PROXESS® Belegleser

In vielen Unternehmen werden eingehende Rechnungen noch manuell und damit zeitintensiv und fehleranfällig erfasst. Auch die anschließende Rechnungsprüfung erfolgt häufig manuell. Die Folge ist oft Mehraufwand. Häufig müssen die Rechnungsdaten auf Grund von Eingabefehlern nochmals erfasst und nachbearbeitet werden. Der manuelle Prozess verzögert die Buchung einer Rechnung oft so weit, dass Skontofristen bereits abgelaufen sind

Mit dem PROXESS Belegleser können Sie diesen Prozess automatisieren. In Papierform eingehende Rechnungen werden nach dem Posteingang gescannt, elektronisch eingehende Rechnungen werden digital übergeben. Die Rechnungen werden per OCR ausgelesen und die erkannten Daten, die für die weitere Bearbeitung relevant sind, für den anschließenden Bearbeitungs- und Prüfungsprozess bereitgestellt. Dabei erfolgt die Anbindung an die nachgelagerten ERP-, Workflow- und FIBU-Systeme ohne großen Aufwand über standardisierte Schnittstellen. Der PROXESS Belegleser kann Teil- und Sammelrechnungen, Rechnungen mit und ohne Bestellbezug sowie Rechnungen mit und ohne Wareneingang aber auch sonstige Eingangsbelege verarbeiten.

Aus den Eingangsrechnungen werden relevante Kopf- und Fußdaten wie Rechnungsempfänger, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Kreditor, Nettobeträge, Mehrwertsteuerbeträge, Bruttobeträge, Bezugsnebenkosten und komplette Positionstabellen ausgelesen. Die erkannten Daten werden auf Konsistenz, Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft. Die Überprüfung erfolgt dabei nach hochintelligenten Regeln und mittels künstlicher Intelligenz. Erkannte Rechnungsbeträge wie Netto, Brutto, Mehrwertsteuer werden mit Hilfe von mathematischen Algorithmen kontrolliert. Erkannte Daten werden mit den Stammdaten aus dem ERP-System abgeglichen und so schnell korrigiert. Bei der Erkennung von Positionsdaten werden so auch fehlerhafte Mengenangaben auf Rechnungen mit Bestellbezug durch einen Abgleich mit den Bestelldaten aus dem ERP-System frühzeitig erkannt. Zusätzlich werden bei der Erkennung Erfahrungswerte aus der Praxis zur Prüfung herangezogen (Beispiel: Rechnungen des Lieferanten 4711 tragen die Rechnungsnummer immer oben rechts).

Alle Kreditoren werden auf Grundlage einer einzigen Dokumentdefinition erkannt. Dies gewährleistet minimalen Administrationsaufwand bei gleichzeitig höchstmöglicher Flexibilität gegenüber den heterogenen eingehenden Rechnungsdokumenten. Auch auf neuen, dem System bisher unbekannten Dokumenten, werden so die relevanten Daten schnell erkannt. Dieser selbstlernende Ansatz führt zudem automatisch zu einer laufenden Systemoptimierung.

Die erkannten Belegdaten werden an die weiterverarbeitenden Systeme wie ERP-System, FIBU, Workflow und Archivierung zur Verarbeitung übergeben. Bei Rechnungen mit Bestellbezug und ohne Bestellabweichungen wird das direkte Kontieren unterstützt. Bei der sogenannten „Dunkelverarbeitung“ werden Rechnungen von der Erfassung über die Prüfung bis hin zum Buchungsvorschlag automatisch verarbeitet. So können Sie die Rechnungsverarbeitung komplett automatisieren und enorme Kostensenkungspotentiale in Ihrem Unternehmen erschließen.

Der PROXESS Belegleser steht in zwei Varianten zur Verfügung: In der Basis-Variante werden Kopf- und Fußbereich eines Rechnungsbeleges ausgelesen. Hierzu gehören üblicherweise Rechnungsnummer, Kreditor, Netto- und Bruttobeträge und die Zahlungskonditionen. In der Expert-Variante werden zusätzlich die Positionsdaten einer Eingangsrechnung ausgelesen und weiterverarbeitet. Hierzu zählen Felder wie Artikelnummer, Bestellnummer, Menge, Anzahl, Einzelpreis, Rabatte etc.

Mit dem PROXESS Belegleser können Sie auch eingehende Bestellungen und Auftragsbestätigungen auslesen und so Ihr Bestell- und Auftragswesen optimieren.