Vier Standorte und ein zentrales Archiv bei Möbelmarkt Dogern

Möbelmarkt Dogern setzt auf PROXESS und WinMAX

Wachstum muss organisatorisch beherrscht werden. Mit einem wachsenden Unternehmen steigt auch die Anzahl an Belegen und Informationen. So auch bei der im südlichen Baden-Württemberg ansässigen Möbelmarkt Dogern KG. Um die notwendige Transparenz sowie schnelle interne Abläufe sicher zu stellen und die Verwaltungskosten zu reduzieren, hat das Unternehmen bereits 2013 das Dokumentenmanagementsystem PROXESS in Verbindung mit der Warenwirtschaft WinMAX eingeführt.

Vorher wurde noch alles in Ordner sortiert und in der WinMAX-eigenen Ablagefunktion in Ordnern auf dem Server abgelegt. Dabei fehlte allerdings die Rechtssicherheit der Dokumentenablage nach GoBD sowie die Möglichkeit, Papierbelege mit Barcode zu scannen und zu archivieren. So fragte man auf der Suche nach einer passenden Archivlösung beim eigenen Einkaufsverband Einrichtungspartnerring VME an. Der Verband empfahl dem Unternehmen PROXESS als DMS-Lösung. Sowohl die langjährige Zusammenarbeit von PROXESS mit dem WinMAX-Hersteller Clasen Datensysteme GmbH als auch die PROXESS-Präsentation überzeugte. So wurde PROXESS eingeführt und in das vorhandene WinMAX-System integriert.

Jens Ernst, Vertriebsleiter und EDV-Leiter bei Möbelmarkt Dogern:

„Beeindruckt hat uns das einfache Handling der PROXESS-Anwendung und das Know-how der PROXESS-Mitarbeiter, die sich nicht nur in Sachen „IT“ hervorragend auskennen, sondern auch fundiertes kaufmännisches Wissen haben. Wir hatten den Eindruck, sie kennen und verstehen unsere Anliegen und sprechen unsere Sprache. Dieser erste Eindruck hat sich im Laufe der Projektumsetzung bestätigt. Wichtig ist uns zudem, dass unsere Dokumente nun rechtssicher archiviert werden.“

Der ERP-Server des Unternehmens steht im externen Rechenzentrum in Koblenz. Da sich dieses Outsourcing bewährt hatte, wurde PROXESS ebenfalls ausgelagert. Alle MÖMA-Standorte greifen online und ohne Zeitverzug auf die zentral in PROXESS archivierten Dokumente zu.

Jens Ernst vom Möbelmarkt Dogern:

„Bei der eigentlichen Umstellung verlief alles so reibungslos, dass ich, auch als Leiter EDV der Unternehmensgruppe, bereits am nächsten Tag beruhigt in den Urlaub gehen konnte. Ein Vertrauensbeweis, der für sich spricht.“

Alle von WinMAX erzeugten Dokumente werden im PDF-Format vollständig und automatisch in PROXESS archiviert. Dazu zählen Kaufverträge, Ausgangsrechnungen, Abholscheine, Kundenbriefe, Lieferantenbestellungen, Vorabrechnungen, etc. Hinzu kommen gescannte Eingangsbelege wie Lieferantenauftragsbestätigungen, Eingangslieferscheine, Eingangsrechnungen und unterschriebene Kundenrechnungen. Selbst erstellte Belege, die unterschrieben zurück kommen, wie z. B. Ausgangsrechnungen, werden bereits von WinMAX mit Barcode gedruckt und später mit der Kundenunterschrift über den Scanner mit Barcodeerkennung eingelesen. Über die erkannte Barcodenummer wird der Beleg automatisch der Kaufvertragsakte im Archiv zugeordnet. So ist alles immer sofort griffbereit. Nach einem Monat hatte die Möbelmarkt Dogern KG bereits 50.000 Dokumente archiviert. Früher wäre dies alles – und ein Dokument hat ja häufig mehrere Seiten – manuell abgelegt worden.

Die Mitarbeiter können direkt aus WinMAX heraus auf alle archivierten Dokumente zugreifen. So können z. B. in der  WinMAX-Auftragsbearbeitung oder in der WinMAX-Auftragsauskunft alle zugehörigen Dokumente ohne Programmwechsel aufgerufen werden. Mit einem Klick sieht der Mitarbeiter den Lieferschein, die Rechnung usw. Dem Auftrag werden alle Belege vollautomatisch zugeordnet. Der Mitarbeiter bei Möbelmarkt Dogern bemerkt eigentlich gar nicht, dass er eine zweite Software nutzt. Beide Lösungen harmonieren so perfekt miteinander.

Den größten Nutzen sieht das Unternehmen aus Süddeutschland in der Beschleunigung vieler Abläufe und im einfachen, schnellen Datenzugriff. Die zeitliche Einsparung ist enorm: Werden heute mit PROXESS für die Archivierung etwa zehn Minuten aufgewendet, was bei allen Filialen zusammen maximal eine Stunde am Tag bedeutet, so haben vorher drei Aushilfen pro Filiale täglich von 14.00 bis 17.00 Uhr Belege abgelegt. Dies fällt jetzt komplett weg und wird nun von der Telefonzentrale quasi nebenbei erledigt.

Vor PROXESS wurden die Dokumente per Fahrdienst z. B. vom Standort Binzen in die Zentrale nach Dogern transportiert. Einschließlich Verarbeitung hat dies etwa einen halben Tag gedauert. Heute laufen die Eingangsbelege in allen Filialen dezentral auf und werden dort mit PROXESS gescannt und online ins Rechenzentrum übertragen. Sie sind damit sofort zentral in PROXESS archiviert und stehen den Dogern-Mitarbeitern zur weiteren Bearbeitung direkt in der Warenwirtschaft zur Verfügung. Auch das Suchen nach Papierbelegen im Archiv entfällt, da alle notwendigen Informationen gleich auf dem Bildschirm sind. Vertriebsleiter Jens Ernst schätzt, dass 30 bis 40 Prozent an Manpower in den genannten Bereichen eingespart werden, die dann für wichtigere Aufgaben zur Verfügung stehen.

Über Möbelmarkt Dogern

Das Unternehmen mit Sitz im baden-württembergischen Dogern, nahe der Schweizer Grenze, betreibt insgesamt sechs Einrichtungshäuser im Südwesten Deutschlands. Das Unternehmen ist ein unternehmergeführtes Familienunternehmen. Das Tochterunternehmen ist die Mobila Wohnbedarf KG mit Sitz im deutschen Rheinfelden. Die Unternehmensgruppe bietet neben der Beratung und dem Verkauf von Möbeln verschiedene Dienstleistungen an, wie beispielsweise den Vollkundenservice für Kunden aus Deutschland und der Schweiz. Im Bereich der Auslieferung und Montage von Möbeln und Küchen, teils bis weit in die Schweiz, hat das Unternehmen mehr als 40 Jahre Erfahrung. 2014 erzielte das Unternehmen einen Umsatz von rund 160 Mio. Euro.