Mit dem Stichtag 1. Januar 2025 wurde in Deutschland die E-Rechnung als neuer Standard für Geschäftsprozesse zwischen Unternehmen eingeführt. Für viele Betriebe führte diese Vorgabe zu erheblichem Stress auf den letzten Metern vor und teilweise auch nach dem Jahreswechsel. Im täglichen Kontakt mit unseren Kunden erleben wir dennoch, dass es weiterhin viele offene Fragen zur E-Rechnung gibt. Aus diesem Grund geben wir Ihnen in diesem Blog einen kompakten Überblick zu den am häufigsten gestellten Fragen.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für Unternehmen in Deutschland?
Mit der E-Rechnungspflicht sind Unternehmen in Deutschland ab 2025 dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten zu können. Die Ausstellung von E-Rechnungen wird in mehreren Schritten zur Pflicht:
- 2025 und 2026: Unternehmen können E-Rechnungen ausstellen, sind dazu aber noch nicht verpflichtet. Übergangsweise dürfen in diesem Zeitraum weiterhin andere Formate wie PDF-Rechnungen verwendet werden.
- Ab dem 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab dem 1. Januar 2028: Die E-Rechnung ist für alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend, unabhängig vom Jahresumsatz.
Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht gilt für alle steuerpflichtigen Leistungen im B2B-Bereich.Es gibt jedoch einige Ausnahmefälle, bei denen auch über das Jahr 2028 hinaus keine E-Rechnung erstellt werden muss.
Dazu zählen:
- Fahrausweise, die nach § 34 UStDV als Rechnung gelten,
- Kleinbeträge mit einem Bruttobetrag von bis zu 250 Euro,
- Leistungen von Kleinunternehmer, die in Deutschland unter die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG fallen,
- Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind. Darunter fallen Vereine oder staatliche Einrichtungen.
Welche rechtlichen Rahmenbedingungen müssen eingehalten werden?
Die Rechtsgrundlage für die E-Rechnungspflicht in Deutschland ist das Wachstumschancengesetz, das im Februar und März 2024 von Bundestag und Bundesrat verabschiedet wurde. Darin wird die E-Rechnung gemäß der Norm EN 16931 als verpflichtender Rechnungsstandard festgelegt. Deutschland setzt damit eine EU-Richtlinie aus dem Jahr 2014 um, die ursprünglich für öffentliche Aufträge verabschiedet wurde. Diese definiert ein „syntaxneutrales semantisches Datenmodell für die Kernelemente einer E-Rechnung sowie eine Liste zulässiger Syntaxen“. Vereinfacht gesagt: Rechnungen dürfen nur noch in elektronischen Dateiformaten erstellt werden, die bestimmte Standards erfüllen. Da diese Formate bereits existieren, müssen Sie als Unternehmen lediglich wissen, welche Formate zulässig sind.
Wie müssen E-Rechnungen archiviert werden?
Elektronische Rechnungen müssen stets im gleichen Format aufbewahrt werden, in dem sie übermittelt wurden. Sie dürfen in der internen Verarbeitung also nicht in ein anderes Format konvertiert werden. Unternehmen müssen zudem sicherstellen, dass E-Rechnungen so gespeichert werden, dass sie nachträglich nicht mehr verändert oder manipuliert werden können. Dabei gelten die GoBD-Richtlinien (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Wie ist die Rechtslage in Österreich und der Schweiz?
In Österreich und der Schweiz gibt es derzeit keine vergleichbare strenge gesetzliche Verpflichtung zur Nutzung elektronischer Rechnungen.
Österreich: Die elektronische Rechnungsstellung ist bereits heute im öffentlichen Sektor etabliert, und es gibt Bestrebungen, die E-Rechnung auch im B2B-Bereich gemäß der EU-Richtlinie EN 16931 einzuführen.
Schweiz: Als Nicht-EU-Mitglied ist die Schweiz nicht an diese Richtlinie gebunden. Dennoch orientiert sie sich an zahlreichen europäischen Standards und fördert die Digitalisierung der Rechnungsstellung. Die Nutzung von E-Rechnungen im B2B-Bereich bleibt dort bis auf Weiteres freiwillig.
Welche E-Rechnungsformate sind in Deutschland und der EU verbindlich zulässig?
E-Rechnungen müssen der Europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Die wichtigsten E-Rechnungsformate in der EU sind:
- XRechnung (Deutschland)
- ZUGFeRD (Deutschland)
- Factur-X (Frankreich)
- FatturaPA (Italien)
Wichtig zu wissen: Bei Geschäften mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland ist XRechnung das verbindliche Standardformat.
Wie funktioniert die XRechnung?
Eine XRechnung besteht aus einer reinen XML-Datei (Extensible Markup Language). Sie ist – was anfangs zu einer gewissen Verwirrung in so mancher Buchhaltung führt – nicht für die menschliche Lesbarkeit konzipiert, sondern enthält ausschließlich strukturierte Daten. Diese Daten können von einer kompatiblen Software ausgelesen werden, die aus der XML-Datei einen Sichtbeleg erzeugt.
Die XML-Struktur gewährleistet eine standardisierte Übertragung aller relevanten Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer, Datum, Beträge sowie Lieferanten- und Kundeninformationen. Ein großer Vorteil besteht darin, dass diese Daten automatisiert und fehlerfrei in die jeweiligen Buchhaltungssysteme übernommen werden können.
Wie funktioniert ZUGFeRD?
Im Gegensatz zur XRechnung ist ZUGFeRD ein hybrides Rechnungsformat. Es enthält sowohl strukturierte XML-Daten als auch eine visuelle Darstellung der Rechnung als die altbekannte PDF-Datei. Technisch gesehen handelt es sich bei ZUGFeRD um eine PDF/A-3-Datei, in die ein XML-Dokument eingebettet ist. Dadurch kann eine ZUGFeRD-Rechnung mit einem gewöhnlichen PDF-Viewer geöffnet und geprüft werden.
Wie können E-Rechnungen empfangen und verarbeitet werden?
Für die Nutzung von E-Rechnungen benötigen Sie eine kompatible Software. Sie müssen in Ihrem Unternehmen also sicherstellen, dass Ihre Systeme Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD verarbeiten können. Ein Beispiel für eine solche Lösung ist der PROXESS Belegleser, der als intelligente Schnittstelle für den gesamten Rechnungseingang dient. Dieses System automatisiert den Rechnungseingangsprozess und kann problemlos in bestehende ERP-, FIBU- und Workflowsysteme integriert werden. Ein andere Möglichkeit, wie Sie die neuen E-Rechnungsformate in Ihre bestehenden Workflows integrieren können, sind die PROXESS und HABEL Business Tools. Diese Tools stellen den Empfang der E-Rechnung, die Erzeugung des Sichtbeleg und die Archivierung im entsprechenden DMS sicher.
Wie können E-Rechnungen erstellt und versendet werden?
Analog zum Empfang lässt sich die Erstellung von E-Rechnungen auf verschiedene Arten in den vorhandenen Systemen eines Unternehmens integrieren. So können E-Rechnungen zum Beispiel direkt aus einer Finanzbuchhaltungssoftware oder einem ERP-System heraus erstellt werden. Der Versand kann per E-Mail als Anhang oder über spezielle Übertragungsprotokolle erfolgen.
Was gilt für E-Rechnungen bei grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen?
Für internationale Geschäftsbeziehungen lässt sich das von der Non-Profit-Organisation OpenPeppol entwickelte Peppol-Netzwerk nutzen. PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) wurde ursprünglich für den europäischen Markt entwickelt, wird aber mittlerweile auch international genutzt. Es basiert auf einem standardisierten E-Rechnungsformat und ermöglicht zusätzlich weltweit eine sichere Übertragung von Rechnungsdaten durch das sogenannte Vier-Ecken-Modell.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland bringt zahlreiche Veränderungen für Unternehmen mit sich. Während die Übergangsfrist bis 2028 etwas Spielraum bietet, sollten Betriebe schleunigst in die notwendige Software und Prozesse investieren, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Es ist schließlich auch zu ihrem eigenen Nutzen. Denn die neuen elektronischen Rechnungsformate machen viele Prozesse rund um die Buchhaltung langfristig einfacher, sicherer und effizienter.
