Schneller fit und gesund mit digitalen Akten

Das Sanitätshaus Müller Betten nutzt PROXESS zur digitalen Belegarchivierung und hat das DMS in alle Abläufe rund um die eingesetzte Business Central-Applikation EASY SAN integriert. Der Fachhändler für Rehabilitationstechnik, Medizintechnik, Homecare und Kinderversorgung hat seinen Hauptsitz in Engelskirchen bei Köln. 500 Mitarbeiter an 6 Standorten kümmern sich in ganz Deutschland um die medizinische Ausstattung zum Wohle der Gesundheit seiner Kunden.

Ein Pionier im Bereich Dokumentenmanagement

Bereits Ende der 90er Jahre führte das SMB die digitale Archivierung mit dem Dokumentenmanagementsystem PROXESS ein. Heute arbeiten 250 Mitarbeiter über Terminal-Server-Lösungen mit der Business Central Branchenlösung und können hierüber auf das zentrale Unternehmensarchiv in PROXESS zugreifen. Archiviert werden viele unterschiedliche Belege wie Rezepte, Verordnungen, Kostenvoranschläge, Liefernachweise und Reparaturaufträge der unterschiedlichen Einrichtungen und Krankenkassen.

Den Versorgungsfall haben alle sofort auf einen Blick

Alle ausgehenden Belege aus EASY SAN – einer speziellen ERP-Lösung für den Sanitätsfachhandel der Akquinet AG aus Hamburg – werden in PDF konvertiert und über eine Schnittstelle in PROXESS archiviert. Relevante Beleg-, Vorgangs- und Stammdaten werden aus dem ERP mit an das Archiv übertragen. Archivierte Dokumente können jederzeit wieder flexibel und vielfältig nach diesen Kriterien recherchiert werden. Papierbelege werden an vier Scanstationen erfasst. Das PROXESS Scanmodul erfasst dabei das heterogene Beleggut mit ein- und demselben Scanner. Hier werden auch alle Belege erfasst, die durch Kunden unterschrieben oder mit externen Vermerken versehen wurden wie Vertragsunterlagen, unterschriebene Lieferscheine oder Serviceberichte von Reparaturaufträgen. Die Scanbelege werden bei der Erfassung über eine Barcode-Verknüpfung immer dem zugrunde liegenden Versorgungsfall zugeordnet.

Recherche und Beleganzeige erfolgt meist direkt aus der Business Central Branchenlösung EASY SAN

Soll die Überlassung eines gesetzlich verordneten Hilfsmittels (z. B. eines Rollstuhls) an den Patienten verlängert werden, so ruft der SMB-Mitarbeiter aus der ERP-Oberfläche den archivierten Erst-Lieferschein aus dem Archiv auf und legt den Beleg für die weiterführende Berechnung der Kostenpauschale an die Krankenkasse bei. Einfacher und bequemer geht es nicht.

Sensible Gesundheitsdaten sind bei PROXESS sicher aufgehoben

„Gerade in unserer Branche geht es um sensible personenbezogene Daten, die wir mit dem ausführlichen und TÜV-zertifizierten Sicherheitskonzept von PROXESS perfekt vor unberechtigten Zugriffen schützen können“, so Georg Schmitz, IT-Leiter bei SMB. Die Aufbewahrungsfristen reichen bei Medizinprodukten von 30 Jahren bis zu lebenslang. „Auch deshalb haben wir uns vor über 25 Jahren für PROXESS entschieden. Denn unsere Daten wissen wir hier auch über diesen langen Zeitraum sicher und performant aufbewahrt. Die dreischichtige Client-Server-Architektur von PROXESS geht selbst bei hohen Datenmengen nicht in die Knie, sondern liefert auch nach vielen Jahren in Sekundenschnelle die angeforderten Belege.“, ergänzt Geschäftsführer Georg Müller.

Individuelle Dokumente können zum Versorgungsfall hinzugefügt werden

Eine sehr schöne Ergänzung zu allen vordefinierten Abläufen mit den Systemen ist es, dass über die PROXESS Office Integration alle Office-Dokumente, die nicht über das ERP bearbeitet werden, individuell durch die Mitarbeiter zum Vorgang hinzu archiviert werden können. Dies kann ein Kundenschreiben, ein Foto oder eine E-Mail sein.

Hohes Serviceniveau an allen Unternehmensstandorten

Mit dem zentralen Zugriff auf die digitalen Dokumente können Rückfragen von Krankenkassen und Patienten direkt am Telefon geklärt werden. Die Suchergebnisse werden sofort in PROXESS angezeigt. Vor der digitalen Archivierung mussten Papierbelege über ein internes Call-Center angefordert, manuell herausgesucht und zwischen den Standorten hin- und hergeschickt werden. Seit der PROXESS-Einführung können Rückfragen von Krankenkassen oder Patienten direkt am Telefon geklärt werden. Dabei beeindruckt vor allem die Geschwindigkeit, mit der die Suchergebnisse in PROXESS angezeigt werden, obwohl bereits über 30 Millionen Dokumente digital archiviert sind.

Optimierte Abrechnungen mit den Krankenkassen

Wurden früher viele Unterlagen in Papierform oder per Fax hin- und hergeschickt, so läuft die Abwicklung und Abrechnungen mit den Krankenkassen heute weitgehend digital. Das Sanitätshaus Müller Betten nutzt zur Abwicklung von Versorgungen mit den Krankenkassen verschiedene elektronische Plattformen, wie MIP, LEOS oder egecko. Diese sind ebenfalls in die Business Central Branchenlösung EASY SAN integriert. Alle digitalen Belege aus den unterschiedlichen Abrechnungsplattformen wie Kostenvoranschläge, Genehmigungen, Lieferbelege, Rückholungs- oder Reparaturbelege werden „in Echtzeit“ an das Archiv übergeben und dem einzelnen Versorgungsfall hinzugefügt.

Ohne „Umbaupause“ ins Homeoffice

Während der Corona-Zeit sind auch bei SMB viele Mitarbeiter vorübergehend ins Homeoffice gezogen. Hier konnte der Fachhändler davon profitieren, dass alle archivierten Belege über PROXESS von jedem Ort aus digital abrufbar sind. Die gewohnten Arbeitsprozesse konnten eins zu eins weiterlaufen. „Wir haben das nach all den Jahren mit PROXESS als selbstverständlich angesehen, obwohl es in vielen Unternehmen gar nicht selbstverständlich war. Wir waren einfach froh, dass wir uns hierüber keine Gedanken machen mussten“, resümiert Georg Müller.

Auch der Einkauf soll bald nicht mehr scannen

Künftig möchte SMB auch die Abläufe im Bereich Einkauf weiter digitalisieren und optimieren. Heute werden dort immer noch Belege ausgedruckt, gesammelt und am Schluss komplett zum Vorgang eingescannt und archiviert. Bald werden auch dort die digital eingehenden Auftragsbestätigungen und Rechnungen ohne Umweg über Ausdrucken und Scannen sofort digital nach ihrem Eingang zur Bestellung in PROXESS hinzugefügt.

Über SANTITÄTSHAUS MÜLLER BETTEN:

Das SANITÄTSHAUS MÜLLER BETTEN ist ein Familienunternehmen aus Engelskirchen bei Köln mit rund 500 Mitarbeitern. SMB hat sich auf die bundesweite Versorgung von Patienten mit Hilfsmitteln spezialisiert. Moderne Lagerlogistik, eine große Fahrzeugflotte, erfahrene Techniker und ein großes Team im Kundenservice sorgen für die schnelle und zuverlässige Versorgung aller Kunden. Als bundesweiter Hilfsmittelversorger hat das Unternehmen viele Produkte zu Reha- und Medizintechnik, Homecare und zur Kinderversorgung im Angebot.