Automatischer E-Mailversand
Ausgangsrechnungen digital per E-Mail senden und automatisch archivieren
Mit der elektronischen Rechnungsstellung ergeben sich enorme Einsparmöglichkeiten durch schlankere Prozesse im Unternehmen. Vermeiden Sie lästige Medienbrüche, fördern Sie die Digitalisierung Ihrer Prozesse und archivieren ganz nebenbei auch noch rechtskonform Ihre Ausgangsrechnungen.
Mit dem automatischen E-Mailversand steigern Sie auch Ihre Liquidität. Denn Ihre Kunden erhalten in Sekunden die elektronische Rechnung. So reduzieren Sie die Zeit zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang. Gleichzeitig werden auch hier alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Zeit und Kostenersparnis
Der analoge Rechnungsversand in Papierform ist zeitaufwendig und verursacht enorme Kosten: Von Materialkosten, über Portokosten bis hin zur investierten Arbeitszeit. All dies lässt sich durch den E-Mail-Versand einer elektronischen Rechnung einsparen. Die elektronische Rechnung kommt ohne Versandzeit direkt beim richtigen Ansprechpartner an.
Einfache Integration
Die Implementierung des automatischen E-Mailversands in Ihr DMS ist denkbar einfach, da nur die fertige Ausgangsrechnung inklusive E-Mail-Empfänger aus Ihrem ERP- oder der Warenwirtschaft benötigt wird. Das DMS versendet die Rechnung automatisch an die hinterlegte E-Mail-Adresse. Gleichzeitig wird die versendete E-Mail inklusive Rechnungsanhang GoBD-konform archiviert.
Gesetzeskonform
Grundlage für Anforderungen für Rechnungen in digitaler Form sind die GoBD, veröffentlicht vom Bundesministerium für Finanzen. Herkömmliche Papierrechnungen und die elektronische Rechnung werden hier gleichgestellt. Zudem werden alle weiteren Vorgaben der GoBD für die verwendeten IT-Systeme, mit dem automatischen E-Mailversand erfüllt.
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„Wir konnten binnen 4 Monaten nach Einführung bereits 19 % aller Rechnungen elektronisch verschicken. Tendenz steigend.“
Christina Schmaus, IT-Leiterin bei der der HART Keramik AG