Digitalisierungsprozesse „step by step“ erfolgreich optimieren

PROXESS Dokumentenmanagement unterstützt Einzelfertigung und Qualtitäsmanagement bei der medizintechnischen Manufaktur ULTRADENT

Die ULTRADENT GmbH & Co. KG mit Sitz in München fertigt Behandlungsplätze, die bei Zahnärzten, Kieferorthopäden, Kieferchirurgen und in der Prophylaxe zum Einsatz kommen. Das Familienunternehmen produziert ausschließlich auf Bestellung und nennt sich daher zu Recht Manufaktur. Bereits seit 2009 digitalisiert und archiviert ULTRADENT unternehmerische Dokumente mit dem DMS PROXESS. Dabei hatte das Unternehmen mit der Archivierung eines Teilbereichs begonnen und sukzessive weitere Belegarten und Unternehmensprozesse hinzugenommen.

Optimal für technische Dokumentation

Auftragsbearbeitung, Buchhaltung, Einkauf und Produktion – alle Abteilungen nutzen das DMS PROXESS bei ULTRADENT. Neben kaufmännischen Belegen spielt die Archivierung und Versionierung von produktionstechnischen Dokumenten sowie Verfahrensanweisungen dabei eine herausragende Rolle. Wird im Rahmen der Herstellung eine Verfahrensanweisung oder Produktbeschreibung gesucht, recherchiert der Mitarbeiter am Bildschirm über das eingesetzte Qualitätsmanagementsystem e@sy process nach der Objekt- oder Vorgangsnummer. Von dort aus wird über einen direkten Link mit dem PROXESS Web Client sofort die passenden Arbeits- und Verfahrensanweisung aus dem Archiv aufgerufen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch das integrierte Änderungstracking. Bearbeitete und geänderte Anweisungen und Dokumentationen werden im Archiv automatisch versioniert. So ist es jederzeit möglich, auch ältere Versionen wieder anzuzeigen.

Weniger Ablage und Druckkosten – mehr Raum

Früher gab es viele Wände voller Aktenordner und es entstanden hohe Druckkosten. Mit jeder neuen
Version einer Produktbeschreibung füllten sich die Regale mehr. Später gab es ein zunehmend unübersichtliches Ablagesystem in Form von File-Ordnern. Vor dem Einsatz von PROXESS als digitales Archiv wurden auch alle QM-Unterlagen in Ordnern vorgehalten, zunächst als Papierordner, später als File-Ordner. Auch dank der digitalen Archivierung sehen heute die Büros und Werkstätten bei ULTRADENT modern und aufgeräumt aus.

Integration in das Qualitätsmanagement

Der Einsatz und Ausbau der Qualitätsmanagement-Software e@sy process gingen Hand in Hand mit dem Ausbau des digitalen QM-Archivs vonstatten. Durch PROXESS werden automatisch die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von QM-Unterlagen erfüllt. Außerdem sind die notwendigen Unterlagen schneller zur Hand. Denn die ULTRADENT-Mitarbeiter können aus der QM-Software heraus direkt auf die Unterlagen im PROXESS Archiv referenzieren. Sehr geschätzt wird dabei die Möglichkeit, sofort die gesamte Versionshistorie abrufen zu können. Auch die Suche nach einer Seriennummer ist schnell möglich. Wird beispielsweise eine neue Platine verbaut, kann die Seriennummer per Handheld-Gerät gescannt werden und es wird sofort die zugehörige Seriennummernliste aufgerufen. Über diesen Weg ist schnell die passende Einbauanleitung gefunden.

PROXESS liefert gebündelt alle Infos zu einem Auftrag

„Man kann sich die Bestellung eines neuen Zahnarztbehandlungsstuhls inklusive der technischen Ausstattung wie die Konfiguration eines Neuwagens vorstellen. Am Ende gleicht kein Stuhl dem anderen“, erklärt Tobias Reichardt, IT-Administrator bei ULTRADENT. Alle kaufmännischen Belege werden unter einer zentralen Klammer, der Auftragsnummer, abgelegt und archiviert. Die vollständige Auftragsdokumentation ist in zweierlei Hinsicht entscheidend: Zum einen müssen aus kaufmännischer Sicht alle Dokumente eines Auftrags schnell zur Hand sein. So sieht der Kundendienst sofort, welche Teile genau in diesem Behandlungsstuhl verbaut wurden. Da bei den technisch anspruchsvollen Behandlungseinheiten im Rahmen der Produktion auch eine umfangreiche technische Dokumentation anfällt, werden alle technischen Beschreibungen ebenfalls dem Auftrag zugeordnet bzw. mit ihm verknüpft. So sind die technischen Beschreibungen der Bauteile in der Produktion und im nachgelagerten technischen Kundendienst schnell über den Kundenauftrag abrufbar. „Ohne PROXESS würden wir uns im Informations- und Dokumentationsdschungel verirren, müssten viel länger suchen und wären bei weitem nicht so kundenorientiert aufgestellt, wie wir das heute sind“, meint Ludwig J. Ostner.

Alles begann mit einem Faxgerät

Doch zurück zum Anfang: Die Einführung von PROXESS startet im Jahr 2009 mit einem ganz praktischen Problem. Damals war der Wechsel von Bestellungen per Telefon oder Post auf Fax in vollem Gange. So wurde eine Faxsoftware eingeführt, die schon nach kurzer Zeit an ihre Kapazitätsgrenze bei der Speicherung der Belege stieß. „Unser betreuendes Systemhaus hatte als DMS-Lösung PROXESS im Portfolio und daher für dieses Problem sofort die passende Lösung. Da es schnell gehen musste, setzten wir PROXESS zunächst mit einer kleinen Lizenz singulär zur Archivierung unserer Fax-Kundenbestellungen ein.“ Schnell kamen dann weitere Belegarten hinzu. „Bei der Erweiterung von PROXESS sind wir ganz pragmatisch vorgegangen. Nach den Faxdokumenten nahmen wir uns einfach die nächsten Belegarten vor.“, so Ludwig J. Ostner.

„Mein Vater begann seinen Arbeitstag früher damit, die ersten ein bis zwei Stunden Briefe zu öffnen, zu lesen und intern zu verteilen“, erinnert sich Ludwig J. Ostner, Geschäftsführer bei ULTRADENT. „Heute läuft die komplette unternehmerische Kommunikation digital. Auf meinem Schreibtisch liegen aktuell noch zwei Zeitschriften und zwei Briefe.“

Schnittstellen gibt es heute zum eingesetzten Qualitätsmanagementsystem e@sy process und zur AS/400-Warenwirtschaft. Alle Ausgangsdokumente beider Systeme werden automatisch ins PROXESS Archiv übertragen. Ebenso kann der Zugriff auf das Archiv direkt aus den Oberflächen der beiden Systeme erfolgen.

Eingangsrechnungen digital bearbeiten

Bei ULTRADENT gehen zwischen 10 und 20 Eingangsrechnungen pro Tag ein. Alle Rechnungen laufen in einem E-Mail-Postfach zusammen. Von dort aus werden sie automatisiert in einen digitalen PROXESS-Eingangskorb übergeben und mit einem virtuellen Barcode ausgestattet. Damit sind die Eingangsdokumente bereits sicher und rechtskonform abgelegt und keine Rechnung geht mehr verloren. Nach der Erfassung und Bearbeitung in der eigenen AS/400-Warenwirtschaft werden die Rechnungen über einen automatischen Indexlauf mit den Belegmetadaten wie Lieferantennummer, Belegnummer, Datum etc. versehen und endgültig verschlagwortet. Anschließend erfolgen die Freigabe der Eingangsrechnungen durch die Geschäftsleitung per digitalem Freigabestempel über den PROXESS Web Client und die abschließende Buchung sowie Zahlung durch die Buchhaltung.

Key-User schaffen viel Akzeptanz

Ein Erfolgsgeheimnis bei der Einführung von neuer Software und neuen Prozessen ist es nach Johann L. Ostner, auf einzelne Key-User zu setzen und diese zu begeistern. “So kann man die Akzeptanz im gesamten Unternehmen stärken. Die Einführung der Lösung in einer Abteilung oder in einem Prozess machte andere Abteilungen neugierig und interessiert, PROXESS ebenfalls zu nutzen, sobald die Vorteile sichtbar wurden. So wird interne Digitalisierung quasi zum Selbstläufer.“ Tobias Reichardt empfiehlt zudem vor der ersten Einführung eines DMS auf jeden Fall einen Workshop, um frühzeitig Stolpersteine zu erkennen und eigene Anforderungen klar zu formulieren. Einen Tipp für mittelständische Unternehmen hält ULTRADENT noch bereit: Klein anfangen und langsam ausbauen, so dass der laufende Betrieb nicht gestört wird.

Hybrides Arbeiten mit PROXESS

Bei ULTRADENT sind generell alle Mitarbeitenden mit Notebooks und VPN-Zugang ausgestattet. Auch wenn der Geschäftsführer froh ist, dass derzeit wieder alle Kolleginnen und Kollegen im Büro sowie im Werk vor Ort arbeiten können, so half dieser Umstand während des Lockdowns. Nicht nur der Zugriff auf die Softwareprogramme sondern auch auf die Dokumente im digitalen Archiv war und ist so von überall aus möglich. Der Betrieb konnte daher eins zu eins weiterlaufen. Die Mitarbeitenden der Buchhaltung, die heute hybrid arbeiten, nutzen gerne vom Homeoffice aus den PROXESS Web Client und die darin integrierte Funktion des Kontierungsstempels.

Fazit

„Die Dokumentenmanagementlösung von PROXESS läuft äußerst stabil, hat Hand und Fuß und wir schätzen sehr, dass alles aus einer Hand kommt“, meint Tobias Reichardt abschließend.

Über ULTRADENT

Die ULTRADENT GmbH & Co. KG fertigt Behandlungsplätze, die bei Zahnärzten, Kieferorthopäden, Kieferchirurgen und in der Prophylaxe zum Einsatz kommen. Als Hans Ostner das Unternehmen ULTRADENT im Jahr 1924 in München gründete, folgte er Werten, die für ULTRADENT bis zum heutigen Tag verbindlich sind. Sein Anliegen war es, technische Errungenschaften auf Basis von Tradition und Erfahrung mit dynamischem Erfindergeist auf ein immer neues Innovationsniveau zu bringen. Diesem Leitspruch fühlt sich das Unternehmen nach wie vor verpflichtet. So fertigt ULTRADENT auch heute noch als mittelständisches Familienunternehmen, das sich zu den Vorteilen der Manufaktur-Herstellung bekennt, in München.