Heute wird aufgeräumt – und zwar nicht nur die Ablage, sondern auch mit drei Vorurteilen über Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Denn die können wir einfach nicht so stehen lassen. Widmen wir uns gleich dem ersten ungerechtfertigten Mythos.

#1: Ein DMS ist nur eine digitale Archivierung

Das wäre ungefähr so, als würden wir sagen Pommes mit Mayo und Ketchup wären nur Kartoffeln. Mitnichten dient ein DMS lediglich der Ablage, was der kleine Zusatz „Management“ im Wort eigentlich schon vermuten lässt. So zum Beispiel ist es eine unumstößliche Tatsache, dass ein DMS die Grundlage für hybrides Arbeiten darstellt. Mit der digitalen Archivierung der Dokumente im DMS, stehen diese nämlich allen zugriffsberechtigten Personen komplett zeit- und ortsunabhängig zur Verfügung – optimalerweise über einen Web Client oder bei Integration direkt in den jeweiligen Programmen. Das Arbeiten im Homeoffice, von der Liege auf Ibiza oder doch im Büro wird somit problemlos und jederzeit möglich. Alle nötigen Dokumente können sicher abgerufen und verarbeitet werden.

Ein weiteres Feature macht ein DMS zu weit mehr als einem digitalen Archiv: die schnelle und unkomplizierte Suche von Dokumenten. Denn den durch Google gewohnten Such-Komfort im Alltag, bietet auch ein Dokumentenmanagementsystem. Gleichzeitig werden sowohl Metadaten als auch Dokumentinhalte blitzschnell durchforstet. Das kann mithilfe einer Volltextsuche oder einer Indexsuche wie einer Kunden- oder einer Projektnummer nach den eingegebenen Schlagworten geschehen. So werden Informationen und Dokumente schnell gefunden. Im Ergebnis bedeutet das: mehr Transparenz und mehr Zeit für die Kernaufgaben der Kolleginnen und Kollegen.

Übrigens revolutioniert ein DMS mit entsprechendem Erweiterungstool auch das Eingangsrechnungsprozedere. Dazu bieten die cleveren Systeme zum Beispiel eine automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung und -prüfung unter Einbezug KI-basierter Methoden. Außerdem sind dank des Dokumentenmanagementsystems eine Skonto-Einhaltung und so auf Dauer mehr Transparenz und eine erhebliche Kosteneinsparung gegeben. Mitarbeitende werden durch die digitalen und automatisierten Vorgänge entlastet und stehen motiviert weiteren Aufgaben zur Verfügung.

Nun haben wir schon ein Vorurteil widerlegt – doch es gibt noch mehr.

#2: Die Einführung eines DMS ist kompliziert und langwierig

Ein weiteres Vorurteil, das einem Dokumentenmanagementsystem zu Unrecht zuteilwird. Denn getreu der Devise „Think big, start small“ lässt sich ein DMS sukzessive einführen. Natürlich ist auch die vollständige Umstellung zu einem bestimmten Datum stets eine Option, aber in der Praxis beginnen viele Unternehmen mit der Einführung eines DMS in einer Abteilung oder für eine Belegart und weiten die Digitalisierung der Dokumente mit der Zeit dann Schritt für Schritt aus. Und das ist einfacher als allgemeinhin angenommen, denn grob betrachtet gibt es auf dem Weg zum neuen DMS genau vier Meilensteine:

Zunächst sollten sich alle Beteiligten auf das Projektziel einigen, das mit dem Umstieg auf ein DMS erreicht werden soll. Hierbei spielen aktuelle Bottlenecks, aber auch die Bedürfnisse der Key-User und das Budget eine Rolle.

Ist das erledigt, gilt es anhand dessen die richtige Software zu finden. Rechtssicherheit und GoBD-Konformität, die passenden Schnittstellen, ausdifferenzierte Zugriffsrechte sowie ein modularer Aufbau des Systems sind dabei wichtig. Gerade ein modularer Aufbau ermöglicht es, den Umfang des DMS je nach Bedarf auszubauen.

Nun starten wir auch schon in den dritten Schritt, die Projektphase. Im Rahmen eines Pflichtenhefts wird geklärt, welche Programme oder Dokumentarten vorliegen, welche Arbeitsprozesse digitalisiert werden sollen und ob Altdaten importiert werden sollen.

Schließlich und letztendlich der vierte Punkt: das Go-Live. Hier werden Schulungen durchgeführt sowie Feedbacks eingeholt, Dokumentationen geschrieben und schon läuft das DMS.

Mit ein wenig Planung und einem zuverlässigen Partner an Ihrer Seite ist die Einführung weder kompliziert noch langwierig – und sie lässt sich flexibel an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen.

Kommen wir zum nächsten hartnäckigen Gerücht.

#3: Ein DMS lohnt sich nur für große Unternehmen

Ein weiterer Trugschluss im DMS-Kosmos. Denn wer möchte die Zeitersparnis einer effizienten und intelligenten Suche, die mithilfe eines DMS möglich ist, den „Großen“ überlassen? Durch ein DMS werden Mitarbeitende sowohl in großen als auch in kleinen Unternehmen maßgeblich entlastet und gewinnen viel Zeit.

Ein anderer Aspekt, vor dem sich auch kleine Unternehmen nicht verstecken können, ist die geltende Gesetzeslage. Denn jedes digitale Archiv muss rechtssicher und GoBD-konform sein. Wer also nicht in einer Zettelwirtschaft hausen möchte, der sollte besser direkt auf ein zuverlässiges DMS setzen. Hier können sich auch kleine Unternehmen darauf verlassen, dass eine GoBD-konforme Archivierung stattfindet. Damit haben wir auch mit dem dritten Vorurteil über ein DMS aufgeräumt und Sie können getrost archivieren.

Bei genauerem Hinsehen wird deutlich, dass ein Dokumentenmanagementsystem vor allem Vorteile wie Transparenz, Entlastung der Mitarbeitenden und Optimierung der Arbeitsabläufe mit sich bringt. Im Ergebnis hilft ein fortschrittliches DMS im Arbeitsalltag Zeit und Geld zu sparen sowie Ressourcen für die Kernaufgaben freizumachen. Und das zeit- und ortsunabhängig in einer modernen, zunehmend hybriden Arbeitswelt. Fangen auch Sie an, Ihre Prozesse stärker zu digitalisieren und zu optimieren, um Potenziale bestmöglich zu nutzen. Gern beraten wir Sie umfassend über die Möglichkeiten und Tools für den nächsten Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation in Ihrem Unternehmen.

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