Wandel, Weitsicht, Workflows bei Rhodius

Rhodius meistert bereits seit 2006 den digitalen Wandel mit PROXESS

In Zeiten der Digitalisierung ist ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) Grundvoraussetzung für ein zeitgemäßes Datenmanagement. Bei der Gebrüder Rhodius GmbH & Co. KG hat man bereits 2006 diesen Weitblick bewiesen und mit der Einführung von PROXESS auf ein DMS gesetzt, das sämtliche Informationen und Daten schnell, zuverlässig und kompetent verarbeitet.

Regionale Nähe und alles aus einer Hand

Die Digitalisierung der Wirtschaft ist in vollem Gange – digitale Systeme helfen Unternehmen, gewaltige Datenmengen zu Produktionsprozessen, Lieferanten und Kunden zu erheben, zu verarbeiten und auszuwerten. Diese Transformation ist für Unternehmen wettbewerbsentscheidend. Alle Welt spricht vom digitalen Wandel, doch wer managt die unvorstellbaren Datenmengen?

In der Unternehmensgruppe Gebrüder Rhodius stellte man sich bereits 2006 diese Frage und entschied sich frühzeitig für die Einführung einer Dokumentenmanagementlösung. Neben PROXESS standen noch weitere Lösungen auf dem Prüfstand, erinnert sich Gerd Kohlhaas, Leiter IT und Organisation bei der Gebrüder Rhodius Unternehmensgruppe. „Letztendlich haben wir uns für PROXESS entschieden, weil wir Wert auf einen regionalen Anbieter gelegt haben, der uns zudem alles aus einer Hand liefern konnte. So haben wir neben der Software hier auch gleich passende Spezialhardware wie Scanner oder Multifunktionsgeräte bezogen.“

Weniger Ablage und Druckkosten – mehr Raum

Primäre Ziele waren damals die Reduzierung der manuellen Belegablage und des Platzbedarfs für das enorme Aktenaufkommen sowie der Druckkosten. „Wir hatten riesige Dokumentenarchive im ganzen Haus verteilt. So hatte etwa der Verkauf alleine schon ein 12 Meter langes und 2,5 Meter hohes Hängeregisterarchiv mit einer Vielzahl von Kundenakten. Ganz abgesehen vom Handling der Papierdokumente, konnten wir das Aktenaufkommen auch platztechnisch nicht mehr bewältigen.“

PROXESS ist optimal in beide ERP-Systeme integriert

Eine Projektgruppe aus Rhodius- und PROXESS-Mitarbeitern erarbeitete einen dreistufigen Projektplan. Im ersten Schritt wurden die aus den beiden eingesetzten ERP-Systemen Infor ERPLN und INTEGRA ERP ausgehenden Verkaufsunterlagen archiviert. Gerd Kohlhaas: „Uns war sehr wichtig, dass PROXESS von Beginn an voll in unsere beiden ERP-Systeme integriert wurde. Wir können die von den ERP-Lösungen bereitgestellten Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Ausgangsrechnungen automatisch direkt in PROXESS archivieren. Die Verschlagwortung erfolgt dabei über eine separate Indexdatei.“

Digitale Eingangsrechnungsbearbeitung

Im zweiten Schritt wurden Eingangsbelege eingescannt und archiviert. Die Warenrechnungen werden zunächst in einen Pool im PROXESS Archiv gescannt, dann im ERP bearbeitet und über das Barcodeverfahren nachträglich indexiert und zugeordnet.

Seit 2021 werden auch Kostenrechnungen digital verarbeitet. Alle Kostenrechnungen, egal ob sie per Post oder als PDF per E-Mail eingehen, werden durch die PROXESS Belegerkennung ausgelesen und in einen digitalen Prüfungs- und Freigabeworkflow übergeben. Nach ihrer Verbuchung werden die Rechnungen automatisch mit der Dokumentation aller Bearbeitungsschritte zur langfristigen Archivierung an das PROXESS Archiv übergeben.

Ein DMS für die ganze Unternehmensgruppe

Die zentral in der Holding angesiedelte Buchhaltung verwaltet drei eigenständige Mandanten, die in PROXESS in getrennten Archiven archiviert werden. „Wir mussten uns eine Systematik überlegen, wie wir die einzelnen Dokumente aus den verschiedenen Unternehmensbereichen innerhalb eines DMS sauber trennen können. Die Mandantenfähigkeit von PROXESS mit getrennten Archiven für jeden Bereich war damals ein Highlight für uns. Mittlerweile haben wir Datenbanken für die Bereiche Holding, Schleifwerkzeuge, Mineralquellen, für die Niederlassungen in Frankreich und den Niederlanden und eine weitere Datenbank, ausgestattet mit besonderen Sicherheitsfunktionen, für das Personalwesen“, erläutert der IT-Leiter.

Integration in Desktopanwendungen

Sonstige Eingangsbelege in Papierform werden mit dem PROXESS Scan Client halb automatisch archiviert. Zur Indexierung geben die Mitarbeiter hier lediglich ein Schlüsselkriterium wie zum Beispiel die Belegnummer ein. Alle weiteren Indexkriterien fügt PROXESS dann vollautomatisch per Datenbankabfrage hinzu. „Die Archivierung unserer Dokumente in PROXESS reduziert für uns den manuellen Aufwand enorm und gewährleistet die Vollständigkeit. Auch die Suche nach Dokumenten ist viel einfacher als vorher. Bei der Recherche können unsere Mitarbeiter aus einer beliebigen Anwendung heraus einfach eine Zeichenkette markieren und anschließend mittels Funktionstaste direkt den Suchvorgang starten.“
Zur individuellen Archivierung weiterer Dokumente nutzt Rhodius PROXESS-Funktionen für die Desktopintegration wie den PROXESS Explorer Link oder den PROXESS Outlook Link.

Digitale Workflows optimieren die internen Abläufe

Um die internen Abläufe effizienter zu gestalten, setzt Rhodius verschiedene digitale Workflows ein: Allen voran der Workflow zur Eingangsrechnungsprüfung aber auch die Verwaltung von Personalakten und Verträgen wird über digitale Workflows gesteuert. Durch das digitale Vertragsmanagement werden so nicht nur die internen Abläufe optimiert, sondern auch alle Vertragsdokumente automatisch rechtssicher in PROXESS archiviert.

„Früher ging das ein oder andere Papierdokument schon einmal verloren oder wichtige Dokumente landeten ganz unten in der Ablage. Mit den PROXESS Workflows können Dokumente digital bearbeitet und schnell durchs Unternehmen geleitet werden. Ich könnte viele Beispiele nennen, wie PROXESS die internen Abläufe in der Unternehmensgruppe optimiert. Alles Abläufe, die im Unternehmen schnell positive Effekte erzielt haben. Diese digitalen Workflows bauen wir daher sukzessive immer weiter aus.“

Besonders schätzt Gerd Kohlhaas, dass sich im PROXESS Workflow beliebig viele Felder anlegen und frei gestalten lassen. So kann der Workflow genau an die individuellen Anforderungen angepasst werden. „Wir konzipieren inzwischen alle Workflows von der Aufnahme bis zur Übergabe an PROXESS in Eigenregie. Die visuelle Darstellung wird dabei mittels Add-In in Microsoft Visio erstellt. Heute haben wir 24 aktive Workflows: Von der Artikelanlage über den Eingangsrechnungsworkflow, die Reklamationsbearbeitung bis hin zur Nachverfolgung der Gelangungsbestätigungen.

PROXESS gewährleistet übrigens nicht nur die rechtssichere Archivierung, sondern ermöglicht auch die ISO-konforme Dokumentation der Unterlagen. Durch die automatische Versionierung und Dateihistorie in PROXESS können jederzeit alle Nachweise geführt werden, wer, wann, welche Änderungen an ISO-relevanten Dokumenten wie z. B. Verfahrensanweisungen durchgeführt hat.

Sensible Personaldaten sicher schützen

Ein weiteres Highlight war für Rhodius die komplette Übernahme der Personalakten und der Gehaltsabrechnungsdaten in PROXESS. Besonderen Wert legten Geschäftsleitung und Betriebsrat dabei auf detaillierte Zugriffsberechtigungen, damit die sensiblen Daten optimal vor unerwünschtem Zugriff geschützt sind. „In PROXESS können wir die Mitarbeiter der Personalabteilung mit funktionalen und inhaltlichen Rechten so ausstatten, dass sie den ausschließlichen Zugriff auf die Personalakten und Abrechnungsdaten haben und somit die Anforderungen der Geschäftsleitung und des Betriebsrats vollauf erfüllen“, so Gerd Kohlhaas.

Bereits mehrere Millionen Dokumente archiviert

Heute hat die Rhodius-Unternehmensgruppe in sechs Datenbanken einige Millionen Dokumente archiviert. Dabei hat fast jedes Dokument mehrere Seiten. Gerd Kohlhaas: „Ohne ein DMS könnten wir die Vielzahl an Belegen und die strukturierte Ablage gar nicht mehr bewältigen. Bei uns bildet PROXESS die Basis für alle Dokumente, die einer gesetzeskonformen Langzeitarchivierung obliegen. Egal ob Zolldokumente, Kundenakten oder Eingangs- und, Ausgangsrechnungen. Oberstes Ziel ist, dass alles in PROXESS zusammenläuft.“

PROXESS wird bei Rhodius in allen Abteilungen eingesetzt und genutzt. Dank des hohen Digitalisierungsgrads können die Mitarbeiter so auch im Home Office problemlos auf alle Dokumente und auf die digitalen Workflows zugreifen.

Fazit

Gerd Kohlhaas: „Mit PROXESS haben wir ein DMS gefunden, dass nach 20 Jahren Einsatz immer noch sehr schnell und zuverlässig läuft. Die Volltextsuche funktioniert sehr gut und PROXESS ist einfach zu handhaben. Aspekte, die für uns sehr wichtig sind!“

Über Rhodius

Vor knapp 200 Jahren wurde das Unternehmen Rhodius mit Sitz in Burgbrohl gegründet und hat heute zwei unterschiedliche Geschäftsbereiche: Mineralquellen und Getränke und Schleifwerkzeuge. Das in der achten Generation geführte Familienunternehmen ist mit 6 internationalen Niederlassungen und 600 Mitarbeitern eines der größten mittelständischen Unternehmen im nördlichen Rheinland-Pfalz.

Die Gebrüder Rhodius GmbH & Co. KG mit Sitz in Burgbrohl koordiniert als Holding alle Standorte im In- und Ausland. Sie realisiert für die beiden Tochterunternehmen Dienstleistungen für das Finanz-, Rechnungs- und Personalwesen sowie die Informationsverarbeitung.