PROXESS® Vertragsmanagement

Das PROXESS Vertragsmanagement unterstützt den kompletten Lifecycle eines Vertrages vom ersten Vertragsentwurf bis hin zur Vertragsunterzeichnung. Die Dokumente werden digital durchs Unternehmen geleitet und erleichtern so enorm die abteilungsübergreifende oder standortübergreifende Zusammenarbeit. Vorgänge bleiben nicht mehr liegen, Unterlagen gehen nicht mehr verloren. Über definierte Vertreterregelungen und Eskalationsschritte ist dabei die zeitgerechte Bearbeitung der Vorgänge sichergestellt. Die Erstellung und Bearbeitung wird durch eine Versions- und Vorlagenverwaltung unterstützt und die einzelnen Verarbeitungsschritte werden mit dokumentiert.

Verträge, die sich ungewollt verlängern, hoher Rechercheaufwand
oder Fehlentscheidungen, die aufgrund mangelhafter Informationen getroffen wurden, belasten das Unternehmensergebnis. Das muss nicht sein. Das PROXESS Vertragsmanagement strukturiert Ihre Vertragsverwaltung, um Mitarbeiter in diesem unternehmenskritischen Bereich optimal zu unterstützen. Sie haben alle Vertragsfristen unter Kontrolle und werden rechtzeitig vor auslaufenden Verträgen gewarnt. Anwender werden – auf Wunsch mit einer persönlichen E-Mail – über fällige Fristen und anstehende Aufgaben des Vertragswesens informiert.

Mit den intuitiven Such- und Filterfunktionen liegen alle vertragsrelevanten Unterlagen sofort vor. Es gibt kein umständliches Suchen nach Verträgen in verschiedenen Abteilungen mehr, kein Ausleihen oder Kopieren von Akten. Kosten für Drucker und Wartung, Papier und Arbeitszeit können merkbar gesenkt werden. Durch die zentrale digitale Daten- und Dokumentenhaltung kann jeder jederzeit auf vertragsrelevante Daten und Dokumente, selbst auf E-Mails oder Rechnungen, die mit den Verträgen in Zusammenhang stehen (z.B. AGB‘s, Geheimhaltungsvereinbarungen oder Korrespondenz) zugreifen. Mit dem PROXESS Vertragsmanagement sind Sie immer schnell und sicher auf dem aktuellen Stand.

Verträge enthalten oft vertrauliche und sensible Daten. Durch das umfassende Berechtigungskonzept werden die Zugriffsregeln exakt definiert. Dies kann pro Vertragsart, organisatorische Einheit, Funktionsgruppe oder personenbezogen geschehen. Das PROXESS Vertragsmanagement unterstützt zudem qualitativ unterschiedliche Berechtigungsstufen vom einfachen Leserecht bis zum umfangreichen Bearbeiten und Auswerten wichtiger Finanzdaten.

Mit der integrierten Liquiditätsplanung können Sie mehrere Zahlungspläne pro Vertrag erstellen. Budget- und Planzahlen sowie die Kalkulation von Einnahmen und Ausgaben pro Monat, Quartal oder Jahr sind ebenfalls möglich, ebenso wie aggregierte Auswertungen der Zahlungspläne über mehrere Verträge oder Vertragsarten.

Das PROXESS Vertragsmanagement ist eine eigenständige Lösung, kann aber auch erweitert werden. Bei einer Kombination mit dem PROXESS Archiv können abgeschlossene Vorgänge per Mausklick oder automatisch rechtskonform archiviert werden. So können Sie Ihre Vertragsunterlagen langfristig sicher archivieren. Auch Anwender ohne Zugriff auf die Vertragsverwaltung können so Verträge im Archiv suchen und sich anzeigen lassen. Per Volltextrecherche findet der Anwender die archivierten Vertragsmappen weiterhin über den Client des PROXESS Vertragsmanagements und kann bei Bedarf einen archivierten Vorgang auch wieder reaktivieren. Standardisierte Java- und XML-Schnittstellen stellen zudem die reibungslose Integration von weiteren Fremdsystemen und Datenbanken sicher.

Dank Web-Technologie ist keine lokale Client-Installation erforderlich. So haben Sie Ihre Verträge auch unterwegs und mobil jederzeit zur Hand.