Digitalisierung und Klimaschutz: Wie ein DMS die CO2-Bilanz verbessert

Manchmal sind es die vielen kleinen Dinge, die einen großen Unterschied machen. Das gilt in jedem Fall auch für die Auswirkungen eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) auf den CO₂-Fußabdruck eines Unternehmens. Denn die Digitalisierung spielt beim Klimaschutz eine beachtliche Rolle. So zählt jeder eingesparte Ausdruck, wenn es darum geht, die Umwelt zu schützen und zu entlasten. Und das nicht nur, weil aktuell das Papier knapp wird und Großabnehmer wie Behörden und Verlage bereits stark vom Papiermangel betroffen sind. Neben dem bloßen Einsparen von Papier werden auch Drucker und Ersatzteile, umweltschädliche Toner, Tinte und Verpackungen reduziert oder fallen gar weg.

Das papierlose Büro ist also ein wichtiger Beitrag für den Klimaschutz und bietet weitere beachtliche Vorteile, denn ein digitales Dokumentenmanagement bringt neben Ressourcen- und Kosteneinsparungen vor allem eine Effizienzsteigerung mit sich. Das ist vielen Unternehmen zwar bewusst und doch reagieren sie oftmals zögerlich, denn die Umstellung bedeutet natürlich auch Veränderung. Allerdings zählt diese Ausrede immer weniger. Sowohl seitens der eigenen Mitarbeitenden als auch von externen Partnern und Kunden wächst der Wunsch nach mehr Nachhaltigkeit. Weiterhin an alten Strukturen und damit verbundenen Papierbergen festzuhalten, schadet nicht nur der Umwelt, sondern auch dem eigenen Unternehmen.

Die Einführung eines DMS: Eine Win-win-Situation für Business und Umwelt

Wie schon angesprochen schont die Einsparung von Papier in Form einer weitgehenden Digitalisierung von Dokumenten durch ein DMS nicht nur Ressourcen, sondern verringert auch Kosten. Gleichzeitig werden Möglichkeiten zur Optimierung der Prozesse im Unternehmen und erheblichen Effizienzsteigerung geboten. Keine physikalischen Ordner, die ganze Räume im Unternehmen in Beschlag nehmen, kein endloses Blättern und Suchen von Dokumenten aus dem letzten Jahr, keine unnötige Mehrarbeit. Da freuen sich, neben Umwelt und Klima, vor allem auch die zuständigen Mitarbeitenden.

Die digitalisierten Dokumente sind im DMS rechtskonform abgelegt sowie dank Indexierung schnell und einfach zu finden. Ein Schlagwort eingegeben und schon erscheinen die passenden Treffer sowie zusammenhängende Vorgänge. Das Durchforsten von Papieren in Ordnern ist damit Geschichte. Aufgrund der zuverlässigen Ablage der Daten ist es außerdem nicht nötig, Dokumente „sicherheitshalber“ doch noch einmal ausgedruckt abzuheften. Und nicht zuletzt stehen sie überall – ort- und zeitunabhängig – zur Verfügung.

Remote-Arbeit und Homeoffice sparen Fahrten und schonen die Umwelt

Durch den Einsatz eines DMS gehören unnötige Fahrten ins Büro der Vergangenheit an. Aufwendige Pendelei und genervte Mitarbeitende sind damit ebenso passé, wie hohe Kraftstoffkosten und natürlich die Belastung der Umwelt durch das Autofahren. Denn aus dem Homeoffice sind alle Dokumente im DMS problemlos nutzbar. Von Zuhause aus können berechtigte Mitarbeitende auf alle relevanten Daten zugreifen und ihre Aufgaben erledigen. Dokumente erstellen, prüfen, bearbeiten und rechtskonform sichern, ist ortsunabhängig und zu jeder Zeit möglich. Die Informationen gelangen auf diesem Wege außerdem gebündelt und prozessübergreifend in eine zentrale Plattform. So stehen beispielsweise auch wichtige Pläne etwa in der Baubranche digital zur Verfügung. Aufwendige Fahrten zur Baustelle oder das Hinterlegen von gedruckten Papierversionen an unterschiedlichen Orten entfallen. In anderen Branchen verbessert die 360-Grad-Betrachtung von Kunden- und Lieferantendaten den Service und die Kundenzufriedenheit. Neben der Effizienzsteigerung werden Unternehmen mit einem DMS auch den Anforderungen in Bezug auf Compliance, Datenschutz und Sicherheit gerecht. Als Teil der digitalen Transformation unterstützt ein Dokumentenmanagement die hybride Arbeitsweise und ein digitaleres Verständnis von Zusammenarbeit, bei der ein Team oder Geschäftspartner virtuell zusammenkommen. Das kann helfen Dienstreisen einzusparen, die den ökologischen Fußabdruck durch Flüge oder lange Autofahrten besonders belasten.

In Konsequenz zeigt sich: Wer an alten Prozessen und Abläufen festhält, stellt sich in Bezug auf die Möglichkeiten im Umweltschutz, der Wettbewerbsfähigkeit und im Recruiting-Bereich ein Bein. Denn neben mehr Effizienz und Produktivität im Betrieb hat jeder Beitrag zur Nachhaltigkeit auch nach außen eine Wirkung. Endverbraucher, Mitarbeitende und Geschäftspartner legen immer größeren Wert darauf, dass Firmen ökologische Ziele verfolgen und umsetzen. Ein Dokumentenmanagement hilft gleichermaßen kleinen und mittelständischen Unternehmen wie auch Konzernen dabei, Workflows durchgängig zu optimieren, Remote-Arbeit zu vereinfachen und nahezu nebenbei den Klimaschutz weiter voranzutreiben. Unser PROXESS DMS kann dabei mit vielen kleinen Schritten einen Beitrag zum Schutz der Umwelt leisten.

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