Sind elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) und der Versand von digitalen Rechnungen nicht das Gleiche? Zwar ist das eine weitverbreitete Meinung und doch sind es zwei Paar Schuhe, mal miteinander verknüpft, mal nicht. Denn eine eingescannte Rechnung, die per E-Mail eintrifft, ist beispielsweise noch lange keine „elektronische Rechnung“. Entsprechend geben wir in diesem Beitrag einen schnellen Überblick über die Begrifflichkeiten, Vorgaben und Pflichten, aber vor allem über die Potenziale, die E-Rechnungen genauso wie der elektronische Versand bieten. Dabei spielen Automatisierung und die damit einhergehende Erleichterung für die Verantwortlichen sowie auch eine GoBD-konforme Archivierung inklusive einfacher Suchfunktion eine Rolle.
Definition E-Rechnung
Der Begriff „E-Rechnung“ ist nicht eindeutig. So ist eine bildhafte Rechnung – ob eingescannt oder eine aus einer Word- oder Excel-Vorlage generierte PDF-Datei – gemäß Definition der EU-Richtlinie 2014/55/EU noch lange keine elektronische Rechnung, nur weil sie per E-Mail kommt. Dies ist letztlich „nur“ eine digitalisierte Papierrechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Eine automatische und elektronische Verarbeitung ist dabei nicht möglich. Doch genau das macht den Unterschied.
Eine E-Rechnung nach EU-Norm ist eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung, die nicht nur elektronisch übermittelt wird, sondern auch eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche offeriert.
Das bedeutet, dass sie direkt in die verarbeitenden Systeme wie Buchführungs- oder ERP-Software etc. importiert werden kann. Hieraus ergeben sich vielfältige Vorteile durch Automatisierung, Abgleichmöglichkeiten und Co. Nicht zuletzt ist es für Rechnungssteller gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes seit dem 27. November 2020 verpflichtend, elektronische Rechnungen gemäß europäischer Norm zu stellen. Dafür ist das strukturierte Datenformat XML für den elektronischen Rechnungsaustausch vorgegeben.
ZUGFeRD und XRechnung als Formate für elektronische Rechnungen
Hinter dem vermeintlich falsch geschriebenem „ZUGFeRD“ verbirgt sich ein Einheitsformat für E-Rechnungen, das als Gemeinschaftsprojekt verschiedener Ministerien, Verbände und Unternehmen wie DATEV entwickelt wurde. Als Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ kombiniert dieses Datenformat das PDF-Dokument der Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format und erlaubt ein standardisiertes Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer etc. Gleichzeitig erfüllen in diesem Format erstellte und verarbeitete elektronische Rechnungen die Richtlinien der GoBD innerhalb Deutschlands und der europäischen Union. Es garantiert also sowohl die maschinelle als auch menschliche Lesbarkeit gleichermaßen und lässt sich GoBD-konform archivieren.
Neben ZUGFeRD ist auch das Format XRechnung entstanden. Das ebenfalls XML-basierte Datenmodell gilt als einheitlicher Standard, um länderübergreifend und europaweit den Rechnungsaustausch von Behörden und Regierungen zu ermöglichen.
Revisionssichere Archivierung von E-Rechnung und weitere Potenziale
Zur Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufes hat der Gesetzgeber auch Anforderungen zur Ablage von elektronischen Rechnungen formuliert. So müssen E-Rechnungen zu jeder Zeit bspw. als PDF lesbar sein, was etwa durch das hybride Format ZUGFeRD grundlegend gewährleistet wird.
Zudem ist die Revisionssicherheit essenziell. Das bedeutet, dass digitale Rechnungen unveränderbar aufbewahrt werden und gleichzeitig vor dem Zugriff Unbefugter als auch vor Verlust geschützt sein müssen. Sollte es dennoch zu einem nicht zulässigen Zugriff – etwa durch einen Cyberangriff – kommen, muss eine lückenlose Dokumentation möglich sein. Hier kommen Systeme zur digitalen Archivierung ins Spiel, die Aufgaben rund um diese Anforderungen automatisiert und rechtssicher übernehmen.
Um das volle Potenzial von E-Rechnungen auszuschöpfen, empfiehlt es sich auf ein fortschrittliches Dokumentenmanagementsystem zu setzen, das eben weit mehr ist als „nur“ ein digitales Archiv. Denn diese Systeme ermöglichen nicht nur die revisionssichere und GoBD-konforme digitale Aufbewahrung, inklusive zeit- und ortsunabhängigem Zugriff mit umfassender Such- und Dokumentationsfunktion. Vor allem offerieren sie auch eine weitgehende Automatisierung der Arbeitsabläufe rund um die Verarbeitung, Prüfung und Buchung der eingehenden E-Rechnungen. Auch die Archivierung ausgehender E-Rechnungen mit gleichzeitigem E-Mail-Versand kann automatisiert durch ein DMS erfolgen.
Das größte Potenzial für Einsparungen und Ressourcenfreisetzung zeigt sich definitiv im Bereich des digitalen Eingangsrechnungsmanagements. So erledigen Lösungen wie das PROXESS-Modul „Digitaler Rechnungseingang“ die digitale, effiziente und transparente Verarbeitung von Eingangsrechnungen, die alle Standardprozesse – von der Belegerfassung bis zur Buchung – automatisiert über den zentralen Workflow bearbeitet. Durch die Nutzung der oben angesprochenen Standards wie XML wird ein entsprechendes Tool zum Eingangsrechnungsworkflow in die vorhandene IT-Umgebung eines Unternehmens, beispielsweise ERP oder FiBu, integriert. Dabei ermöglichen Lösungsmodule wie der „PROXESS Belegleser“ eine automatische Prüfung digital eingehender oder eingescannter Rechnungen auf Konsistenz, Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten sowie Beträge.
Und dieses Potential zur Optimierung gilt nicht nur für E-Rechnungen, sondern durch OCR-Erkennung auch für in Papierformat eingehende sowie rein bildhafte Rechnungen. Liege- und Transportzeit bei der Prüfung und Freigabe werden durch diesen digitalen, KI-gestützten Weg erheblich minimiert, während eine manuelle Erfassung und Prüfung im ERP-System entfallen.
Im Ergebnis spart ein digitaler Eingangsrechnungsprozess Zeit und Geld, während die Transparenz rund um den gesamten Prozess maßgeblich verbessert wird. Lesen Sie hierzu auch unseren Blogbeitrag rund um einen digitalen Eingangsrechnungsprozess.
Vorteile der E-Rechnung
Zusammenfassend lassen sich eine Reihe an Vorteilen und Einsparungspotenziale durch elektronische Rechnungen und die Digitalisierung damit zusammenhängender Prozesse nennen:
- Kosteneinsparung durch Verzicht auf Papier, Druckertinte, Porto und analoge Ablage
- Platzersparnis durch digitale Archivierung
- Digital einsehbar dank DMS orts- und zeitunabhängig
- Zeitersparnis und Schaffung von Ressourcen durch Automatisierung, die fehleranfällige und zeitintensive Arbeitsschritte minimiert
schnelleres Auffinden abgelegter Rechnungen - Übermittlung nahezu in Echtzeit
- Höhere Liquidität durch Kosteneinsparungen auf verschiedenen Ebenen
Einhaltung von Skontofristen dank automatisierter Erinnerung im DMS
Reduzierung von (kostenrelevanten) Fehlern - Zugang zu größeren Geschäftspartnern und öffentlichen Auftraggebern, da diese E-Rechnungen fordern
Viele Gründe also, nicht nur auf E-Rechnungen umzusteigen, sondern den gesamten Rechnungsprozess zu digitalisieren. Gern beraten wir Sie, wo Sie am besten ansetzen und wie Sie die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen auch dann vorantreiben, wenn Sie noch nicht auf elektronische Rechnungen umgestellt haben.
