Dass DMS für Dokumentenmanagementsystem steht, ist in der Regel bekannt, doch bei der Nachfrage was sich genau dahinter verbirgt und was ein solches alles leisten kann, erscheinen häufig Fragezeichen in den Gesichtern. Gern bringen wir etwas Licht ins Dunkel und fassen in diesem Blogpost zusammen, wie ein DMS funktioniert, warum es mehr ist als nur ein digitales Archiv und weshalb es die Voraussetzung für eine gelungene digitale Transformation von dokumentbasierten Arbeitsprozessen darstellt.
Definition
Ein Dokumentenmanagementsystem bezeichnet eine datenbankgestützte Verwaltung von digitalen Dokumenten. Ziel ist es dabei, alle Schriftstücke und Belege ortsunabhängig unternehmensweit für berechtigte Personen möglichst automatisiert zugänglich zu machen und gleichzeitig rechtssicher zu archivieren. Dabei unterstützen eine indexierte Zuordnung sowie eine ausgefeilte Suchfunktion.
Wie funktioniert ein DMS?
In der Praxis bedeutet das, dass alle Dokumente – egal in welcher Form, von Papierbelegen über verschiedenste Dateien bis hin zu Dokumenten aus angeschlossenen Systemen wie ERP, CRM oder FiBu – in ein gemeinsames Archiv zusammengeführt werden. Eingebunden in die vorhandenen IT-Systeme übermittelt das DMS digitale Dateien direkt, während analoge Belege, wie eingehende Briefe, zunächst digitalisiert werden müssen. Kamen hierzu lange Zeit ausschließlich Scanner zum Einsatz, ergänzen zunehmend auch Apps der DMS-Anbieter ein mobiles Digitalisieren per Smartphone-Kamera. Zugriff auf Archiv und Dokumente erhalten alle Berechtigten über einen personalisierten Zugang – immer häufiger über einen Web Client – oder teils mobil mit dem Smartphone oder Tablet per App. Dabei schützen mehrere Sicherheits- und Berechtigungsebenen vor unbefugtem Zugriff.
Durch die Verschlagwortung aller Dokumente mittels Tags entsteht ein geordnetes, digitales Archiv. Mithilfe einer zuverlässigen Texterkennung werden Dokumente mit erkennbarer Indexierung automatisiert zugeordnet und abgelegt. Dabei können der Dateiname, die Dateiendung, in der Datei vorkommende Begriffe oder andere festgelegte Parameter zur Indexierung dienen. Dokumente, die nicht in diesem Rahmen erkannt werden können, weil es einmalig vorkommende oder gänzliche neue Fälle sind, können manuell mit Schlagworten versehen werden. In der Regel stehen Programmroutinen zur Verfügung, um die manuelle Indexierung zu unterstützen.
Dokumente, die aus benachbarten IT-Systemen in das Archiv übergeben werden, werden bereits mit passenden Tags übergeben. Alle archivierten Informationen und Dokumente sind anschließend über Schlagworte, über eine Volltextsuche oder vorgangsbezogen in Sekundenschnelle auffindbar.
Warum ist ein DMS mehr als ein digitales Archiv?
Stand ursprünglich meist nur die rechtssichere Archivierung bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems im Fokus, sind die Einsatzgebiete heute zunehmend vielfältiger. In Zeiten von New Work und hybriden Arbeitsweisen rückt zum einen der orts- und zeitunabhängige Zugriff auf Dokumente in den Mittelpunkt und zum anderen die Optimierung der Arbeitsprozesse. Einsparung von Zeitressourcen durch eine schnellere Suche sowie eine Verkürzung von Durchlaufzeiten dank der unverzüglichen Bereitstellung von Informationen, entlasten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, erhöhen die Produktivität und führen letztlich auch zu einer höheren Kundenzufriedenheit. So erklärt sich, dass DMS-Lösungen heute zunehmend unternehmensweit eingesetzt werden, während sie in der Vergangenheit häufig nur in einzelnen Fachbereichen– beispielsweise bei der Eingangsrechnungsbearbeitung – zum Einsatz kamen.
Dabei gestalten sich die Grenzen zu anderen Lösungen wie ECM fließend. Im deutschen Sprachgebrauch werden DMS und ECM fälschlicherweise häufig synonym verwenden. Dabei umfasst ein DMS klar das Verwalten von strukturierten Daten in Form von Dokumenten aller Art, während das Enterprise Content Management (ECM) die Technologien zum Management von Daten in den Fokus stellt. Letzteres bezieht sich auf alle relevanten Informationsobjekte eines Unternehmens und nicht nur auf solche, die sich als Dokument definieren lassen.
Doch greifen ECM und DMS häufig ineinander, wie auch andere Tools rund um Workflow, Vertrags- oder Personalmanagement. Entsprechend haben die gängigen DMS-Anbieter diverse Erweiterungstools im Portfolio. So lässt sich ein DMS zum einen effizient auf ein Unternehmen jeder Größe anpassen und zum anderen ermöglicht es den Einstieg für einen Unternehmensbereich mit sukzessiver Erweiterung.
Während die grundlegenden DMS-Lösungselemente des digitalen Archives um die E-Mail-Archivierung sowie ein gesondert gesichertes Geschäftsleitungsarchiv erweitert werden können, unterstützen zusätzliche DMS-Tools die digitale Transformation des Unternehmens gerade mit Blick auf die weitreichende Prozessoptimierung durch effizientere Abläufe.
Bei fortschrittlichen Dokumentenmanagementsystemen wird als Zusatz beispielsweise eine automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung und -prüfung mit Einbezug KI-basierter Methoden geboten, die nicht nur Transparenz und Fehlerreduzierung schafft, sondern etwa durch Skonto-Einhaltung auch erhebliche Kosteneinsparungen ermöglicht. Als Erweiterung sorgt dann ein Belegerkennungsmodul für eine automatische Prüfung digital eingehender oder eingescannter Rechnungen. Relevante Kopf- und Fußdaten wie Rechnungsempfänger, -datum, -nummer, Kreditor, Brutto-, Netto- und Mehrwertsteuerbeträge werden ausgelesen. Anschließend erfolgt automatisiert eine Prüfung auf Konsistenz, Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten und Beträge.
Mit Workflow-Erweiterungen können unterschiedlichste Arbeitsabläufe im Unternehmen digital abgebildet und durchgeführt werden, indem digitale Vorgangsmappen regelbasiert durch das Unternehmen geleitet werden. Berechtige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können während des Prozesses nicht nur jederzeit auf die Dokumente und Bearbeitungsdaten zugreifen, diese anzeigen und im Workflow direkt bearbeiten, sondern sie werden auch per E-Mail über anstehende Aufgaben und neue Dokumente informiert. In Konsequenz bedeutet das den Wegfall von Liegezeiten, eine Entlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie eine schnellere Abwicklung Da jeder Bearbeitungsschritt der Mappe bzw. des Dokuments dokumentiert wird, sind alle Beteiligten innerhalb einer Prozesskette immer auf dem aktuellen Stand.
Vorteile eines DMS
Die Einführung eines DMS ist auf dem Weg der digitalen Transformation eines Unternehmens nahezu unumgänglich, bedarf es doch einer vollständigen digitalen Abbildung aller Dokumente, um die Möglichkeiten der Prozess- und Kollaborationsoptimierung sowie Effizienzsteigerung bestmöglich auszuschöpfen.
Die Vorteile eines DMS sprechen für sich:
- Zeit- und ortsunabhängig Zugriff auf Informationen und Dokumente
- Zugang und Einsicht nur für berechtigte Personen
- Schnelle Suche durch Indexierung; automatisiert und manuell
- Maximale Transparenz und Information durch digitale Vorgangsmappen
- Wegfall von Liegezeiten und Arbeitserleichterung durch automatisierte Info
- Erinnerungs- und Abgleichfunktionen reduzieren Fehler
- Automatisierte Geschäftsprozesse optimieren den gesamten Workflow
- Bessere Zusammenarbeit von räumlich getrennten Teams
- Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien durch Revisionssicherheit des DMS
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