PROXESS® Belegleser

In vielen Unternehmen werden eingehende Rechnungen noch manuell und damit zeitintensiv und fehleranfällig erfasst. Auch die anschließende Rechnungsprüfung erfolgt häufig manuell. Häufig müssen die Rechnungsdaten auf Grund von Eingabefehlern nochmals erfasst und nachbearbeitet werden. Der manuelle Prozess verzögert die Buchung einer Rechnung oft so weit, dass Skontofristen bereits abgelaufen sind.

Mit dem PROXESS Belegleser können Sie diesen Prozess automatisieren. Eingangsrechnungen aller Art (Papier, PDF, E-Rechnung) werden ausgelesen und die erkannten Daten für den anschließenden Bearbeitungs- und Prüfungsprozess bereitgestellt. Die Anbindung an nachgelagerte ERP-, Workflow- und Fibu-Systeme erfolgt über standardisierte Schnittstellen. Der PROXESS Belegleser kann Teil- und Sammelrechnungen, Rechnungen mit und ohne Bestellbezug sowie Rechnungen mit und ohne Wareneingang aber auch sonstige Eingangsbelege verarbeiten.

Aus den Eingangsrechnungen werden relevante Kopf- und Fußdaten wie Rechnungsempfänger, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Kreditor, Nettobeträge, Mehrwertsteuerbeträge, Bruttobeträge, Bezugsnebenkosten sowie komplette Positionstabellen ausgelesen. Erkannte Daten werden auf Konsistenz, Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft. Die Überprüfung erfolgt KI-gestützt nach hochintelligenten Regeln. Erkannte Rechnungsbeträge wie Netto, Brutto, Mehrwertsteuer werden mit Hilfe von mathematischen Algorithmen kontrolliert. Erkannte Daten werden mit den Stammdaten aus Ihrem ERP-System abgeglichen. Bei der Erkennung von Positionsdaten werden fehlerhafte Mengenangaben auf Rechnungen mit Bestellbezug durch Abgleich mit den Bestelldaten aus dem ERP-System frühzeitig erkannt. Zusätzlich unterstützen Erfahrungswerte aus der Praxis die OCR-Erkennung (Beispiel: Rechnungen des Lieferanten 4711 tragen die Rechnungsnummer immer oben rechts).

Neben Papier- und PDF-Rechnungen werden die in Deutschland aktuellen E-Rechnungformate XRechnung und ZUGFeRD unterstützt. Aus der eingehenden XRechnung wird ein Sichtbeleg generiert, der im Verarbeitungsprozess weitergegeben und archiviert wird. Die Lösung
wird sukzessive um Formate anderer Länder ergänzt, zeitlich gestaffelt nach der Inbetriebnahme der E-Rechnung in diesen Ländern.

Alle Kreditoren werden auf Grundlage einer einzigen Dokumentdefinition erkannt. Dies gewährleistet minimalen Administrationsaufwand bei gleichzeitig höchstmöglicher Flexibilität gegenüber den heterogenen eingehenden Rechnungsdokumenten. Auch auf neuen, dem System bisher unbekannten Dokumenten, werden so die relevanten Daten schnell erkannt. Dieser selbstlernende Ansatz führt automatisch zu einer laufenden Systemoptimierung.

Erkannte Belegdaten werden an die weiterverarbeitenden Systeme wie ERP-System, FIBU, Workflow und Archivierung zur Verarbeitung übergeben. Bei Rechnungen mit Bestellbezug und ohne Bestellabweichungen wird die direkte Kontierung unterstützt. Bei dieser sogenannten „Dunkelverarbeitung“ werden Rechnungen von der Erfassung über die Prüfung bis hin zum Buchungsvorschlag komplett automatisch verarbeitet. So können Sie Ihre Rechnungsverarbeitung automatisieren und enorme Kostensenkungspotentiale erschließen.

Der PROXESS Belegleser steht in zwei Varianten zur Verfügung: In der Basis-Variante werden Kopf- und Fußbereich einesr Rechnung ausgelesen. Hierzu gehören üblicherweise Rechnungsnummer, Kreditor, Netto- und Bruttobeträge und die Zahlungskonditionen. In der Expert-Variante werden zusätzlich Positionsdaten ausgelesen und weiterverarbeitet. Hierzu zählen Felder wie Artikelnummer, Bestellnummer, Menge, Anzahl, Einzelpreis, Rabatte etc.

Mit dem PROXESS Belegleser können auch eingehende Bestellungen und Auftragsbestätigungen ausgelesen und so der gesamte P2P-Prozess optimiert werden.