HABEL® DMS

Die täglich steigende Fülle an Informationen auf Papier und digitalen Medien stellt Unternehmen vor ständig neuen Herausforderungen. Um alle Mitarbeiter sekundenschnell auf aktuellem Wissensstand über Informationen von Lieferanten und Kunden sowie Geschäftsprozesse zu halten, bietet das HABEL DMS eine intelligente Lösung, die wesentliche Organisations-, Verteilungs- und Sicherheitsaufgaben im Betrieb übernehmen.

HABEL DMS sichert, verwaltet und organisiert alle Informationen aus den verschiedensten Dokumenten eines Unternehmens wie Office-Dokumente, CAD-Daten, E-Mails, etc. nach einem automatisierten und absolut revisionssicheren Verfahren. Leistungsfähige Schnittstellen (COLD-Archivierung) gewährleisten eine sichere Archivierung der Dokumente aus ERP-, CRM- und FiBu-Programmen. Hochleistungsscanner erfassen in Sekundenschnelle eine Vielzahl von Papierbelegen und übergeben diese an das HABEL Dokumentenmanagementsystem.

HABEL DMS überzeugt beim unkomplizierten Auffinden von archivierten Daten. Über komfortable Suchmasken ruft der Anwender treffsicher alle Dokumente eines Geschäftsvorganges ab und erhält eine transparente Übersicht auf einen Blick. Von überall und jederzeit. Damit sind Sie sofort auskunftsbereit bei jeglichen Anfragen und entscheidungsbereit bei wichtigen geschäftlichen Verhandlungen. So bleibt auch Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig.

Hier sind vielfältige Lösungen mit erprobtem Praxisnutzen verfügbar, wie beispielsweise mit einem digitalen Vertragsmanagement für die sichere Überwachung von Verträgen und ein digitales Personalmanagement für die schnelle Einsicht in die Personalakten der Mitarbeiter. Ein Verschlüsselungsmodul für sensible Daten ist ebenfalls möglich. ZUGFeRD-Rechnungen und XRechnungen können mit dem HABEL DMS verarbeitet werden. Die optionale Belegerkennung liest Textinhalte aus und ermöglicht eine automatische Dokumentenprüfung und -freigabe bis hin zur automatischen Eingangsrechnungsprüfung und -buchung. Eine Anbindung der Standorte ist ebenfalls möglich, sodass an allen Niederlassungen standortübergreifend alle Informationen und Dokumente einheitlich abrufbar sind.

HABEL DMS ist mit unserer Workflowlösung erweiterbar und ermöglicht die automatische und elektronische Verteilung von Dokumenten im Unternehmen – schnell, einfach und standortübergreifend. Damit wird ein durchgängiger Informationskreislauf mit wesentlich kürzeren Durchlaufzeiten gewährleistet. Mehr noch: Für jeden Mitarbeiter ist jederzeit nachvollziehbar, an welcher Stelle und in welchem Bearbeitungsstatus sich die Dokumente befinden. Es entfallen Druck-, Kopier- und Versandkosten. Zudem können Termine leichter überwacht und Kompetenzregeln besser eingehalten werden.

Auf den Dokumenten können problemlos Notizen, Textmarken, Stempel und sonstige Markierungen angebracht werden. Mehr noch: Mithilfe der Versionierung kann auf ältere Versionen eines Dokumentes zugegriffen werden. So sind alle Änderungen und die verschiedenen Arbeitsstände jederzeit nachvollziehbar. Die optional erhältliche Exportfunktion auf externe Medien sorgt für zusätzliche Unabhängigkeit und variablen Einsatz.

Bei Eingabe eines einzigen Suchkriteriums – etwa einer Auftragsnummer – präsentiert die HABEL Recherche in Sekundenschnelle gleich den gesamten Vorgang auf dem Bildschirm: Anfrage, Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und alle weiteren Belege sowie sämtliche Korrespondenz geben Aufschluss über den vollständigen Geschäftsvorgang. Wie das geht? Ganz einfach: HABEL legt bereits beim automatischen Archivieren alle Belege und Dokumente fein säuberlich beim entsprechenden Vorgang ab.