Zum 27. November 2020 sind alle Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern des Bundes verpflichtet, ihre Rechnungen in elektronischer Form – also in Form einer E-Rechnung einzureichen. Diese elektronische Rechnungsstellung schreibt die EU-Richtlinie 2014/55/EU vor. Ziel der Richtlinie ist es, den grenzüberschreitenden Handel des europäischen Binnenmarktes durch digitale Prozesse und Datenträger zu unterstützen.
Die zuständigen Behörden in der Bundesverwaltung setzen die die EU-Richtlinie zum E-Invoicing in der E-Rechnungsverordnung vom 13.10.2017 in zwei Schritten um. Zunächst wurden die öffentlichen Auftraggeber auf Ebene von Bund und Ländern verpflichtet, elektronische Rechnungen annehmen und verarbeiten zu können. Der Stichtag hierfür war bereits in diesem Frühjahr am 18. April 2020. Nun folgen mit dem Stichtag am 27. November 2020 die Lieferanten und Auftragnehmer öffentlicher Auftragsgeber.
ZUGFeRD und XRechnung – Was ist das?
ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) erarbeitet wurde. Die FeRD schreibt unter anderem: Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Der Rechnungsversand erfolgt als PDF-Dokument, welches die Sichtkomponente der Rechnung darstellt. Gleichzeitig wird ein inhaltlich identisches Mehrstück derselben Rechnung (XML) innerhalb des PDF mit versandt, so dass die elektronische Verarbeitung der Rechnung über die strukturierten Rechnungsdaten möglich ist.
Laut dem Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ist die XRechnung ein Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen, der von der „Koordinierungsstelle für IT Standards“ (KoSIT) entwickelte wurde und bereitgestellt wird. Die XRechnung ist ein rein strukturiertes Datenformat. Die Inhalte einer Rechnung sind hierin spezifiziert und können automatisch elektronisch weiterverarbeitet werden. Beides – ZUGFeRD und XRechnung – sind demnach elektronische Rechnungsformate, die die rechtlichen Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU, Europäische Norm 16931) umsetzen. Viele Buchhaltungs- und ERP-Softwaresysteme wie z. B. DATEV unterstützen ZUGFeRD und XRechnung bereits.
Rechtskonforme Archivierung mit unseren DMS-Lösungen ist gewährleistet
Unternehmen müssen auch diese beiden Rechnungsformate selbstverständlich, genau wie die herkömmlichen Rechnungsformate in Deutschland 10 Jahre lang GoBD-konform archivieren. Mit dem aktuellen Release PROXESS 10 2020 R2 und mit dem Release HABEL DMS R21 (ab Jan 2021) können Sie beide E-Rechnungsformate rechtskonform und über eine automatische Importschnittstelle in unseren beiden DMS-Lösungen archivieren.
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