Das neue PROXESS Workflow-Feature macht Dokumenten Beine

Unser neuestes Workflow-Feature ist da: PROXESS ToDo ist speziell dafür entwickelt, einfache, lineare Geschäftsprozesse abzubilden. Es richtet sich vor allem an kleinere Betriebe, die eine unkomplizierte und kostengünstige Lösung suchen, um ihre Dokumentenprozesse zu optimieren.

Nehmen wir eine kleine Bäckerei als fiktives Beispiel. Die Bäckerei bestellt regelmäßig bei einigen ausgewählten Lieferanten wie zum Beispiel Lebensmittelgroßhändlern in der Nähe. Dafür wünscht sie sich digital automatisierte Prozesse – ist aber als Betrieb möglicherweise zu klein, um ein mächtiges System wie den klassischen PROXESS Workflow zu wählen. Dafür gibt es jetzt eine Lösung!

Der Einfachheit halber (und weil wir im Jahr 2024 leben) kommen in unserem Szenario die Bestellbestätigung und der Lieferschein bereits per E-Mail als PDF in der Bäckerei an. Kurz darauf flattert die passende Rechnung in den digitalen Postkorb. Vorher wäre diese Rechnung nun erst einmal ausgedruckt, abgestempelt und signiert worden, wäre durch etliche Hände gegangen; im schlimmsten Fall wäre sie am Ende verschwunden.

Mit PROXESS ToDo gehört dieses Szenario auch in kleinen Betrieben der Vergangenheit an. Die digitale Rechnung wird automatisch durch den ToDo-Prozess geleitet, bis sie geprüft und bezahlt ist.

Simpel, aber immer noch flexibel

Ein Prozess in PROXESS ToDo kann anhand definierter Vorlagen automatisch in Kraft treten. Nehmen wir zum Beispiel unsere Bäckerei, die monatlich immer dieselben Zutaten für ihren Regelbetrieb bestellt. Sobald eine solche monatliche Bestellung aufgegeben wird, startet künftig automatisch ein ToDo-Prozess, der alle notwendigen Schritte wie Bestellbestätigung, Wareneingang und Rechnungsprüfung umfasst.

Bei Bedarf kann eine definierte Prozessvorlage in PROXESS ToDo auch manuell gestartet werden. Nehmen wir an, die Bäckerei erhält einen Großauftrag für ihre berühmteste Hochzeitstorte. Der Bäcker kann in dieser Situation sofort manuell einen ToDo-Prozess starten, der bereits alle Schritte von der Planung über die Zutatenbeschaffung bis zur Auslieferung exakt dieser Torte abdeckt und hat stets alles im Griff.

PROXESS ToDo kann sogar für spontane Ad-hoc-Aufgaben genutzt werden. Erhält die Bäckerei zum Beispiel kurzfristig eine Anfrage für eine große Lieferung wild gemischter Brötchen, kann der zuständige Mitarbeiter sofort ein Ad-hoc-ToDo erstellen und den Prozess manuell durchlaufen lassen, um sicherzustellen, dass auch bei dieser Ausnahmebestellung nichts vergessen wird.

Gewohnt einfach und effizient

Die Eingabemaske von PROXESS ToDo ist bewusst einfach gehalten und umfasst vor allem die wesentlichen Kriterien und Schritte, die kleine und mittlere Betriebe üblicherweise benötigen. Gleichzeitig profitieren Nutzer von allen Vorteilen der bewährten PROXESS Workflow Oberfläche wie der leistungsfähigen Suchfunktion und vielem mehr.

Sie möchten PROXESS ToDo in Action sehen? Dann finden Sie hier eine umfangreiche Präsentation in unserer Webinar-Aufzeichnung mit unseren Experten York Dannenberg und Stefan Stahlhacke.