PROXESS stellt die erste Version seiner neuen Lösung PROXESS for Office 365 vor. Im ersten Schritt wurde die Integration in die Outlook 365 App realisiert. Integrationen in weitere Office 365 Apps werden folgen.
Schnell und effizient sollen alltägliche Arbeitsprozesse ablaufen. Dabei nimmt innerhalb der Kommunikation der E-Mail-Verkehr eine gewichtige Rolle ein, schließlich ist die Nutzung analoger Kanäle wie der Briefversand im alltäglichen Geschäftsgebaren nur noch wenigen Fällen vorbehalten. Entsprechend finden sich wichtige Daten und Absprachen in Texten und Dateianhängen unzähliger E-Mails. Informationen für die sowohl die Sicherung als auch der Zugriff elementar für ein Unternehmen sein kann. Wer kennt das in Zeiten hybrider Arbeitsweise nicht? Die Kollegin hat die entscheidende Information oder das relevante Dokument für einen akuten Fall in ihren E-Mails, arbeitet aus dem Homeoffice und ist nicht erreichbar.
Mit unserem neuen Modul PROXESS for Office 365 gehören solch unnötige Verzögerungen der Vergangenheit an. Denn das Add-In bietet eine einfache und schnelle E-Mail-Archivierung direkt aus der Outlook-365-Anwendung heraus – natürlich rechtssicher und für PROXESS-Lizenzinhaber kostenlos. Im Ergebnis werden individuelle Dokumente und Informationen im Handumdrehen aus der Outlook-App oder Desktop-Version im Unternehmensarchiv abgelegt und sind entsprechend orts- wie auch zeitunabhängig für alle Berechtigten verfügbar. So gehören die Weiterleitung an Kollegen aus reinen Informationszwecken und damit verbundene Doppel- und Mehrablagen der Vergangenheit an. Um auch im Outlook-Postfach stets den Überblick zu behalten, werden archivierte E-Mails automatisch als solche gekennzeichnet.
Neues Modul, gewohntes Handling
Die E-Mail-Archivierung mit PROXESS for Office 365 direkt aus der Mail-Anwendung heraus gestaltet sich gewohnt effizient. Einfach als Add-In in die App oder Desktop-Version installiert, erwarten Nutzerinnen und Nutzer die aus dem Web Client bekannte PROXESS Ablagemaske. Der User hat dabei stets die Wahl, ob E-Mails mit oder ohne Anhang archiviert werden. Automatisiert wird der Betreff der Mail als Titel übernommen, dieser ist aber selbstverständlich anpassbar. Weitere Schlagworte können auf Basis der gewohnten Ablagestruktur des adressierten Archivs hinzugefügt werden. Abgelegt werden alle Dateien im Originalformat. So stehen E-Mails als eml-Datei sowie Dateianhänge im jeweiligen Ursprungsformat zur Verfügung und können bei Bedarf ohne Wiederherstellungsaufwand direkt in Outlook geöffnet, bearbeitet oder erneut versendet werden. Gerade in Urlaubszeiten oder bei krankheitsbedingten Ausfällen stehen mit dieser Art der E-Mail-Sicherung stets alle relevanten Informationen zur Verfügung. Anders als beim Verschieben der E-Mails in das Outlook-eigene Archiv, ist die E-Mail-Archivierung inklusive aller Dateianhänge über das neue Modul PROXESS for Office 365 vollkommen rechtssicher.
