PROXESS® for Office 365

Die Integration von PROXESS in die Office 365 Suite bietet einfache und schnelle Möglichkeiten, um individuell Dokumente und Informationen aus dem eigenen Arbeitsumfeld im allgemeinen Unternehmensarchiv rechtssicher abzulegen. Um die manuelle Ablage und Indexierung schnell und komfortabel zu machen, werden Sie durch viele hilfreiche Tools unterstützt.

Die Funktionen im Überblick

  • Archivierung aus Outlook, Word, Excel, PowerPoint 365 heraus

  • Rechtssichere Archivierung in Echtzeit

  • Archivierung von Dateien und E-Mails im Ursprungsformat

  • Einfache Integration als Add-In

  • Für App und Desktop Version verfügbar

  • Ablagetemplates und Rückgriff auf Stammdaten zur Indexierung

  • Kennzeichnung archivierter E-Mails

  • Für Microsoft 365 Online oder Microsoft Exchange Server Hybrid

Office 365-Dokumente schnell und rechtssicher archivieren

Informationen und Absprachen, die früher auf schriftlichem Wege per Post oder Fax geklärt wurde, werden heute fast nur noch über E-Mail vorgenommen. Mit unserem Modul PROXESS for Office 365 können Sie individuell E-Mails und deren Dateianhänge aus Outlook 365 im allgemeinen Unternehmensarchiv ablegen.

Weitere individuelle Office 365-Dokumente, wie Korrespondenzen, Präsentationen, Kalkulationen etc. können Sie ebenfalls direkt aus der App heraus ins Archiv schicken.

Sparen Sie sich eine Weiterleitung an Kollegen und damit verbundene Doppel- und Mehrablagen. Auch während der Urlaubszeit oder bei Krankheit können die Kollegen alle wichtigen Informationen schnell finden und bei Bedarf sogar weiter bearbeiten.

Einfache Integration als Add-In

Die Integration der Archivierungsfunktion ist ganz einfach über das jeweilige Add-In-Menü möglich.

Archivierung im Original-Dateiformat

Office-Dokumente, E-Mails und deren Anhänge werden im Originalformat archiviert. Archivierte E-Mails können so wieder mit Outlook geöffnet und erneut versendet werden. Archivierte Office-Dokumente können weiterbearbeitet und versioniert werden.

Echtzeitarchivierung

Alle archivierten Office-Dokumente stehen sofort im Archiv zur Verfügung und können von den Kollegen gefunden werden.

Gewohnte Indexierungsmasken

Bei der Archivierung greifen Sie auf die gewohnten belegartspezifische Archivierungsmasken zurück, die Sie bereits aus dem PROXESS Web Client kennen.

Intelligente Unterstützung bei Indexierung

Ablagetemplates für wiederkehrende Ablageszenarien, sogenannte PROXESS-Schnellablagen, unterstützen Sie bei der Indexierung. Zusätzlich können Sie auf Stammdatensätze aus Ihrem führenden IT-System zurückgreifen.

Archivierte E-Mails werden getaggt

Archivierte E-Mails werden automatisch als „archiviert“ markiert. Über diesen Weg können Sie sich auch alle archivierten Mails in Ihrem Outlook-Konto auf einen Blick aufrufen.

Rechtssichere Ablage von E-Mails

Durch die Archivierung im PROXESS-Archiv sind Ihre E- Mails und Dateianhänge rechtssicher abgelegt. Dies ist bei einem Verschieben von E-Mails in das von Outlook integrierte Archiv nicht der Fall.

Für App und Desktop Version verfügbar

Die Nutzung der Add-Ins für Word, Excel, PowerPoint und Outlook ist sowohl in der jeweiligen App als auch in der Desktop Version von Office 365 möglich.

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