Verzeichnisbäumchen, wechsle Dich

Die Schnitzeljagd ist vorbei. Mit einem intelligenten Dokumentenmanagementsystem wird die Ablage zur glasklaren Sache. Die Grundvoraussetzung dafür ist die digitale Ablagestruktur, die eindeutige Leitplanken definiert, aber gleichzeitig flexibel ist. Damit wird es ein Leichtes, Dokumente von vor fünf Jahren wiederzufinden, an deren Existenz man sich heute nur noch dunkel erinnert. Nicht nur für den Ablegenden selbst, sondern auch für Dritte, die vielleicht neu ins Unternehmen gekommen sind oder zuvor gar nichts mit dem Prozess zu tun hatten. Eine intuitive und gleichermaßen logische Lösung ist das Geheimnis, denn sie liefert Einheitlichkeit. Entweder-Oder-Abwägungen gehören damit der Vergangenheit an.

Die Dokumentenablage: Reine Ansichtssache

Die Erstellung von Ablagestrukturen ist erfahrungsgemäß nicht gerade die Lieblingsbeschäftigung vieler Mitarbeitenden. Gut, dass ein DMS hilft, diese zu vereinfachen und vor allem zu vereinheitlichen. Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen oder Verträge sind dank der digitalen Struktur flexibel und intuitiv auffindbar. Ein Einkäufer hat naturgemäß einen anderen Blick auf die Dokumente als die Geschäftsführerin oder der Buchhalter. Doch wie kann man das in der Praxis unter einen Hut bringen?

Jedes Dokument braucht Metadaten

Die Metadaten sind die Schlagwörter, die wir aus jedem Dokument extrahieren können. Dazu zählen zum Beispiel der Absender, die Adresse, das Datum und der Dokumenttyp. Auch die interne Zugehörigkeit, wie interne Belegnummern oder Referenzen zum Beispiel zu einem Auftrag oder einer Sammelrechnung sind wichtige Metadaten, die wir für die digitale Ablagestruktur nutzen können. Ein Vorteil von Metadaten gegenüber Volltextdaten lautet: Weniger ist mehr. Es ist nicht immer empfehlenswert, alle vorhandenen Daten zu speichern. Werden die wichtigsten Daten ermittelt, kann anschließend im DMS bequem per Schlagwortsuche gefiltert und digital durch die Treffer geblättert werden.

Der klassischen Ablagestruktur fehlt es an Dynamik

Wer in der Vergangenheit versucht hat, eine analoge Ablagestruktur einzuhalten, hat dafür Ordner-, Schrank- oder Registerstrukturen gebildet. Hier wurden beispielsweise alle Rechnungen abgeheftet. Doch was, wenn von einem Kunden einmal alle Unterlagen, also die Rechnungen, die Angebote, die Korrespondenz und die Verträge, benötigt werden? Die Suche durch alle Verzeichnisse beginnt und das große Blättern kennt kein Ende. Etwas fortschrittlicher gelingt es mit einer Verzeichnisstruktur auf einem File-Server. Die Ablage erfolgt hier hierarchisch innerhalb eines Verzeichnisbaums – dieser gliedert beispielsweise nach Dokumenttyp, Adresse, Auftrag etc. In diesem Fall würden die abgelegten Dokumente also initial nach Dokumenttyp sortiert und von dort aus weiter gefiltert werden. Zwar sind die Dokumente hier digital abgelegt, aber eine flexible Suche ist in diesem Szenario ebenfalls nicht möglich. Wollen wir hier wieder alle Dokumente eines Kunden sehen, stehen wir vor dem gleichen Problem. Wir graben weiterhin in Schubladen, wenn auch nur digital.

Wie geht es besser?

Mit einem Dokumentenmanagementsystem. Denn das denkt nicht in Schrank-, Ordner- oder Registerstrukturen. Es denkt ausschließlich in Metadaten. Die Ordnung entsteht durch die Suche. Eine flexible Suchmaske, die die Abfrage der verschiedenen Metadaten ermöglicht, leitet den Suchenden zielgenau durch die Dokumente. Dazu gibt es einen einfachen Suchdialog, beispielsweise bestehend aus Dokumenttyp, Datum und Adresse. In Sekundenschnelle werden so alle Rechnungen aus dem letzten Jahr eines bestimmten Kunden angezeigt. Lassen wir das Feld „Dokumenttyp“ einfach frei, erhalten wir alle Ergebnisse des betreffenden Kunden aus dem letzten Jahr. Schnell und einfach. Geht es um einen bestimmten Auftrag, können die Auftragsnummer in der Suchmaske ergänzt und die Treffer so entsprechend gefiltert werden. So sucht man Dokumente heute.

Flexible Verzeichnisbäume tragen Früchte

Der starre, hierarchische Verzeichnisbaum, der der effizienten Ablagestruktur zuvor im Weg stand, verwandelt sich mithilfe eines DMS in einen flexiblen und dynamischen Baum, den wir so aufbauen können, wie wir ihn gerade brauchen. Die Metadaten werden dazu in eine Reihenfolge gebracht. Wir wählen zum Beispiel im Reiter „Adresse“ den gewünschten Kunden aus, dann das Datum, den Dokumententyp etc. und schon können wir uns flexibel im Verzeichnisbaum bewegen und das gewünschte Dokument finden. Die Reihenfolge des Verzeichnisbaums lässt sich dabei dynamisch anpassen. Je nach Anwender steht so immer die optimale Sicht auf die Dokumente zur Verfügung. Während der Einkäufer sich nur für die Bestellungen interessiert, möchte sich der Kundenberater vielleicht einen Überblick über alle Aktivitäten eines Kunden im letzten Jahr verschaffen. Die dynamischen Verzeichnisse machen das problemlos möglich – und das ohne zusätzlichen Aufwand oder umständliche Verlinkungen.

In unserem YouTube-Kanal finden Sie auch einen Workshop rund um die Frage: Wie gestalte ich eine digitale Ablagestruktur mit einem DMS?