Welche drei Anforderungen muss ein DMS 2023 erfüllen?

Dass ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mehr ist als „nur“ ein digitales Archiv, ist bekannt. Es sorgt für eine gelungene digitale Transformation von dokumentenbasierten Arbeitsprozessen und unterstützt auf vielerlei Ebenen im Arbeitsalltag von Beschäftigten. Doch worauf gilt es heute besonders zu achten? Was muss ein fortschrittliches DMS können und was sind Goodies, die die Arbeit erleichtern? Gern besprechen wir einige Features, die ein DMS anno 2023 beinhalten muss, um State-of-the-Art und zukunftssicher zu sein.

Büro, Zug oder Homeoffice. On Premises oder Cloud. 2023 muss ein DMS hybride Arbeitsweisen und Systeme unterstützen

Wir arbeiten heute weitgehend hybrid an verschiedenen Orten mit unterschiedlichen Endgeräten und mit flexiblen Arbeitszeiten. Entsprechend anpassungsfähig muss auch ein Dokumentenmanagementsystem sein. Während sich das für die User vor allem im einfachen Zugriff, in intuitiven Oberflächen und der Automatisierung von Prozessen widerspiegelt, greift das System hinter den Kulissen früher. Das A und O ist eine einwandfreie Integration in die vorhandene IT-Systemlandschaft, die ebenfalls zunehmend hybrider wird. Das heißt, ein zukunftssicheres DMS muss nicht nur selbst sowohl als Cloud-Modell als auch On-Premises laufen können, sondern vor allem in hybriden IT-Landschaften mit bestehenden Drittsystemen, wie ERP und FiBu, einfach zu integrieren sein. Offene Programmschnittstellen bzw. Schnittstellenmodule spielen dabei eine maßgebliche Rolle. Mit unserem Schnittstellenmodul PROXESS Hub können Integrationsprojekte in kurzer Zeit umgesetzt werden, ohne langwierige Individualanpassungen an den Applikationen vornehmen zu müssen. Dabei verbindet das Tool sowohl On-Premises als auch cloudbasierte Programme und arbeitet wahlweise mit dateibasierten oder Online-Schnittstellen wie Webservices zusammen. Basierend auf der Technologie des Microsoft BizTalk Servers empfiehlt sich unser PROXESS Hub als Lösung zur Archivierung von Ein- und Ausgangsdokumenten, für die Index-Verknüpfung, die Bereitstellung von Stammdaten aus Drittsystemen und die Übertragung von relevanten Daten an diese zur weiteren Verarbeitung. Nicht zuletzt bietet das integrierte Remote-Monitoringtool viel Sicherheit und Transparenz.

Einfache und schnelle Suchfunktionen sind und bleiben das A und für DMS-Systeme in 2023

Ist das DMS einmal integriert, zeigt sich der Fortschritt vor allem im Handling. Zunächst sollte ein sicherer, personalisierter Zugang über einen installationsfreien Webclient erfolgen können. So haben berechtigte Mitarbeitende stets flexibel Zugriff auf das digitale Archiv und für sie relevante Dokumente des Unternehmens – egal ob sie im Homeoffice arbeiten, im Büro oder spontan an einem Sharedesk. Die digitale Ablage organisiert sich über eine Verschlagwortung aller Dokumente mittels Tags und einer zuverlässigen Texterkennung, die Dokumente mit erkennbarer Indexierung automatisiert zuordnet und ablegt. Natürlich sollte auch eine Archivierung per Drag & Drop möglich sein.

Besonders wichtig ist aber eine moderne, übersichtlich gestaltete Oberfläche für die Recherche inklusive der Möglichkeit, persönliche Suchmasken und Trefferlisten einzurichten. Schließlich haben Anwendende unterschiedliche Bedürfnisse an das DMS. Auch eine Integration in die Office-Programme ist wichtig, sodass in der gewohnten Arbeitsumgebung während eines laufenden Vorgangs schnell und einfach archiviert oder gesucht werden kann.

Um Zeit und Aufwand zu reduzieren, verfügt ein fortschrittliches Dokumentenmanagementsystem über diverse Suchfunktionen: Während die Schnellsuche à la „Google“ Metadaten und Dokumentinhalte gleichzeitig durchsucht, besteht über die Pfadsuche die Möglichkeit, sich über hierarchische Verzeichnispfade zu einem Dokument „durchzuklicken“. Für mehr Transparenz und Komfort empfiehlt sich eine Übersichtsfunktion, die mit einem Klick alle mit einem ausgewählten Dokument in Verbindung stehenden Dokumente anzeigt – etwa zu einem Auftrag gehörende Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen oder Korrespondenz. Innerhalb unseres PROXESS DMS beispielsweise erweitert der neue Dokumentradar so die eigentliche Trefferliste um einen 360-Grad-Blick rund um das ausgewählte Dokument.

Must have: GoBD-Konformität und rechtssichere Archivierung von Dokumenten

Das Herzstück eines DMS ist stets das digitale Archiv. Und hierfür gelten Regeln. Eine digitale Archivlösung unterliegt gesetzlichen Vorgaben, etwa der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), vor allem muss sie aber die GoBD umsetzen. Ziel der GoBD ist es, die allgemeinen Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) auch für digitale Dokumente und digitale Prozesse zu formulieren. Entsprechend regeln die GoBD die digitale Ablage von Dokumenten in Bezug auf Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, den Zugriff auf die Originalversion ohne Veränderung, die generelle Nachprüfbarkeit und auch die zeitgerechte Aufzeichnung. Ein Dokumentenmanagement sollte daher auf der einen Seite zwingend die gesetzlich vorgeschriebenen Zugriffsberechtigungen bis auf Benutzerebene garantieren sowie auf der anderen Seite eine maximale Transparenz durch eine intelligente Indexierung der Dokumente und durch die Protokollierung von Änderungen ermöglichen. So sind beim PROXESS DMS beispielsweise dank automatisierter Dateiversionierung Veränderungen jederzeit nachvollziehbar, während die Originaldatei im digitalen Archiv stets erhalten bleibt.

Ein GoBD-konformes DMS unterstützt auch bei der Außenprüfung durch Finanzämter. Denn die Richtlinie der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit verlangt, dass sich ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit einen vollständigen Überblick über Geschäftsvorfälle, die angewandten Buchführungs- und Aufzeichnungsverfahren sowie die gesamte Unternehmenssituation verschaffen kann. Das bedeutet konkret, dass ein Prüfer bei Bedarf zeitnah Zugang zu dem digitalen Archivsystem erhält. Ein DMS sollte also einen Read-Only-Archivexport oder einen temporären Online-Zugang ermöglichen, inklusive aussagekräftiger Dokumentation, aus der hervorgeht, wie die Belege digital empfangen, erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden. So kann sich etwa ein Prüfer in kürzester Zeit einen Überblick verschaffen und das Unternehmen der Prüfung gelassen entgegensehen.

Ein DMS in 2023 steht für Transparenz, weniger Aufwand und mehr Zeit durch eine weitgehende Automatisierung und Optimierung dokumentenbasierter Arbeitsprozesse. Dabei muss es zwingend die gesetzlichen Vorgaben zur digitalen Archivierung berücksichtigen. Neben einer intelligenten und durchgängigen Umsetzung der Rechtssicherheit und GoBD-Konformität spielt auf der technologischen Seite die Zukunftssicherheit mehr denn je eine große Rolle. Ein DMS muss sich flexibrl in die bestehenden sowie zukünftigen IT-Landschaften integrieren können. Auf der Anwender-Seite liegt der Fokus klar auf Komfort und intuitivem Handling. Während im Hintergrund die Verknüpfung der Systeme und die Automatisierung der Prozesse Kapazitäten für andere Aufgaben im Arbeitsalltag schaffen, helfen funktionale Goodies wie individuelle Such- und Ablagemasken, praktische Anzeigemodule, Drag & Drop-Funktionen sowie intelligente Helferlein bei Suche und Indexierung im alltäglichen Tagesgeschäft.

Bildquelle: © Adobe Stock/Murrstock