Für öffentliche Aufträge ist die E-Rechnung (elektronische Rechnung) bereits seit 2020 vorgeschrieben. Nach dem kürzlich verabschiedeten Wachstumschancengesetz tritt ab 2025 sukzessive eine E-Rechnungspflicht für den B2B-Sektor für alle Unternehmen in Deutschland in Kraft. Was bedeutet das? Wie ist der Zeitplan? Was genau ist eine E-Rechnung? Reicht es, eine Rechnung elektronisch zu versenden? Welche Kriterien gilt es einzuhalten und bringt die Regelung auch Vorteile für Firmen oder nur für die Finanzbehörden mit sich?
Definition E-Rechnung, Formate und Pflichten
Eine E-Rechnung ist mehr als eine bildhafte Rechnung, die elektronisch verschickt wird. Definiert nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU muss eine elektronische Rechnung in einem strukturierten Format ausgestellt sein, das nicht nur eine digitale Übermittlung, sondern auch eine automatische, elektronische Verarbeitung erlaubt, und zwar ohne Medienbrüche. Das heißt, sie muss weiterverarbeitenden Prozessen zugeführt werden und hierfür in Buchführungs- und ERP-Systeme importiert werden.
Zwei Formate haben sich bei uns in Deutschland dabei als gängige Formate herauskristallisiert:
ZUGFeRD, als Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und Einheitsformat für E-Rechnungen, das als Gemeinschaftsprojekt mehrerer Ministerien, Verbände und Unternehmen wie DATEV entwickelt wurde. Hier ist das PDF-Dokument der Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format kombiniert, sodass ein standardisiertes Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer etc. möglich ist. Gleichzeitig werden aber auch die Richtlinien der GoBD innerhalb Deutschlands und der Europäischen Union eingehalten.
XRechnung ist ebenfalls ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das von der „Koordinierungsstelle für IT-Standards“ (KoSIT) für die öffentliche Hand entwickelt wurde.
Ebenso möglich ist die Weiternutzung des weitverbreiteten EDI-Verfahrens zum elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, sofern es der europäischen Norm für E-Rechnungen EN 16931 entspricht.
Wie ist der Zeitplan und wann wird die E-Rechnung tatsächlich Pflicht?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, für Rechnungen im B2B-Segment E-Rechnungen auszustellen und zu empfangen.
Bis zum 31. Dezember 2026 gilt eine Übergangsphase, sodass Unternehmen jeder Größe bei Zustimmung des Empfängers noch zwischen E-Rechnungen und anderen Rechnungsformen wählen können.
Bis zum 31. Dezember 2027 gilt dies weiter für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro.
Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen für ihre B2B-Umsätze ausstellen.
Etwas komplizierter wird es für global agierende Unternehmen, denn die EU-Länder agieren nicht einheitlich. Angesichts der verschiedenen Einführungszeiten und auch Anforderungen in unterschiedlichen Ländern der Europäischen Union stellt die Einhaltung der E-Rechnungspflicht damit eine echte Herausforderung dar. In jedem Fall ist es für alle Unternehmen im B2B-Umfeld wichtig, rechtzeitig einen Plan zur möglichst automatisierten Umsetzung der Anforderungen zu finden, bei dem im besten Fall der E-Rechnungsprozess mit weiteren Optimierungen einhergeht.
PROXESS E-Rechnungslösung schafft einfachen, effizienten Prozess
Mit dem richtigen Softwarepartner und damit einhergehender Beratung ist die E-Rechnungspflicht nicht nur einfach umzusetzen, sondern bietet als digitaler Prozess im Unternehmen sogar vielfältige Optimierungsoptionen. Dazu offeriert PROXESS als DMS-Anbieter ein umfassendes Lösungsangebot in Kooperation mit der Insiders Technologies GmbH, dem Experten für automatisierte Rechnungserkennung und -verarbeitung. E-Rechnungen können von den gängigen Portalen abgerufen werden und mit Hilfe des PROXESS Beleglesers weiterverarbeitet werden. Das System stellt sicher, dass alle relevanten Rechnungsdaten im korrekten Format vorliegen und sowohl gesetzliche als auch unternehmenseigene Vorgaben für den Rechnungsaustausch eingehalten werden. Neben inhaltlichen und gesetzlichen Prüfungen, der Verifikation anhand der extrahierten Daten bzw. des Sichtbelegs inklusive Export über gewohnte Schnittstellen in beliebige ERPs, ECMs, Archive etc., ist so auch eine kontinuierliche Anpassung an gesetzliche Änderungen und Format-Updates gesichert. So wird die medienbruchfreie Integration einer KI-gestützten E-Rechnungslösung sowohl in das unternehmenseigene ERP-System als auch in das PROXESS DMS Archiv für einen sicheren und effizienten Ablauf geboten.
Revisionssichere Archivierung von E-Rechnung und weitere Potenziale
Erfolgt die Verarbeitung der E-Rechnungen direkt im eigenen ERP, bietet die automatische Archivierung im PROXESS DMS die vorgeschriebene Revisionssicherheit. Denn digitale Rechnungen müssen nicht nur zu jeder Zeit lesbar vorliegen, sondern stets unveränderbar aufbewahrt werden. Gleichzeitig müssen sie vor dem Zugriff Unbefugter als auch vor Verlust geschützt sein. Nicht zuletzt besteht die Pflicht zur lückenlosen Dokumentation, wenn es doch zu unerlaubten Zugriffen bspw. durch Cyberangriffe kommt.
Ein fortschrittliches Dokumentenmanagementsystem mit entsprechenden Tools ist von entscheidender Bedeutung, um Pflichten einzuhalten und gleichzeitig das volle Potenzial von E-Rechnungen auszuschöpfen. Es ermöglicht nicht nur die revisionssichere und GoBD-konforme digitale Archivierung von E-Rechnungen, sondern bietet auch einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff mit umfassenden Such- und Dokumentationsfunktionen.
In unserem Webinar „Pflicht oder Kür? Die E-Rechnung steht vor der Tür“ am 14. Juni von 11:00 – 11:45 Uhr zeigen wir Ihnen die Lösungsmöglichkeiten im Zusammenspiel mit PROXESS ausführlich und beantworten gerne Ihre Fragen. Melden Sie sich jetzt gleich an:
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