Die Digitalisierung verändert die Arbeitswelt – sie wird agiler, schnelllebiger und komplexer. So auch die Vielfalt der Daten, die für ein Unternehmen steuerrelevant sind: Inventare, Lagerberichte, Jahresabschlüsse, Bilanzen, E-Mails, Retouren, Zahlungseingänge und viele mehr erfordern heute gewisse Bedingungen bei ihrer Verwaltung. Dabei reicht die rein digitale Erfassung und Speicherung lange nicht aus, denn diese ist einfach zu verfälschen oder zu vernichten. Eine digitale Archivlösung muss gesetzliche Vorgaben strikt einhalten und neben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), vor allem die GoBD umsetzen. Dazu hat das Bundesfinanzministerium in der Neufassung der GoBD relevante Vorgaben an IT-gestützte Systeme definiert und die Grundsätze an den digitalen Alltag sowie seine neuen Standards angepasst. Das Ziel dabei ist es, Verwaltungsaufgaben in Unternehmen so unkompliziert wie möglich zu gestalten, aber auch die Manipulation von elektronischen Dokumenten zu verhindern.

Hier erfahren Sie, was die GoBD beinhalten, was sie für die Praxis bedeuten, für wen diese Richtlinien gelten und wie Sie Dokumente ganz leicht erfassen, bearbeiten und aufbewahren können.

Was sind die GoBD?

Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie stellen die wichtigste gesetzliche Grundlage für die digitale Archivierung von Dokumenten dar. So regeln sie zunächst welche Dokumente im Original aufbewahrt werden müssen. Dazu zählen notarielle Beurkundungen und Verträge, Jahresabschlüsse und Bilanzen, Urkunden, Dokumente vom Zoll oder andere Unterlagen mit Wasserzeichen. Für alle anderen Dokumente ist eine digitale Archivierung sinnvoll und erlaubt. Dabei gilt, dass Dateien in ihrer Originalansicht unveränderbar, gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und unter Einhaltung der Revisionssicherheit zu archivieren sind.

Vergleichbare gesetzliche Vorgaben zur digitalen Archivierung für die Schweiz sind in der GeBüV –  als Abkürzung für „Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher“ – zusammengefasst. In Österreich sind entsprechende Bestimmungen in der BAO (Bundesabgabenordnung) beschrieben.

Für wen gelten die Richtlinien der GoBD?

Die Einhaltung der GoBD gilt nicht mehr nur für buchführungspflichtige Betriebe. Sowohl Unternehmer als auch Freiberufler, Gastronomen oder Handwerker sind steuerpflichtig und somit – unabhängig von der Branche oder Größe des Betriebes – dazu verpflichtet, die Grundsätze zur rechtssicheren Archivierung stets einzuhalten. So müssen alle relevanten Dokumente digital und GoBD-konform erfasst und ordnungs- sowie fristgemäß aufbewahrt werden. (Weitere Infos zu Aufbewahrungsfristen finden Sie hier.)

Was bedeutet das für die Praxis?

Als oberste Pflicht steht bei der digitalen Archivierung eine 1:1 Übereinstimmung des elektronischen Dokuments mit dem Papierdokument – sowohl inhaltlich als auch bildlich. Dabei müssen die Lesbarkeit und Vollständigkeit zwingend gegeben sein. Darüber hinaus gilt es, folgende Grundsätze in der Praxis einzuhalten, um Fragen von Behörden zu jeder Zeit problemlos beantworten, auf Anfragen angemessen reagieren sowie Zugriffe gewähren zu können:

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Die Richtlinie der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit verlangt, dass sich ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit einen vollständigen Überblick über Geschäftsvorfälle, die angewandten Buchführungs- und Aufzeichnungsverfahren sowie die gesamte Unternehmenssituation verschaffen kann. Das bedeutet konkret, dass ein Prüfer bei Bedarf zeitnah Zugang zu dem digitalen Archivsystem erhält – so kann ein Archivexport erstellt oder ein temporärer Online-Zugang eingerichtet werden. Damit der Prüfer in kürzester Zeit ein Verständnis für das Verfahren entwickeln kann, ist eine aussagekräftige Dokumentation notwendig, aus der hervorgeht, wie die Belege digital empfangen, erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden. Alle System- und Verfahrensänderungen müssen zeitlich sowie inhaltlich lückenlos festgehalten werden. Auch die Bedeutung von Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben und Symbolen muss eindeutig aus dieser hervorgehen.

Vollständigkeit

Jeder einzelne Vorgang erfordert einen Beleg – dieser muss selbstverständlich wahr, korrekt, lückenlos und vollständig sein. Er muss Klarheit über alle Grundlagen, seinen Inhalt sowie seine Bedeutung für den gesamten Betrieb schaffen und somit beispielsweise den Namen des Partners, das Datum und eine detaillierte Leistungsbeschreibung beinhalten. Bei der digitalen Archivierung sollte eine technische und organisatorische Kontrolle die Vollständigkeit sicherstellen und diese belegen. Die Umsetzung kann durch Ordnungsprinzipien erfolgen, indem archivierte Dokumente beispielsweise inhaltlich sinnvoll indexiert abgelegt werden. Diese Vorgehensweise erfasst geschäftliche Transaktionen systematisch und ermöglicht so Ordnung und Struktur.

Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen

Es reicht nicht nur, von jedem Vorfall einen digitalen Beleg anzufertigen – die Aufzeichnung muss darüber hinaus unmittelbar nach der Entstehung erfolgen. Dabei gilt als Faustregel: Bargeldbewegungen müssen täglich und bargeldlose Transaktionen nach maximal zehn Tagen erfasst werden.

Unveränderbarkeit

Laut GoBD dürfen Aufzeichnungen nicht mehr so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar wäre. Das bedeutet, dass jegliche Änderungen stets protokolliert werden müssen, sodass Sie das Original bei Bedarf wiederherstellen können. Ein digitales Archivsystem sollte die Unveränderbarkeit der Daten daher über eine Dateiversionierung sicherstellen und die Daten so vor Verlust, unbefugter Nutzung und Manipulation schützen. Zudem ist es notwendig, dass digitale Dokumente in ihrem Ursprungsformat archiviert werden. Ein Konzept zur Zugangs- und Zugriffsberechtigung ist eine weitere Möglichkeit, über eine Benutzerverwaltung Zugriffsrechte wie „Anlegen“, „Ansehen“ und „Bearbeiten“ zu vergeben.

Aufbewahrung

Die GoBD verpflichtet Betriebe, alle relevanten Daten über zehn Jahre hinweg zu archivieren. Sollte das System innerhalb dieser Zeitspanne gewechselt werden, dann muss das alte System auf einem separaten Rechner bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben – außer es ist eine direkte Übernahme der Datenformate möglich. 

Die Lösung: ein rechtssicheres DMS

Wenn Sie ein digitales Archiv einführen, achten Sie bei der Auswahl unbedingt darauf, dass die Software GoBD-konform ist und automatisierte Abläufe bietet. Werfen Sie dabei auch einen Blick auf den gesamten Workflow im Umgang mit Ihren Dokumenten. Denn in vielen Fällen ist es sinnvoll, gleich ein DMS als zentrales System einzuführen. Dies gewährt einen sicheren ort- und zeitunabhängigen Zugriff auf Dokumente und bildet die Grundlage für eine rechtssichere sowie GoBD-konforme digitale Archivierung. Denn ein fortschrittliches Dokumentenmanagementsystem bietet nicht nur die gesetzlich vorgeschriebenen detaillierten, qualitativen Zugriffsberechtigungen bis auf Benutzerebene, sondern auch maximale Transparenz durch Indexierung der Dokumente und Protokollierung von Änderungen. So sind beispielsweise dank automatisierter Dateiversionierung Veränderungen stets nachvollziehbar, während gleichzeitig trotz möglicher Bearbeitung die Originaldatei erhalten bleibt. Dabei setzt das DMS die Vorgabe um, dass archivierte Dokumente einzeln abrufbar und inhaltlich sinnvoll indexiert abgelegt sein müssen, um eine Prüfung zu gewährleisten. Kommt es beispielsweise zu einem Gerichtsverfahren oder zu einer Steuerprüfung, müssen die Dokumente zweifelsfrei ausgelesen werden können. Entsprechend gewährt das DMS softwareseitig einen Zugang zum digitalen Archivsystem; optimalerweise als Read-Only-Archivexport oder als temporären Online-Zugriff. Nicht zuletzt müssen bei einer digitalen Archivierung nach GoBD ein regelmäßiges Datensicherungskonzept mit -umsetzung und eine Verfahrensdokumentation integriert sein.

Ein professionelles DMS begleitet Sie durch den gesamten Prozess. So unterstützt beispielsweise unser PROXESS DMS nicht nur dabei, die rechtlichen sowie technischen Gegebenheiten zu meistern, sondern gleichzeitig noch den Workflow in Ihrem Unternehmen durch automatisierte Prozesse zu optimieren.

Die GoBD-Konformität unserer Software-Lösungen HABEL und PROXESS DMS lassen wir regelmäßig durch eine TÜV-Zertifizierung bestätigen. Mit dem freiwilligen TÜV-Gütesiegel „Geprüfte Archivierung“ wird testiert, dass archivierte Daten und Dokumente sowie deren Inhalte zuverlässig und Compliance-konform aufbewahrt werden können.