New Work – Wie wir in Zukunft arbeiten wollen

Wie unterstützt ein fortschrittliches DMS bei der Digitalisierung der Unternehmensprozesse? Was vereinfacht die Organisation von hybriden Arbeitsweisen und optimiert ganz nebenbei den Workflow? In unserer „New Work“-Serie werden wir Ihnen in den kommenden Wochen an dieser Stelle einen Überblick über die Herausforderungen neuer, digitalisierter Arbeitsweisen mit passenden Lösungsmöglichkeiten und Tools bieten.

Was haben wir aus der ersten Welle gelernt?

Die erste Welle der Corona-Pandemie und der damit verbundene Lockdown im Frühjahr 2020 haben viele Unternehmen und ihre Mitarbeiter ganz unvermittelt ins kalte Wasser geworfen. Seit einigen Monaten ist die Arbeit aus dem Homeoffice zum „New Normal“ geworden und erfreut sich zunehmender Beliebtheit. Sieht man von der Doppelbelastung aller Eltern, die als „Co-Trainer“ das Homeschooling ihrer Kinder begleiten müssen, einmal ab. Dennoch – ein komplettes Zurück zu alten Herangehensweisen wird es sicherlich auch nach dem zweiten Lockdown nicht geben. Selbst skeptische Arbeitgeber*innen wie Arbeitnehmer*innen haben die Vorteile von Heimarbeit erkannt. Egal ob 100 % Homeoffice oder hybride Arbeitsweise – erstaunlich gut und leistungsfähig hat in vielen Fällen die Zusammenarbeit auf Distanz in mittelständischen Unternehmen sowie Großkonzernen in den vergangenen Monaten funktioniert. Glücklich konnten sich dabei die Unternehmen schätzen, die bereits vor Corona einen hohen Digitalisierungsgrad vorzuweisen hatten, bereits schwimmen konnten. Alle anderen mussten oder müssen es jetzt schnell lernen, um nicht unterzugehen.

Neben den positiven Effekten bringt die „neue Normalität“, wie kann es anders sein, neue Herausforderungen mit sich. Wie wird der sichere Zugang zu Dokumenten gewährleistet, ohne das unberechtigte Personen Einsicht und Zugriff haben? Wie kommen dezentralisierte Mitarbeiter an postalisch eingegangene Dokumente? Wie können Versionskonflikte verhindert werden? Wie können analoge Geschäftsprozesse jetzt digital organisiert werden und dabei die Transparenz für dezentral arbeitende Mitarbeiter erhalten bleiben? Fragen, die es zu klären gilt.

Dokumentenzugriff aus dem Homeoffice – ja, aber bitte sicher

Unsere Dokumentenmanagement-Lösungen zielen stets darauf ab, unseren Anwendern den Weg in die digitale Welt von Arbeit 4.0 zu erleichtern. So konnten wir gerade zu Beginn der Corona-Krise bei der kurzfristigen, häufig unplanmäßigen Umstellung auf Heimarbeitsplätze langjährigen wie neuen Kunden eine große Hilfestellung bieten. Denn ein ortsunabhängiger und gleichzeitig sicherer Zugriff auf Dokumente per Web Client ist das A und O, wenn es um die Arbeit aus dem Homeoffice oder hybride Arbeitsweisen geht.

Optimierung des gesamten Workflows – zum Beispiel Rechnungseingang

Eine zukunftssichere DMS-Lösung wie PROXESS 10 hilft nicht nur Dokumente jeder Art über komfortable Suchmasken schnell und standortübergreifend zu finden, sondern auch die Arbeitsabläufe zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Eingangsrechnungen können digital eingelesen werden, automatisiert in den angeschlossenen ERP-Systemen weiterbearbeitet werden und schließlich mit einem fertigem Buchungsvorschlag in die FiBu übergeben werden. Dokumente – Kostenrechnungen zum Beispiel – können elektronisch verteilt werden und mit einer browserbasierten Workflow-App digital durch interne Prüfungs- und Freigabeprozessen geschleust werden. Dabei steuert ein umfangreiches Benutzermanagement und Sicherheitskonzept die Zugriffsrechte auf die digitalen Dokumente bis ins kleinste Detail.

Versionskonflikte vermeiden – Collaboration geht so einfach

Während im Büro das Bearbeiten von Dokumenten auf direktem Wege per Zuruf besprochen werden kann, kommt es bei Absprachen per Mail erfahrungsgemäß häufig zu Versionskonflikten. Um diese zu vermeiden, ermöglicht beispielsweise die Check In-/Check Out-Funktion von PROXESS 10 das „Auschecken“ von Dateien aus dem Archiv zur lokalen Bearbeitung auf dem Desktop. Währenddessen sind sie zwar weiterhin von allen Anwendern recherchier- und sichtbar, können aber nicht verändert werden. Anschließend wird die geänderte Datei beim Einchecken automatisch als neue Version archiviert. Diese Vorgehensweise spart Zeit und verbessert den Workflow. Denn Dokumente müssen nicht mehr hin- und hergeschickt werden, da alle relevanten Personen direkt auf das zu bearbeitende Dokument zugreifen, es bearbeiten sowie die vorherigen Versionen einsehen können.

Auch die Cybersicherheit profitiert vom Prozessen, die innerhalb eines organisierten Dokumentenmanagementsystems stattfinden, denn Abläufe über die DMS-Lösung bieten weitaus weniger Angriffsfläche als ein ständiger E-Mail-Verkehr, was gerade bei sensiblen Daten von Vorteil ist.

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