Den Papierberg im Unternehmen zu bezwingen ist eines der wichtigsten Vorhaben der Digitalisierung. Schränkeweise Akten aufzubewahren, in mühsamer Handarbeit abzulegen und im Zweifel wiederfinden zu müssen, ist der Albtraum eines jeden Unternehmers und seiner Mitarbeiter. Mit einem professionellen DMS, wie unserer PROXESS-Lösung, ist die Organisation, Zuordnung, Verwaltung und rechtssichere Ablage der Unterlagen längst keine Kunst mehr. Dennoch stellt sich oft die Frage: Kann das Original in den Papierkorb wandern oder muss es trotzdem aufgehoben werden? Des Rätsels Lösung kommt in zwei einfachen Worten daher: Ersetzendes Scannen.

Was ist Ersetzendes Scannen?

Wie der Name vermuten lässt, ersetzt der Scan hier das Original-Dokument und damit auch seine Aufbewahrungspflicht. Genauer wird das papiergebundene Dokument digital erfasst und zur elektronischen Weiterverarbeitung sowie Aufbewahrung in ein rechtssicheres DMS eingespeist. Somit muss der Papierbeleg anschließend nicht weiter archiviert werden. Unter welchen Voraussetzungen dies möglich ist und was es dabei zu beachten gilt, klingt zunächst sperrig – wir bringen Licht in den Papierdschungel.

Wann ist Ersetzendes Scannen möglich?

Die Basis für Ersetzendes Scannen schafft das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Government-Gesetz, kurz EGovG). Im Zuge dessen hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) technische Richtlinien namens TR-RESISCAN festgelegt, unter deren Einhaltung Sie die Papierberge endgültig der Mülltonne zuführen können. TR-RESISCAN stellt einen praxisorientierten Handlungsleitfaden dar, anhand dessen Anwenderinnen und Anwender eine sichere Umsetzung des Ersetzenden Scannens vornehmen können.

Die technischen Voraussetzungen

Das Wichtigste vorab: Das elektronische Dokument muss sowohl inhaltlich als auch bildlich mit dem Papierdokument übereinstimmen. Dabei muss nicht nur die unbedingte Lesbarkeit des Dokuments gegeben sein, sondern natürlich auch seine Vollständigkeit. Kommt es beispielsweise zu einem Gerichtsverfahren oder zu einer Steuerprüfung, müssen die Dokumente zweifelsfrei ausgelesen werden können. Weiterhin muss eine Manipulation der gescannten Dokumente ausgeschlossen sein. Ein professionelles DMS ist hierfür in der Praxis nahezu unumgänglich. Auf der einen Seite benötigen Sie also die passende Hard- und Software, auf der anderen Seite empfiehlt es sich auch personell genaue Zuständigkeiten festzulegen, damit die Qualität der Scans und die Konformität der Abläufe sichergestellt ist.

Die rechtlichen Voraussetzungen nach GoBD*

Bevor das Ersetzende Scannen losgehen und die Belege vergnügt den nächsten Papierflieger in die Tonne buchen können, sind die rechtlichen Voraussetzungen zu klären. Denn es gibt Dokumente, die trotz sicherster Technik im Original aufbewahrt werden müssen. Darunter zählen notarielle Beurkundungen und Verträge, Jahresabschlüsse und Bilanzen, Urkunden, Dokumente vom Zoll oder andere Unterlagen mit Wasserzeichen. Bevor ein Dokument also vernichtet werden kann, ist es wichtig, sicherzustellen, dass keine Aufbewahrungspflicht im Original nach GoBD vorliegt. (Weitere Infos zu Aufbewahrungsfristen finden Sie hier.)

Neben den rechtlichen Gründen, kann es auch aus Sicht der Qualitätssicherung sinnvoll sein, Dokumente im Original zu behalten. Welche Dokumente also unbedingt aufzubewahren sind, ist nicht nur eine rechtliche Frage, sondern sollte auch für jedes Unternehmen individuell festgelegt werden. Ein klarer Unternehmensleitfaden ist dabei hilfreich.

Auf den Scanner, fertig, los

Nach all der Theorie stellt sich nun die Frage, wie Ersetzendes Scannen in der Praxis aussehen kann. Ist sichergestellt, dass das betreffende Dokument nicht als Original aufbewahrt werden muss, kann es losgehen. Zunächst wird das Dokument zum Scannen vorbereitet. Ist es vollständig, unbeschädigt und natürlich auch wirklich das Original, kann der Scanprozess durchgeführt und der eingelesene Beleg weiterverarbeitet werden. Anschließend ist das Original zur Entsorgung bereit, wenn sichergestellt ist, dass die digitale Kopie in einem rechtskonformen Langzeitarchiv aufgehoben ist.

Als Orientierung dient der folgende Ablaufplan:

  1. Klärung der Aufbewahrungspflicht (nach GoBD und Unternehmensrichtlinien)
  2. Vorbereitung des Dokuments
  3. Durchführung des Scanprozesses
  4. Digitale Speicherung
  5. Verarbeitung des Scans
  6. Rechtskonformes Langzeitarchiv
  7. Entsorgung des Originals

Wie hilft ein DMS beim Ersetzenden Scannen?

Unser professionelles DMS begleitet Sie durch den Prozess des Ersetzenden Scannens und hilft dabei, die rechtlichen sowie technischen Gegebenheiten zu meistern.

Beispielsweise können Sie Belege mittels Scanner in das PROXESS-System einspielen, die dann per Barcodeverknüpfung verschlagwortet und automatisiert zugeordnet werden. Alternativ können Indexierungen auch manuell vorgenommen werden. Unser intelligenter Belegleser hingegen fungiert als universeller Rechnungsleser für gescannte Papierdokumente und übergibt diese an die weiterverarbeitenden Systeme. Dazu werden die erkannten Daten auf Konsistenz, Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft. Die Kontrolle erfolgt nach hochintelligenten Regeln, gestützt durch künstliche Intelligenz. Anschließend werden die gescannten Belege nicht nur in ERP-, FIBU- und Workflow-Systeme überführt, sondern natürlich zur Archivierung innerhalb des DMS auch in ein rechtskonformes PROXESS-Archiv. Dabei werden alle Bearbeitungsschritte genau dokumentiert und eine manipulationssichere Aufbewahrung des Scans ist sichergestellt.

Ersetzendes Scannen funktioniert bei PROXESS sogar per App

Mit unserer App PROXESS Now wird das Dokumentenmanagementsystem als mobiler Assistent ergänzt. Sie sorgt für eine schnelle Digitalisierung von Papierbelegen mit dem Smartphone oder Tablet. Abfotografieren, Beschreibung eingeben und hochladen, so einfach ersetzt die Applikation im Homeoffice oder in Desk-Sharing-Bereichen den Scanner und sorgt ortsunabhängig für eine rechtssichere Archivierung von Dokumenten.

*Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern

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