PROXESS® Workflow
Mit dem PROXESS Workflow können unterschiedlichste Arbeitsabläufe im Unternehmen digital abgebildet und durchgeführt werden. Beispiele hierfür sind die Eingangsrechnungsprüfung, Einkaufsprozesse, Auftragsbearbeitung, die Genehmigung von Urlaubsanträgen, die Abwicklung von Reisekostenabrechnungen, Support und Kundenservice oder die Steuerung von Projekten im Unternehmen.
Schnellere Bearbeitung von Vorgängen
Leiten Sie Dokumente digital entsprechend Ihrer individuellen Abläufe durchs Unternehmen. In einer digitalen Vorgangsmappe werden alle zusammengehörigen Dokumente zusammengefasst. Die Versendeszenarien können Sie frei definieren, wofür zahlreiche Worfkflowtemplates zur Verfügung stehen. Mitarbeiter in der Prozesskette werden per E-Mail über anstehende Aufgaben und neue Dokumente informiert. Sämtliche Transport- und Liegezeiten entfallen hierdurch und die eigentliche Bearbeitung der Dokumente wird ebenfalls schneller.
Zentrale digitale Akten schaffen Transparenz und Sicherheit
Das Kernstück des PROXESS Workflows ist die digitale Mappe, in der alle Dokumente zu einem Vorgang liegen. Berechtige Mitarbeiter können jederzeit auf die Dokumente und Bearbeitungsdaten zugreifen, diese anzeigen und auch im Workflow direkt bearbeiten. Über eine integrierte Volltextsuche werden die gewünschten Informationen und Dokumente schnell und intuitiv gefunden. Da jeder Bearbeitungsschritt der Mappe bzw. des Dokuments dokumentiert wird, sind alle Mitarbeiter immer auf einem aktuellen Stand. Der Zugriff ist über Web Client oder mobil zum Beispiel mit dem Smartphone per App möglich.
Regelbasierter Workflow und Ad-hoc-Workflow
Viele Vorgänge im Unternehmen folgen festen Vorgaben. Die Prüfung einer eingehenden Kostenrechnung ist zum Beispiel in der Regel fest definiert. Hier bietet sich der regelbasierte Workflow an, in dem Entscheidungsparameter (Fachabteilung, Rechnungsbetrag etc.) den Durchlauf einer Mappe oder eines Dokuments im Unternehmen bestimmen. Nach einem fertigen Bearbeitungsschritt wird automatisch der nächste Mitarbeiter per E-Mail informiert. Das als Add-In integrierte Tool MS Visio erlaubt die anschauliche grafische Modellierung solcher regelbasierten Workflows inklusive Vertreterregelungen und Eskalationsstufen. Neben dem regelbasierten Workflow können Dokumente auch per Ad-hoc-Workflow flexibel weitergegeben werden. In diesem Fall entscheidet der Mitarbeiter selbst über die Versendung an den nächsten Bearbeiter.
XML-Schnittstelle zur einfachen Anbindung an externe Systeme
Über eine offene XML-Schnittstelle können Daten aus externen Systemen wie zum Beispiel Kundenstammdaten automatisch bei der Anlage einer Mappe übernommen werden. Dies erleichtert die Anlage von Mappen und garantiert homogene Stammdaten in allen Systemen.
Langfristige rechtssichere Archivierung im PROXESS Archiv
Abgeschlossene Vorgänge, zum Beispiel gebuchte und bezahlte Kostenrechnungen, können automatisch zur langfristigen Archivierung ins revisionssichere PROXESS Archiv übergeben werden. Dabei wird auch die gesamte Vorgangsdokumentation einer Mappe mit archiviert. Bereits archivierte Vorgänge können Sie über die PROXESS Workflow-Oberfläche dennoch weiterhin suchen und anzeigen lassen. Und bei Bedarf ist es sogar möglich, einen bereits abgeschlossenen Vorgang zu reaktivieren und dann erneut im Workflow zu bearbeiten.
Die Funktionen im Überblick
Weitere Produkte
„Wir setzen PROXESS DMS und den PROXESS Workflow bereits seit 2006 in der gesamten Unternehmensgruppe ein und konnten hierdurch auf die manuelle Papierablage in allen Bereichen verzichten. Mit dem digitalen Workflow in Verbindung mit der automatischen Belegerkennung werden sukzessive manuelle Prozesse in digitale Prozesse gewandelt. Der Einsatz von PROXESS hat dazu geführt, dass bei uns im Unternehmen Prozesse und Dokumente einheitlich jederzeit zur Verfügung stehen.“
Gerd Kohlhaas, Gebrüder Rhodius GmbH & Co. KG