PROXESS Office Integration

Die direkte Anbindung von PROXESS an Microsoft Word oder Microsoft Excel erlaubt eine schnelle und sichere Archivierung Ihrer täglichen Dokumente, ohne zusätzlichen Arbeitsprozess. Bei der Indexierung werden Sie durch Vorschlagslisten unterstützt und können auf die Indexierung von Dokumenten im Archiv zurückgreifen, die Sie dann an das individuelle Dokument anpassen können. Durch die Übernahme vorhandener Indexbegriffe ergibt sich automatisch eine vorgangsbezogene Ablage im Archiv. Mitarbeiter, die im Archiv nach einem Vorgang recherchieren, erhalten so immer alle zugehörigen Dokumente auf einen Blick. Über die Office-Steuerelemente können Sie Office-Dokumentvorlagen erstellen, die die Indexierung unterstützen. Geben Sie zum Beispiel einen Dokumenttyp oder das PROXESS-Zielarchiv oder die Belegnummer vor. Diese Werte werden automatisch bei der Archivierung übernommen.

Der PROXESS Index Miner kann mit allen hier genannten PROXESS Modulen kombiniert werden. Er unterstützt den Anwender bei der Vergabe von Schlagworten. Über ein Schlüsselkriterium, wie Kundenname oder Auftragsnummer, wird eine Vorschlagsliste angeboten. Dort werden die Indexierungen inhaltlich verwandter Dokumente im PROXESS Archiv zur Übernahme für das neue Dokument angeboten. Die passende Indexierung kann einfach per Mausklick bestätigt, individuell ergänzt bzw. bearbeitet werden und schon ist das Dokument archiviert.

Mit der PROXESS Outlook Integration können E-Mails über die Outlook-Oberfläche archiviert werden. Einzelne oder mehrere E-Mails werden dort markiert und mit den zugehörigen Dateianhängen in PROXESS abgelegt. Der Anwender entscheidet dabei eigenständig, ob die Indexierung automatisch oder interaktiv erfolgt. Auch hier ist wieder eine Kombination mit dem PROXESS Index Miner möglich. Metadaten, E-Mail-Text und textfähige Dateianhänge stehen danach für die schnelle Volltextsuche aus PROXESS heraus zur Verfügung. Je nach Anwendungsfall können die E-Mails in einem allgemein zugänglichen Archiv oder in einem eigens für den Anwender eingerichteten Archiv abgelegt werden. Auch gesendete E-Mails können beim Senden per Knopfdruck gleichzeitig archiviert werden. Neben der beschriebenen PROXESS Outlook Integration gibt es mit der PROXESS E-Mailarchivierung eine serverbasierte und automatisierte Möglichkeit, geschäftsrelevante E- Mails zu archivieren.

Mit dem PROXESS Archivdrucker können druckfähige Windows-Dokumente gedruckt und dabei gleichzeitig als PDF-Datei in PROXESS archiviert werden. Hinterlegen Sie Hintergrundbilder, wie Firmenformulare, pro Dokumenttyp für die erste, die folgenden und die letzte Seite. Bei der Indexierung werden Sie ebenfalls unterstützt. So können feste Konstanten, wie z.B. der Name des Mitarbeiters oder ein aktuelles Tagesdatum automatisch übergeben werden. Nutzen Sie auch hier die Funktionen des PROXESS Index Miners.

Mit dem PROXESS Image Link können Sie schnell und komfortabel Digitalbilder archivieren und indexieren. Über die Indexierung – unterstützt durch den Index Miner – werden die Bilder in PROXESS zum passenden Vorgang abgelegt. Zudem können Felder auf Wunsch sinnvoll vorbelegt werden und zwischen zwei Archivierungsvorgängen beibehalten werden. Eine Vorschaufunktion unterstützt Sie bei der Archivierung.

Markieren Sie einfach Ihren gewünschten Suchbegriff. Durch eine feste Tastenkombinationen wird aus nahezu jeder Desktop-Anwendung heraus die Suche nach dem markierten Begriff ausgelöst. So ist aus jeder Anwendung mit Windows-Oberfläche eine einfache und komfortable Volltextsuche in den archivierten Schlagworten und Dokumentinhalten möglich.