Die Frage, ob eine rechtssichere E-Mail-Archivierung für ein Unternehmen notwendig ist, ist leicht mit einem „Ja“ beantwortet. Doch die Frage nach dem wie und was ist da schon vielschichtiger. Muss jede E-Mail archiviert werden? Beziehungsweise darf überhaupt jede E-Mail archiviert werden? Was gilt es zu beachten?

Fragen, die wir gern klären, denn Unternehmen sind zwar gesetzlich verpflichtet, geschäftsrelevante E-Mails zu archivieren, eine zusammenfassend klare Vorgabe oder vorgeschriebene Methode gibt es dabei jedoch nicht. Vielmehr resultiert die Pflicht aus verschiedenen rechtlichen Bestimmungen, darunter

  • Aufbewahrungsfristen nach § 257 des Handelsgesetzbuchs
  • GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)
  • Abgabenordnung (AO)

Abhängig von der Unternehmensform, der jeweiligen Branche oder Inhalten der E-Mails können zudem noch spezifischere Gesetze greifen, wie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GBO), das Aktiengesetz (AktG) oder das Telekommunikationsgesetz (TKG) u. v. m.

Klingt nach Bürokratie-Chaos, ist in der Praxis mit Unterstützung von technischen Lösungen – wie einem fortschrittlichen Dokumentenmanagementsystem (DMS) – aber einfach umzusetzen. Gleichzeitig hilft eine entsprechende Software die E-Mail-Infrastruktur zu entlasten, Prozesse zu optimieren und die Effizienz der Anwender zu steigern. Nicht zuletzt ergeben sich dadurch weitreichende Vorteile in der Dokumentation von Geschäftsprozessen – inklusive Schutz vor Datenverlust und der Auskunft- und Beweisfähigkeit bei Rechtsstreitigkeiten.

Welche E-Mails müssen archiviert werden und welche dürfen nicht?

E-Mails müssen immer dann archiviert werden, wenn es sich dabei um einen Geschäftsbrief handelt oder die E-Mail einen steuerlichen Bezug hat. Grundsätzlich gilt dabei ein vorgegebener Aufbewahrungszeitrum von zehn Jahren für alle E-Mails, die Jahresabschlüsse, Bilanzen, Lageberichte oder auch Rechnungen und Buchungen enthalten.

In Bezug auf die Form der E-Mail-Archivierung gibt es zusätzliche elementare rechtliche Aspekte, die es zu beachten gilt: Die GoBD verlangen etwa die digitale Ablage von archivierungspflichtigen E-Mails im elektronischen Originalformat, unverändert und mit Anhängen.

Aber auch das Briefgeheimnis muss digital gewahrt werden, zum Beispiel bei privaten Mails. Ist Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern beispielsweise die private E-Mail-Nutzung gestattet, wird das Unternehmen sogar als Telekommunikationsanbieter mit entsprechenden Pflichten angesehen. Deshalb empfiehlt es sich, die private E-Mail-Nutzung ausdrücklich zu untersagen und dies schriftlich im Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung zu fixieren. Denn angesichts der Masse an eingehenden und versendeten E-Mails, ist eine Kategorisierung in archivierungspflichtige und nicht archivierungspflichtige E-Mails üblicherweise mit erheblichem Aufwand verbunden und in der Praxis kaum effizient umzusetzen. Es wird daher oft bevorzugt, einfach alle E-Mails zu archivieren. Auch, um Zugriff auf E-Mail-Vorgänge nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters oder im Urlaubs- bzw. Krankheitsfall zu haben.

Welche Möglichkeiten der rechtssicheren E-Mail-Archivierung gibt es?

Grundsätzlich ist zwischen der serverbasierten automatischen E-Mail-Archivierung und der manuellen interaktiven Archivierung über E-Mail-Clients zu unterscheiden. Bei der ersten Herangehensweise, der serverbasierten Archivierung, wird eine entsprechende Software auf dem Server installiert. Diese greift direkt am E-Mail-Server auf die unterschiedlichen Postfächer zu und legt alle ein- und ausgehenden E-Mails in einem rechtssicheren Archiv ab. Dabei ist zu beachten, dass das System regelbasiert und automatisiert alle E-Mails speichert. Mitarbeitende sind dementsprechend über das Verfahren zu informieren – darüber hinaus müssen sie aus Datenschutzgründen eindeutig zustimmen.

Bei der manuellen E-Mail-Archivierung hat der Anwendende selbst Einfluss darauf, welche E-Mails er archivieren möchte. So unterstützt beispielsweise die PROXESS E-Mail-Archivierung Microsoft Exchange und bietet eine Integration in den Microsoft Outlook Client und in Microsoft Outlook 365, Darüber hinaus hat der User die Möglichkeit, eine E-Mail einem Vorgang im Archiv zuzuordnen.

Hierzu im Folgenden mehr, denn zunächst sei noch gesagt, dass sich eine automatische und manuelle E-Mail-Archivierung über E-Mail-Clients auch kombinieren lassen. So wird ein umfassendes E-Mail-Management geboten, das auf der einen Seite sicherstellt, dass keine steuerrelevante E-Mail verloren geht. Auf der anderen Seite besteht die Möglichkeit der Vorgangszuordnung für mehr Transparenz und Optimierung der Arbeitsabläufe.

Vorteile durch E-Mail-Archivierung als Teil des DMS

Mit einer Lösung zur E-Mail-Archivierung werden geschäftsrelevante E-Mails automatisch und gesetzeskonform unter Berücksichtigung des Datenschutzes archiviert. Sie erhalten komfortable Suchfunktionen auf alle E-Mails sowie deren Anhänge. Aber erst in Verbindung mit einem DMS lässt sich die relevante Korrespondenz per Mail gezielt einem Geschäftsvorgang zuordnen. Ganz praktisch bedeutet das beispielsweise, dass eine Einkaufsrechnung direkt mit einer Lieferantenbestellung oder einem Kundenauftrag über gemeinsame Indexwerte im DMS verknüpft werden kann. Bei der Recherche eines Geschäftsvorfalls zu einem späteren Zeitpunkt findet der jeweilige Mitarbeitende so nicht nur die Dokumente aus dem ERP-System, sondern auch die dazugehörige E-Mail-Kundenkorrespondenz schnell und einfach wieder. Wird dem Kunden beispielsweise für die nächste Bestellung per Mail ein Rabatt versprochen, ist dem Vertrieb die E-Mail beim nächsten Auftrag ohne großen Suchaufwand ersichtlich. Die vorgangsbezogene Archivierung bietet dem Anwender somit entsprechend die Möglichkeit Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen.

Fazit:

Wer seine E-Mails also „nur“ rechtskonform archiviert, macht zwar erst einmal alles richtig, verschenkt aber großes Potenzial. Erst die Kombination einer rechtssicheren E-Mail-Archivierung in Kombination mit anderen Dokumenten im Archiv schafft ohne nennenswerten Mehraufwand elementare Vorteile innerhalb der Dokumentation und Optimierung von Geschäftsabläufen inklusive erhöhter Transparenz in den Vorgängen, Entlastung der E-Mail-Infrastruktur aber auch der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

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