleistung im Abo. Hier werden alle benötigten serverseitigen Hardwareressourcen vom Anbieter zur Verfügung gestellt und mit dem Abopreis „gemietet“. Ein eigener Server und ausgebildete Administratoren werden im anwendenden Unternehmen dann nicht mehr benötigt, da sich der DMS-Anbieter auch um Software-Updates und hardwareseitige Wartungsarbeiten kümmert. Auch die Speicherung und Sicherung der Daten liegt in den Händen des Dienstleisters, der ausreichenden Speicherplatz zur Verfügung stellt. In diesem Fall werden nur Endgeräte mit Internetzugang, wie Notebook, Desktop oder Mobilgeräte, benötigt, um per Webclient auf die Dokumente im DMS zuzugreifen. Hierbei gibt es in der Regel keine besonderen Ansprüche an die Hardware, sodass gängige Geräte zum Einsatz kommen können. Lediglich empfehlen sich ein Datenspeicher mit hoher Lesegeschwindigkeit für schnelle Dokumentenaufrufe und ein leistungsstarker Prozessor, um eine schnelle Arbeitsgeschwindigkeit des Gerätes zu gewährleisten.

Die On-Premises-Lösung ist vor allem für Unternehmen interessant, die besonders sensible Daten verwalten und hohen Datenschutzanforderungen ausgesetzt sind. Denn die Daten bleiben auf diese Weise auch physikalisch im Unternehmen, weil sie nur lokal gespeichert werden. Hier ist der administrative Aufwand höher und es ist eigenständige Hardware für den DMS-Server notwendig. Hinzu kommen spezielle Speichersysteme für die archivierten Daten und Dokumente, um die rechtskonforme Archivierung zu gewährleisten. So sollte es ein NAS-fähiges Storage-System geben, um eine rechtssichere, GoBD-konforme Archivierung der digitalen Daten zu ermöglichen. Unbedingt empfiehlt sich auch ein aktuell gehaltenes, serverunabhängiges Backup, um Daten im Worst Case bei Serverausfall wiederherstellen zu können.

Rechtssichere Archivierung bedeutet Soft- und Hardware Hand in Hand

Langzeitarchivierung und Backup sind bei einer On-Premises-DMS Lösung elementar. Um Rechtssicherheit zu gewährleisten, müssen für die Langzeitarchivierung Soft- und Hardware perfekt ineinandergreifen. Das bedeutet, dass die Software die Voraussetzungen schaffen muss, um gesetzliche Vorgaben der GoBD* einzuhalten. Dabei gilt, dass Dokumente und Dateien in ihrer Originalansicht unveränderbar, gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und unter Einhaltung der Revisionssicherheit, also der späteren Prüfbarkeit, zu archivieren sind. Veränderungen am archivierten Dokument müssen daher stets nachvollziehbar sein, während gleichzeitig auch die Originaldatei erhalten bleiben muss.
Wie kann das auf lange Sicht bei großen Datenmengen sichergestellt werden? Zum Beispiel durch das sogenannte HSM-Verfahren und das Zusammenspiel der richtigen Hard- und Software.

PROXESS nutzt spezielles HSM-Verfahren

Bei diesem Verfahren können Daten und Dokumente, die mit dem DMS PROXESS archiviert werden, während ihrer gesamten Lebensdauer auf Festplattensystemen und Blu-Rays gespeichert werden. Genutzt wird dazu das HSM-Verfahren (Hardware Security Module), ein kryptografischer Prozess für maximale Sicherheit durch einen hoch verschlüsselten Datenaustausch. Dabei werden die Archivdaten zunächst gesammelt und zu einer ISO-Image-Datei zusammengefasst. Dieses ISO-Image dient zur Langzeitsicherung der beinhalteten Dokumente auf Storage-Systemen und wird von PROXESS auch für die Belegrecherche im Langzeitarchiv genutzt.

Grundsätzlich möglich ist dabei hardwareseitig die Verwendung einer Worm-Appliance mit speziellen, einmalig beschreibbaren Datenträgern (Write Once Read Many) oder die Nutzung einer Blu-Ray-Jukebox mit integriertem NAS-Storage. In diesem Fall erzeugt das PROXESS ISO-Dateien, die auf dem jeweiligen NAS-Laufwerk abgelegt und inkrementell auf Blu-Ray-Medien geschrieben werden. Nach Abgleich von Medium mit den Quelldaten wird eine zusätzliche Kopie des Blu-Ray-Mediums erzeugt. Mehrere gespiegelte Kopien können an verschiedenen Orten aufbewahrt werden, sodass selbst nach einem Brandfall Daten gesichert zur Verfügung stehen. Etablierte Systeme mit maximaler Sicherheit werden von beispielsweise von Anbietern wie GrauData, FastLTA oder INCOM angeboten.

Scanner zur Digitalisierung analoger Dokumente

Auch wenn es sich bei Papierdokumenten fast schon um eine „vom Aussterben bedrohte Art“ handelt; wie kommen analoge Papierbelege in das Dokumentenmanagementsystem? Und das zeitnah, bei einer hybriden Arbeitsweise? Und mit Kolleginnen und Kollegen im Außendienst, die ggf. unterwegs analoge Nachweise generieren?
In der Regel per Scanner. Vorab gilt es zu klären: Welche Formate müssen gescannt werden? Reicht A4 oder gibt es auch häufiger A3-Dokumente, wie bei Bauzeichnungen o. ä.? Wie hoch ist die notwendige Scanqualität? Benötigt man Farbscans oder reichen Graustufen? Werden beidseitige Scans benötigt? Wie viele Scanbelegen fallen durchschnittlich pro Tag an? Für das Standardrepertoire an Geschäftsdokumenten kann man meist auf vorhandene Multifunktions¬geräte zurückgreifen. Bei einem sehr hohen Scanvolumen beispielsweise zur Digitalisierung eines Altarchivs oder besonderen Anforderungen an die Qualität wie bei Zeichnungen eignen sich wiederrum spezielle Hochleistungsscanner.

Das Smartphone ersetzt den Scanner im Homeoffice oder on Tour

Geht es um das Scannen einzelner Dokumente, ersetzt das Smartphone meist schon den Scanner. App öffnen, Dokument abfotografieren, Beschreibung eingeben und hochladen und schon stehen die Belege im zentralen PROXESS Archiv in Echtzeit zur Verfügung.
Halten wir fest: Die Hardwarevoraussetzung zum Einsatz eines zukunftssicheren DMS sind geringer als allgemein hin angenommen. Beim Betrieb in der Cloud kann man meist mit dem vorhandenen Equipment an Desktop-PC´s, Notebooks sowie Smartphones arbeiten und sollte nur je nach Volumen analoger Dokumente weitere professionelle Scanner einbeziehen. Bei der On-Premises-Nutzung kommen größere Posten wie Serverhardware und Storagesysteme hinzu. Dies bedeutet neben höheren Anschaffungskosten auch höhere Wartungskosten. Das PROXESS DMS steht jedenfalls für beide Betriebsarten zur Verfügung. Sie haben weitere Fragen? Wir beraten Sie gern.

*Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Bild: © Adobe Stock/sattahipbeach