Auch Ihr Kassensystem bleibt 2020 nicht von Gesetzesänderungen verschont! Dies gilt vor allem für jene Unternehmen, die mit elektronischen Kassensystemen oder Bezahlsystemen jeglicher Art ihr Tagesgeschäft bestreiten. Ab dem 01.01.2020 tritt für all diese das erweiterte „Kassengesetz“ (Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen) in Kraft.

Kurz gesagt, es geht um die Pflicht für Unternehmen, Geschäftsvorgänge mit Bezahlvorgang, speziell Kassen- und Zahlungsbelege, originalgetreu vorzuhalten.
Um dieser Pflicht nachzukommen müssen die Systeme und die erzeugten Daten folgende Anforderungen erfüllen:

  • Die Daten müssen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.
  • Änderungen bei Journal-, Auswertungs-, Programmier-, und Stammdaten müssen jeder Zeit einfach nachvollziehbar sein und aufgezeichnet werden.
  • Alle erzeugten Belege und Ausgaben müssen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden.

Weiterhin müssen alle Kassenaufzeichnungen gemäß der GoBD und konform zur DSGVO für zehn Jahre elektronisch archiviert werden.

Der Einsatz einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) wird Pflicht

Weiterhin benötigen alle Kassen- und Bezahlsysteme ab dem 01.01.2020 eine sogenannte „Technische Sicherheitseinrichtung für elektronische Aufzeichnungssysteme“, kurz TSE. Diese muss zwingend durch das BSI zertifiziert sein. Wie dies im Detail ausgestaltet wird, erfahren Sie auf der Informationsseite des BSI direkt: https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/DigitaleGesellschaft/Grundaufzeichnungen/grundaufzeichnungen_node.html

Zusammengefasst erweitert eine TSE Ihre Kassensysteme um eine Sicherheitskomponente. Diese versieht jeden Ihrer Kassenvorgänge mit einer eindeutigen, elektronischen Signatur beziehungsweise einem Sicherheitsschlüssel. Daraufhin wird der Beleg zunächst archiviert und dann wieder als kompletter Datensatz an die Kasse zurückgesendet. Dies soll die nachträgliche Veränderung ausschließen. Sie basiert also auf einem System der doppelten Prüfung: Im Eigensystem und in einem Fremdsystem.

Hier gilt aber besondere Vorsicht! Oft werden Belege in Kassensystemen nicht direkt in ein Dokumentenmanagementsystem archiviert, sondern auf eine interne SD-Karte oder einem USB-Speicher! Diese ist in den seltensten Fällen mit revisionssicheren Datenbereichen ausgestattet. Außerdem nutzen viele dieser Archivierungsmethoden ein sogenanntes „Datencycling“. Sofern die Karte entsprechend voll ist und kein weiterer Speicher zur Verfügung steht, werden alte, vermeintlich irrelevante Daten überschrieben. Diese sind danach unwiederbringlich verloren!

Daher empfehlen wir zu jedem Kassensystem ein davon unabhängiges DMS. Außerdem ist es unbedingt erforderlich, den Prozess der Archivierung sowie die Schnittstelle zum Kassensystem per Verfahrensdokumentation zu beschreiben und bestenfalls von der Finanzaufsicht prüfen zu lassen. Denken Sie auch daran, etwaige Änderungen durch die Installation der TSE in Ihre bestehende Verfahrensdokumentationen mit aufzunehmen! Die TSE verfügt jedenfalls über eine standardisierte, digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung, welche ebenfalls zum Datentausch genutzt werden kann.

Was bedeutet das für Ihr Kassensystem?

Zunächst die guten Nachrichten – alle Änderungen treten gesetzmäßig erst nach einer Kulanzzeit zum 30.09.2020 in Kraft (ausgenommen PC-Kassensysteme). Bis dato haben Sie also noch die Möglichkeit, die nötigen Anpassung an Ihrer Infrastruktur vorzunehmen. Eine weitere wichtige Information ist, dass die Installation einer TSE die Funktion Ihrer Drittsysteme wie beispielsweise dem DMS oder ERP nicht, oder zumindest nicht maßgeblich behindert.

Das PROXESS DMS spricht nach wie vor per Schnittstelle mit Ihren Systemen. Die revisionssichere Archivierung bietet Ihnen dabei komplette Sicherheit bei der Aufbewahrung nach den Vorgaben der GoBD und der DSGVO. Auch die Recherchefunktion und die intelligenten Unterstützungsfeatures wie die ortsunabhängige Beleganzeige in der PROXESS DMS Web-Oberfläche unterstützen Sie bei der Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf die Wiederauffindbarkeit und Lesbarkeit Ihrer Belege.

Wirklich schlechte Nachrichten gibt es nur für jene, die noch kein Dokumentenmanagementsystem nutzen. Sollten Sie nachweislich gegen die Vorschriften des Kassengesetzes verstoßen, fällt zwar laut BFM kein unmittelbares Bußgeld an, jedoch werden Sie unweigerlich einer erweiterten Prüfung unterzogen! Diese begründet sich auf den Pauschalverdacht der Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflicht oder Aufzeichnungspflicht.

Sprechen Sie daher am besten noch heute mit einem unserer Experten und lassen Sie sich unverbindlich beraten. Wir helfen Ihnen gerne, Ihr Unternehmen fit für die Zukunft zu machen.

Externer Link zum Thema: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/2020-01-08-steuergerechtigkeit-belegpflicht.html, Bundesfinanzministerium, November 2019

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