Nicht nur unser Arbeitsalltag ist heute zunehmend hybrid, auch die IT-Systeme sind es. So arbeiten wir zur Steigerung von Effizienz und Produktivität mit unterschiedlichsten Softwarelösungen, die sowohl On-Premises als auch in der Cloud agieren. Perfekt, wenn alles nahtlos ineinandergreift. Doch die Realität sieht oft anders aus. Insellösungen, die einen durchgängigen Informationsfluss im Unternehmen erschweren, sind keine Seltenheit. Gefragt sind flexible Systeme, die Brücken bauen, statt Unternehmen baden gehen zu lassen. Im Fall eines Dokumentenmanagementsystems bedeutet das vor allem die Notwendigkeit eines cleveren Schnittstellenmoduls zur bidirektionalen Kommunikation der Systeme in Echtzeit. Nur wenn sich unterschiedlichste Systeme anbinden lassen, kann ein DMS seine Vorzüge im hybriden Arbeitsalltag voll ausspielen. Denn haben wir beispielsweise Zugriff auf die Daten unserer ERP-Plattform, können aber die Informationen aus dem FIBU-System nicht vollumfänglich nutzen, stoßen wir schnell wieder an die Grenzen unserer Inseln. Es bedarf also eines fortschrittlichen und flexiblen Integrationstools, das sowohl On-Premises- als auch Cloud-Lösungen unterstützt.
PROXESS Hub als DMS-Integrationsplattform
Mit dem PROXESS Hub lassen sich Drittsysteme wie ERP und FIBU nahtlos mit dem DMS und der rechtsicheren Archivierungslösung von PROXESS verknüpfen – und zwar in kurzer Zeit und sehr flexibel. Denn der PROXESS Hub bildet eine Brücke zwischen On-Premises- und Cloud-Systemen. Läuft beispielsweise ein ERP-System wie Microsoft Dynamics 365 Business Central oder FSCM in der Cloud, das PROXESS DMS-System hingegen noch hausintern, ist dies dank PROXESS Hub-Modul kein Problem. Denn der Hub kommuniziert sowohl dateibasiert als auch mit Online-Schnittstellen wie Webservices oder APIs. So kann das Tool im Rahmen der hybriden Datenintegration Daten zum Beispiel physisch in Form einer CSV-Datei entgegennehmen, aufbereiten und in der gewünschten Datenform an einen Webservice mit REST-Schnittstelle im JSON-Format abgeben oder umgekehrt. Infrastrukturelle Grenzen innerhalb eines Unternehmens werden so aufgebrochen und die Brücken zwischen den Inseln stellen sicher, dass auch auf globaler Ebene niemand die Verbindung verliert.
Fazit
Der PROXESS Hub ermöglicht es, in hybriden Arbeitsumgebungen die Vorteile eines integrierten DMS vollumfänglich ausschöpfen zu können. Dazu gehören auch die automatische Archivierung von Ein- und Ausgangsdokumenten, die Barcodeverknüpfung und die Indexierung externer Dokumente. Besonders praktisch erweist sich dabei die Bereitstellung von Stammdaten aus dem jeweiligen Drittsystem. Diese werden durch den Hub unterschiedlichsten Komponenten des DMS zur Verfügung gestellt – neben der Archivierung auch der automatischen Belegerkennung und dem digitalen Workflow zur Prüfung und Freigabe von Dokumenten. Dort ermöglichen sie die automatische Erkennung und Vorkontierung von Belegen und die Indexierung einer Rechnung im Workflow. Außerdem ist es durch das integrierte DMS möglich, die gewünschten Belege und Akten direkt aus der angebundenen ERP-Oberfläche heraus aufzurufen.
Dank PROXESS Hub funktioniert der Datenaustausch zwischen den Systemen in Echtzeit. So ist sichergestellt, dass alle Daten dort zur Verfügung stehen, wo sie gebraucht werden – ohne Verzögerungen. Die Datenübertragung wird vom System dabei jederzeit überwacht und, wenn nötig, startet es automatisch weitere Übermittlungsversuche.
Unkomplizierte Integration, die auch nach dem Go-live anpassungsfähig bleibt
Mit unserem Schnittstellenmodul PROXESS Hub können Integrationsprojekte in kurzer Zeit umgesetzt werden, ohne langwierige Individual-Anpassungen an den Applikationen vornehmen zu müssen. Auch nach einem Go-live sind Änderungen oder Erweiterungen der Integration dadurch schnell umsetzbar. So ist es jederzeit möglich, flexibel auf eine Kursänderung zu reagieren oder Erweiterungen des Systems zu realisieren. Transparenz und Sicherheit bietet dabei stets das integrierte Remote-Monitoring Tool des PROXESS Hubs.
Das Integrationstool PROXESS Hub ist der Brückenbauer zur schnellen und einfachen Integration unserer Dokumentenmanagementlösung – vor allem aber zur Nutzung des vollen Potenzials rund um Prozessautomatisierung in hybriden Arbeitsumgebungen.
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