Die digitale Archivierung von Dokumenten ist für Unternehmen heutzutage praktisch alternativlos. Sie ermöglicht einen schnellen, einfachen und ortsunabhängigen Zugriff auf wichtige Informationen, beendet die kostenintensive Archivierung von Papierbergen und verbessert die Sicherheit und Compliance im gesamten Betrieb.
Früher wurde Archivsoftware typischerweise direkt auf den Servern im Unternehmen installiert und mit den internen Prozessen verbunden. Heute stehen Unternehmen drei verschiedene Betriebsmodelle zur Verfügung:
1) die klassische On-Premises-Installation,
2) das Cloud-Native-Modell und
3) Software-as-a-Service (SaaS).
In diesem Beitrag beleuchten wir die Unterschiede dieser Modelle – speziell im Kontext der revisionssicheren digitalen Archivierung – und zeigen auf, welche konkreten Vorteile und Herausforderungen sie jeweils mit sich bringen.
Kurzdefinition: On-Premises, SaaS und Cloud-Native
Bevor wir tiefer in die Details eintauchen, werfen wir einen kurzen Blick auf die Definitionen und Unterschiede der gängigsten Betriebsmodelle:
- On-Premises: Die Archiv-Software wird direkt auf den eigenen Servern und in der eigenen IT-Infrastruktur des Unternehmens installiert und betrieben. Das Unternehmen verantwortet die gesamte Hardware, Software, Wartung, Updates und Sicherheit des Systems.
- Cloud-Native: Das Archiv basiert auf einer Anwendung, die speziell für die Cloud entwickelt wurde. Sie ist in der Regel in Microservices aufgeteilt, containerisiert und skalierbar. Sie kann sowohl in öffentlichen als auch in privaten Clouds betrieben werden. Je nach Ausgestaltung liegt die Verantwortung teilweise beim Unternehmen oder beim Cloud-Provider.
- Software as a Service (SaaS): Das Archivsystem wird als Dienstleistung über das Internet bereitgestellt. Der Anbieter übernimmt Hosting, Wartung, Updates, Sicherheit und Compliance. Der Zugriff erfolgt über den Webbrowser oder eine API.
Als nächstes sehen wir uns etwas tiefer die Vorteile und Herausforderungen an, die mit diesen drei Betriebsmodellen bei der digitalen Dokumentenarchivierung verbunden sind.
On-Premises: Volle Datenkontrolle, begrenzte Agilität
Viele Unternehmen, die ihre Archivierung in der Vergangenheit digitalisiert haben, haben eine On-Premises-Installation gewählt. Diese Entscheidung war häufig nicht nur alternativlos, weil dieses Modell lange Zeit die einzige Möglichkeit war, um die Vorteile der digitalen Archivierung in Anspruch zu nehmen. Das Archiv On-Premises zu betreiben, kann weiterhin einige Vorteile haben, die für bestimmte Einsatzzwecke nicht zu unterschätzen sind.
Denn On-Premises bedeutet, dass ein Unternehmen die vollständige Kontrolle über seine auf der eigenen Infrastruktur archivierten Daten behält. Das kann besonders in Branchen mit strengen Compliance-Anforderungen ein entscheidendes Kriterium pro On-Premises sein. Denn so lassen sich spezifische Sicherheitsrichtlinien mit maximaler Kontrolle erfüllen. Einen weiteren Vorteil bilden die tiefgreifenden Möglichkeiten zur Integration der Software in interne Workflows, Systeme und Prozesse. Auch ein Anbieterwechsel lässt sich in der Regel unkomplizierter gestalten als bei cloudbasierten Modellen.
Diesen Vorteilen stehen bei einem Archiv die typischen On-Premises-Nachteile gegenüber: Sie benötigen eine eigene Serverinfrastruktur inklusive ausreichendem Speicherplatz, Backup-Routinen und geeignete Sicherheitsmechanismen. Hinzu kommt, dass Updates und andere technische Wartungsarbeiten sowie alle Sicherheitsüberprüfungen intern erledigt werden müssen. Gibt es im Unternehmen strukturelle Veränderungen – zum Beispiel, weil sich Standorte oder Geschäftsprozesse oder -strategien ändern, wachsen zusätzlich die Anforderungen an die IT. Dieser operative Aufwand kann gerade in Zeiten knapper Ressourcen in der IT durch die ständig wachsenden Anforderungen der digitalen Transformation und den Fachkräftemangel eine nicht zu unterschätzende Herausforderung sein.
Cloud-Native: Zukunftssicher, hochmodern – und komplex
Cloud-Native-Archivlösungen adressieren die mangelnde Agilität des On-Premises-Modells. Sie sind von Grund auf für die Cloud konzipiert und bieten eine moderne, hochskalierbare Architektur, die sich flexibel an Unternehmenswachstum oder neue Anforderungen anpassen lässt – ob es um zusätzliche Standorte, neue Geschäftseinheiten oder steigende Dokumentenmengen geht. Zusätzlich vereinfacht die Cloud die Zusammenarbeit im Betrieb: Denn über den Datenzugriff am stationären Rechner hinaus ermöglicht dieses Modell nicht nur das mobile Arbeiten per Tablet, Smartphone oder Laptop, sondern App und Userinterface sind für den mobilen Zugriff konzipiert und optimiert.
Technisch gesehen, bietet ein Archiv, das in der Cloud arbeitet, darüber hinaus alle Effizienzvorteile Cloud-Nativer Systeme: Durch die Nutzung von Microservices und Containerisierung können Ressourcen effizienter genutzt werden und die Entwicklung und Bereitstellung von neuen Funktionen und Updates erfolgt ebenfalls schneller. Daneben verfügen Cloud-Native-Archivlösungen über eine hohe technische Widerstandsfähigkeit gegen Ausfälle und über die höchsten Sicherheitsstandards, da sie in hochmodernen Rechenzentren gehostet werden.
Beim Thema Archiv hat die Cloud noch einen weiteren großen Vorteil, den Unternehmen nicht unterschätzen sollten: Es bietet eine größere Zukunftssicherheit als das On-Premises-Modell. Warum ist das so? Im Zuge der Digitalisierung hat sich die enorme Bedeutung von Daten immer weiter herauskristallisiert. Archivierte Daten werden in Zukunft eine immer größere Rolle für strategische Unternehmensentscheidungen spielen. Dafür müssen sie sich jedoch technisch erfassen, verarbeiten und analysieren lassen. Diese Voraussetzungen erfüllt die Cloud viel besser als das lokale Rechenzentrum. Denn hier können zusätzliche Ressourcen wie Speicherplatz oder Rechenleistung, wie sie zum Beispiel für den Einsatz von KI-Modellen benötigt werden, flexibler und kosteneffizienter skaliert werden.
Auf der anderen Seite ist der Einsatz von Cloud-Nativen-System für die IT-Abteilungen vieler Unternehmen bis heute aber auch mit neuen Herausforderungen verbunden. Denn der Aufbau und Betrieb eines Cloud-Native-Archivs erfordert häufig ein Umdenken in der IT-Abteilung – weg vom klassischen Serverdenken hin zu DevOps, Container-Orchestrierung und Cloud-Security. Nicht jedes Unternehmen bringt diese Skills sofort mit.
SaaS: Revisionssichere Archivierung ohne IT-Ballast
Perfekte Skalierbarkeit, keine Wartungsaufgaben und IT-Investitionen, hohe Zugänglichkeit und zukunftsfähig: Wenn Sie das Archiv als Software as a Service beziehen, haben Sie alle Vorteile, die auch eine Cloud-Native-Lösung bietet. Was macht diese Lösung also so besonders?
Das SaaS-Archiv lässt sich im Unternehmen extrem schnell und mit geringen internen IT-Ressourcen implementieren und in Betrieb nehmen. Denn der Anbieter bringt in diesem Fall die komplette Infrastruktur, die für den Betrieb des Archivs benötigt wird, bereits mit. Dieses Modell beinhaltet hochsichere Server, eine einsatzbereite Anwendung und die volle Unterstützung bei der Anbindung der internen Geschäftsprozesse an die Archivsoftware. Das ist deshalb möglich, weil Sie mit dem SaaS-Model nicht Software und Hardware, sondern ein komplettes Dienstleistungspaket beziehen.
In der Praxis bedeutet das, nachdem das Archiv für ein Unternehmen vom Anbieter eingerichtet wurde, verfügen Sie out-of-the-box über eine revisionssichere Archivierung. Das System beginnt unmittelbar nach der initialen Einrichtung damit, die gewünschten Dokumente zu sichern, während Sie sofort den vollen Zugriff auf die archivierten Daten haben.
SaaS eignet sich deshalb ideal für Unternehmen, die:
- keine eigene IT betreiben wollen oder können,
- IT-Ressourcen gezielt auf das Kerngeschäft konzentrieren möchten,
- schnell starten und Compliance-konform archivieren müssen,
- langfristig Kosten kalkulierbar halten wollen.
Wartung, Sicherheitsupdates, Speichererweiterungen – all das übernimmt der Dienstleister. So bleibt die eigene IT entlastet, während die Archivierung dennoch höchsten Sicherheits- und Datenschutzanforderungen genügt.
Sicherheit schafft Freiraum
Die Managed Service Angebote von PROXESS verschaffen Ihnen die notwendigen Freiräume für Ihr eigentliches Business. Sie bieten einen kostengünstigen und sicheren Betrieb, für schnelle und erfolgreiche Projekte. Flexibel, skalierbar und immer up to date. Unsere umfassenden Managed Service Dienstleistungen werden Sie begeistern!
Im Webinar stellen wir unsere Managed Service Dienstleistungspakete für PROXESS vor.
Fazit: Welches Betriebsmodell passt zu Ihrem Unternehmen?
Die Wahl des richtigen Betriebsmodells für Ihre digitale Archivierung hängt von vielen Faktoren ab – unter anderem IT-Ressourcen, Compliance-Vorgaben, strategischer Ausrichtung und Zukunftsplänen.
- On-Premises kann sinnvoll sein, wenn maximale Datenhoheit und interne Integration Priorität haben – vorausgesetzt, die IT-Kapazitäten sind vorhanden.
- Cloud-Native eignet sich besonders für Unternehmen, die flexibel wachsen und Innovationen wie KI oder automatisierte Workflows nutzen möchten – bei entsprechender technischer Reife.
- SaaS bietet eine sichere, skalierbare und wartungsfreie Lösung, die Unternehmen ohne große IT-Aufwände revisionssichere Archivierung ermöglicht – schnell, zuverlässig und zukunftssicher.
Gerade im Hinblick auf steigende Anforderungen an Datenschutz, Zugänglichkeit und Effizienz lohnt sich die Entscheidung für ein modernes Archivsystem. SaaS-Modelle bieten hier häufig den besten Kompromiss aus Sicherheit, Flexibilität und Wirtschaftlichkeit – insbesondere dann, wenn Digitalisierung nicht als einmaliges IT-Projekt, sondern als kontinuierlicher Transformationsprozess verstanden wird.
