Dokumentenmanagement im Möbel- und Küchenhandel – ganz ohne Schubladendenken oder Insellösungen

Die perfekte IT-Infrastruktur bedeutet für jedes Unternehmen etwas anderes. Die Bedürfnisse sind so individuell, dass man sie fast mit der Konzeption einer Küche vergleichen könnte. Insellösungen in Form von Kochinseln in der Küche sind heiß begehrt – Insellösungen in Sachen Software sind in der Regel dagegen wenig sinnvoll. Das gilt auch für die digitale Archivierung und das Dokumentenmanagement. Denn gerade Unternehmen im Möbelhandel und Küchenhandel kennen ganz besondere Herausforderungen wie Kommissionsaufträge, individuelle Auslieferung und Montage, alles verbunden mit viel Papierkram und auftragsbezogenen Prüfroutinen. Daher empfiehlt es sich, auf ein Dokumentenmanagementsystem zu setzen, das genau auf die Bedürfnisse dieser Branche abgestimmt ist. Eine Lösung, die gleichermaßen maßgeschneidert wie modellierbar ist, so wie das DMS von PROXESS.

DMS mit Echtzeit-Zugriff und sicherem Plätzchen für Unternehmensdokumente

Mit der Integration eines Dokumentenmanagementsystems in die vorhandene Warenwirtschaft oder Küchenplanungssoftware lassen sich sowohl Transparenz als auch die Abläufe im Möbelhaus und Küchenstudio optimieren. Dank einer konsequenten und durchgängigen Digitalisierung der Auftragsdokumente von Anfang an, erfolgt die Auftragsbearbeitung schneller, effizienter und standortunabhängig. Denn bei der Bearbeitung stehen Unterlagen aus allen Filialen sofort zur zentralen Auftragsbearbeitung zur Verfügung. Auch hat der Kundenservice stets Zugriff auf alle relevanten Informationen, um den Service optimal durchführen zu können. Verloren geht dabei nichts, schließlich werden die Daten im PROXESS DMS rechtssicher und GoBD-konform archiviert.

Lückenlose Kommunikation mit den führenden Branchenlösungen

Damit das DMS nicht nur ein schicker Showroom der Funktionsvielfalt ist, sondern seine Vorzüge vollumfänglich einbringt, ist eine Kommunikation zum ERP-System unerlässlich. Schließlich sollen alle relevanten Informationen abgebildet werden – von der Kundenbestellung über den Einkauf, die Lieferung und Montage bis hin zur Rechnung, Zahlung und Reklamationsabwicklung. Daher bietet das DMS von PROXESS vielfältige Schnittstellen und agiert nahtlos mit allen führenden Branchenlösungen im Möbelhandel wie zum Beispiel MHS, ECORO und Cogito von SHD, WinMAX von Clasen sowie Möbelpilot von Bewidata. Besonders hilfreich ist dabei die bidirektionale Kommunikation der Systeme in Echtzeit.

Kommissionsbestellung oder Boutiqueware – im PROXESS DMS finden alle Bauteile zusammen

In Möbelhäusern und Küchenstudios gibt es zwei verschiedene Arten von Kundenaufträgen. Einmal geht es dabei um die Boutiqueware, die direkt aus dem Bestand abverkauft wird. Hier wechseln Geschirr, Bettwäsche oder Deko-Elemente recht unkompliziert die Besitzer.

Der Kauf von Tischen, Betten, Schränken, Küchen und Co. wird jedoch über einen individuellen Kaufvertrag abgewickelt: die sogenannte Kommissionsbestellung. Hier wird es etwas aufwändiger. Wird eine Küchenzeile oder ein Sofa in Auftrag gegeben, enthält diese Bestellung zahlreiche individuelle Positionen – darunter Stoff, Farbe, Anordnung, Größe etc. Dabei sind schon kleine Fehler oft folgenschwer. Das falsche Maß einer Arbeitsplatte hinterlegt oder eine inkompatible Mischbatterie beim Lieferanten bestellt und schon ist das ganze Projekt gefährdet.

KI-gestützte Prüfung von Auftragsbestätigungen

Auftragsbestätigungen zu den Kommissionsbestellungen trudeln im Einkauf beispielsweise als PDF per Mail ein. Dort werden sie mittels integrierter KI im PROXESS Belegleser analysiert und der jeweiligen Bestellung in der Warenwirtschaft zugeordnet. Die integrierte Warenwirtschaft liefert dabei die abzugleichenden Auftragsdaten.

Fehler bei der Übergabe von Maßen, Daten und Bestellnummern können hier durch eine Integration mit dem eingesetzten ERP-System sichtbar gemacht werden und rechtzeitig korrigiert werden. Das gelingt durch den Vergleich von Bestellung und Auftragsbestätigung eines Lieferanten oder durch Informationen aus dem Lager. Stimmen die Daten nicht überein, erkennt das System das automatisch und leitet eine Prüfrückkopplung zwischen Einkauf und Verkauf ein. Ein Beispiel wäre hier die Integration des AB-Scan von SHD, dessen Ergebnisse im Anschluss an das PROXESS DMS übergeben werden.

Unterstützung bei Auslieferung und Montage

Bei der Auslieferung und Montage von Möbeln oder Küchen gibt es erneut zahlreiche Dokumente: von Skizzen über Zeichnungen bis hin zu Abnahmeprotokollen, etc. Dank innovativer Lösungen wie dem mobilen Auslieferungsmanager von SHD, ist das Handling hier bereits deutlich optimiert. Er erlaubt Kunden-Unterschriften digital auf einem Handgerät. Die unterschriebenen digitalen Belege aus dem Auslieferungsmanager werden nach getaner Arbeit über eine Schnittstelle automatisch im PROXESS Archiv als elektronisch unterschriebene Auslieferungspapiere abgelegt und dem entsprechenden Vorgang zugeordnet.

Ein DMS ohne Schubladendenken oder Insellösungen ist das A und O

Wir stellen also fest, dass ein zuverlässiges DMS bereits ab dem Zeitpunkt der Kundenbestellung in die vorhandenen EDV-Systeme und in den Prozess der Auftragsabwicklung eingebunden sein sollte. So kann es unnötigen Papierkram und Fehlerquellen reduzieren. Gleichzeitig sorgt es für eine zuverlässige rechtssichere Archivierung und schnellere Prozesse. Doch auch Transparenz und Recherchen werden optimiert. Gibt es beispielsweise nach Abschluss eines Auftrags noch Fragen zur Bestellung, Lieferung oder Rechnung, ist über das DMS der gesamte Vorgang in Sekundenschnelle einsehbar. Eine unkomplizierte Stichwortsuche und natürlich der Zugriff für die Mitarbeiter direkt aus der Warenwirtschaftsmaske heraus bringen sogleich Licht ins Dunkel.

Fragt ein Kunde nach dem Status seines Auftrags, ist dieser beispielsweise für die Mitarbeitenden im Kundenservice direkt einsehbar. Die Antwort liefert das DMS innerhalb von Sekunden. Auch digitale Bilder, Reklamationsschreiben oder E-Mails lassen sich zum vorhandenen Auftrag hinzufügen. Vom Auftrag bis zur Rechnung finden alle Daten im DMS an einer zentralen Stelle zusammen.

Auch der Eingangsrechnungsprozess lässt sich hervorragend digital abbilden und optimieren. Wie dies gelingt, haben wir in unserem Blogbeitrag: Digitaler Eingangsrechnungsprozess – Was bedeutet das? Und was bringt es dem Unternehmen? erläutert.

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