Im zweiten Anlauf hat es nun geklappt. Im Juli 2019 wurden die GoBD vom Bundesministerium der Finanzen schon einmal veröffentlicht und „aufgrund weiteren Abstimmungsbedarfs“, kurz danach aber schon wieder zurückgezogen. Mit Schreiben des BMF vom 28. November 2019 ist die Neufassung der GoBD nun endgültig veröffentlicht. Die Änderungen gegenüber der Juli-Fassung sind marginal und beziehen sich auf ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung und genauere Formulierungen im Bereich der Kassenbuchungen. Die neuen GoBD gelten ab 01. Januar 2020.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) spielen bei der Digitalisierung Ihrer Dokumentenprozesse in Deutschland eine wesentliche Rolle. Die erste Fassung der GoBD gab es übrigens am 14.11.2014. Die jetzige Neufassung soll den technischen Ansprüchen und den aktuellen Standards bei der digitalen Datenverarbeitung und Buchführung gerecht werden. Die Fassung vom 28.11.2019 heißt nun offiziell GoBD 2020.

Was sich mit der GoBD 2020 für Sie ändert

  • Der Einsatz von Cloud-Technologie ist künftig ausdrücklich erlaubt.
  • Bei der Digitalisierung von Dokumenten und Belegen wird das mobile Scannen dem stationären Scannen gleichgestellt.
  • Die Verbringung der Papierbelege ins Ausland zur digitalen bildlichen Archivierung ist mit der Neufassung der GoBD jetzt möglich.
  • Eine Aufbewahrung der Originalversion in digitaler Form ist unter bestimmten Voraussetzungen nicht mehr nötig.
  • Die Änderungshistorie protokolliert die Änderungen der Verfahrensdokumentation.
  • Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung geben wichtige Hilfestellungen.
  • Die Einzelbelegpflicht und Zertifikatspflicht für elektronische Kassen gilt ab sofort.

Cloud-Technologie für die Archivierung nun ausdrücklich erlaubt

Die neuen GoBD werden den neuen Technologien gerecht. Ein Punkt, der hierbei hervorzuheben ist, ist die in Randziffer 20 der GoBD ausdrücklich erwähnte Cloud-Technologie, die für die Datenverarbeitung in der Cloud im Vollen oder in Teilen betrieben werden kann. Ein digitales Archiv in der Cloud zu betreiben ist dadurch möglich. Auch digitale Dokumentenprozesse, die mit Hilfe eines Workflow-Tools abgebildet werden, müssen nicht zwangsweise On-Premise auf dem eigenen Server laufen. Auch andere Szenarien sind nun rechtlich konform. Unter anderem bieten Unternehmen bereits heute das Klassifizieren oder Auslesen der Belege und Dokumente als Software-as-a-Service (SaaS) an.

Mobiles Scannen wird dem stationären Scannen gleichgestellt

Ein weiterer Punkt, der den Rahmen Ihrer digitalen Dokumentenprozesse erheblich erweitern kann, ist die Möglichkeit der Bilderfassung mit Hilfe von mobilen Endgeräten. Nachzulesen ist das in der GoBD in der Randziffer 130 im Zusammenhang mit der elektronischen Aufbewahrung. Hier wird der Begriff „Smartphone“ für die bildliche Erfassung verwendet. Ausdrücklich erlaubt ist auch das Scannen der Dokumente im Ausland, wenn diese dort entstanden oder empfangen wurden und dort direkt erfasst werden. Dies ermöglicht zum Beispiel das Scannen von Belegen mit dem Smartphone im Rahmen einer Dienstreise im Ausland.

Verbringung der Dokumente ins Ausland mit anschließender Digitalisierung jetzt legitim

Bislang war es umstritten, ob Dokumente ins Ausland gebracht werden und erst dann digitalisiert werden können. Gerade für Unternehmen mit einer Buchführung im Ausland war es kein leichtes Unterfangen. Mit der in Randziffer 136 klaren Regelung legitimiert die neue GoBD jetzt die Verbringung der Dokumente ins Ausland mit anschließender Digitalisierung der Belege.

Erleichterung bei der Konvertierung in ein In-House-Format

Bisher war es laut GoBD notwendig, dass Sie aufbewahrungspflichtige Unterlagen weiterhin im Originalformat archivieren auch wenn Sie diese in ein anderes, für Sie brauchbares oder unternehmenseigenes Format (In-House-Format) konvertieren. Unter gewissen Voraussetzungen ist laut Randziffer 135 der GoBD jetzt die Aufbewahrung der konvertierten Fassung in elektronischer Form alleine möglich. Allerdings sind die Voraussetzungen hierfür streng und dennoch klar geregelt, sodass die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung der Belege ausschließlich im In-House-Format konkret zu prüfen sind. So  müssen zum Beispiel Kontoauszüge nicht zusätzlich im PDF-Format oder im Papierformat archiviert werden, wenn die Belegfunktion durch das Vorhandensein strukturierter Kontoumsatzdaten erfüllt ist.  Auch vorhandene Altbestände im TIF-Format können Sie so leichter in ein modernes PDF-Format überführen.

Änderungshistorie für die Verfahrensdokumentation ist Pflicht

Die Wichtigkeit einer Verfahrensdokumentation wird in der Neufassung der GoBD 2020 noch deutlicher. Wer sich die 42 Seiten vom Bundesministerium der Finanzen einmal durchliest, wird schnell feststellen, dass der Hinweis auf die Verfahrensdokumentation in vielen Randziffern einen Platz gefunden hat. Die Dringlichkeit und Notwendigkeit einer solchen Dokumentation ist mit der Neufassung stärker ins Licht gerückt. Dies sollten Sie als klares Signal deuten, um hier entsprechend Sorgfalt walten zu lassen. Explizit hinzugekommen ist die Forderung, dass Änderungen an der Verfahrensdokumentation historisch nachvollziehbar sein müssen. Es reicht hierzu aus, die Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten (Randziffer 154). Wenn Sie bis jetzt keine Verfahrensdokumentation in Ihrem Unternehmen führen, dann wird es nun höchste Zeit.

Anlässlich der GoBD 2020 hat die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV) übrigens eine Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen veröffentlicht.

Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung

Zeitgleich mit den GoBD 2020 hat das BMF ein Dokument mit ergänzenden Informationen zur Datenträgerüberlassung veröffentlicht. Denn die GoBD sehen vor, dass im Rahmen einer Außenprüfung auf Verlangen der Finanzverwaltung – neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten – auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form bereit zu stellen sind. Da gerade diese Datenträgerüberlassung bei kleineren oder mittelgroßen Unternehmen zu Problemen führt, gibt dieses Dokument hierfür wertvolle und praktische Hilfestellungen.

Zertifikatspflicht und Einzelbelegpflicht für elektronische Kassen

Nach dem ebenfalls neugefassten § 146a Abs. 1 Satz 2 AO müssen bei elektronischen Kassen ab sofort das Aufzeichnungssystem und die Aufzeichnungen einer Kasse durch eine zertifizierte interne technische Sicherungseinrichtung (TSE) geschützt werden. So soll garantiert werden, dass alle Kasseneingaben protokolliert und später nicht mehr verändert werden können.

Jeder Geschäftsvorfall muss grundsätzlich einzeln, vollständig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden. In Randziffer 39 der GoBD  sind alle Ausnahmen beschrieben, bei denen von der grundsätzlichen Einzelbelegpflicht abgewichen werden kann. Diese sind ab jetzt allerdings so eng gefasst, dass sie faktisch zu einer Einzelbelegpflicht für elektronische Kassensysteme führen. Dabei kann der Beleg entweder in Papierform oder mit Zustimmung des Belegempfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat wie JPG oder PDF ausgegeben werden.

Fazit: Was bedeutet die neue GoBD nun für Sie?

Grundsätzlich gilt für die GoBD immer noch, dass Dokumente unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und verfügbar zu archivieren sind und vorgehalten werden müssen. Wir meinen, dass die neue GoBD 2020 klarer in der Formulierung geworden ist und Unternehmen besser dabei helfen kann die Digitalisierung in der Praxis umzusetzen. Damit kommt die neue GoBD der machbaren Unternehmenspraxis nochmals ein ganzes Stück näher und schafft dadurch mehr Klarheit und Rechtssicherheit. Bis zur nächsten Anpassung der GoBD sollten aber nicht wieder fast fünf Jahre vergehen.

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