Schwere Vertragsordner, undurchsichtige Ablage, verpasste Kündigungsfristen, ungewollte Vertragsverlängerungen oder Fehlentscheidungen aufgrund von mangelhaften Informationen – all diese Fälle sind in Unternehmen keine Seltenheit, wirken sich jedoch oft negativ auf das Geschäftsergebnis aus. Mit einem digitalen Vertragsmanagement inklusive automatisierter Fristenüberwachung gehören diese nervenaufreibenden Szenarien weitestgehend der Vergangenheit an. Statt den gesamten Bestand an Leasing-, Miet-, Service-, Kauf- und Kooperationsverträgen in mühevoller Handarbeit zu verwalten, werden alle Dokumente in einem einheitlichen System gebündelt.
Das PROXESS Vertragsmanagement stellt die Vertragsdaten und -unterlagen für alle berechtigten Beteiligten jederzeit und überall bereit, sodass sie den Stand der Dinge ohne lästiges wie zeitraubendes Durchsuchen von Akten sofort einsehen können. Doch ein digitales Vertragsmanagement ist weit mehr als nur eine digitalisierte Ablage. So zeigen die integrierten Controlling- und Auswertungstools mit Liquiditäts- und Zahlungsplanung sowie die automatisierte Erinnerung zur Einhaltung von Kündigungsfristen auch Optionen zur Kostensenkung auf.
Wie optimiert das digitale Vertragsmanagement den internen Workflow?
Digitale Templates und automatisch hinterlegte Prozesse unterstützen von der Erstellung und Unterzeichnung über die Verwaltung bin hin zur Archivierung den gesamten Lifecycle aller Verträge. Nutzt man ein digitales Vertragsmanagement, dann fließen die Verträge über den digitalen Weg durch das Unternehmen – per webbasiertem Zugriff und Erinnerungsfunktion via E-Mail: Mitarbeiter müssen nicht mehr physisch in die unterschiedlichen Abteilungen gehen, Akten ausleihen, kopieren oder einscannen. Sie können digital abteilungs- und standortübergreifend sowie aus dem Homeoffice heraus gemeinsam an verschiedenen Ordnern arbeiten. Aber auch unterwegs ist ein Zugriff über einen Webclient möglich, so stehen beispielsweise bei einem Kundengespräch über wenige Klicks alle relevanten Vertragsinformationen zur Verfügung – egal, ob via Laptop, Tablet oder Smartphone.
Entsprechend sorgt ein digitales Vertragsmanagement für
Transparenz
Ohne umständliches Suchen sind alle Verträge inklusive ihrer zugehörigen Informationen schnell auffindbar. So wird der User beim Durchstöbern von Hunderten Dokumenten durch intuitive Such- und Filterfunktionen an die Hand genommen und erhält in nur wenigen Sekunden einen Überblick über alle vertragsrelevanten Dokumente: von E-Mails und Rechnungen über AGB’s bis hin zu Geheimhaltungsvereinbarungen und Korrespondenzen.
Für Transparenz sorgt auch eine integrierte Versions- und Vorlagenverwaltung, die automatisiert die einzelnen Schritte dokumentiert und unterschiedliche Versionen sichert.
Überwachung von Fristen und Aufgaben
Wer würde freiwillig auf einen Wecker verzichten, der an alles Relevante automatisch erinnert? Das PROXESS Vertragsmanagement warnt die Verantwortlichen per E-Mail bevor ein Vertrag ausläuft, wenn er gekündigt oder verlängert werden kann bzw. muss. So geraten entsprechende Vorgänge nicht in Vergessenheit, gleichzeitig sind Mitarbeitende stets informiert – ganz ohne hohen Rechercheaufwand.
Schutz von sensiblen Daten
Nicht selten handelt es sich bei Verträgen und dazugehörigen Dokumenten um vertrauliche Informationen. Das digitale Vertragsmanagement schützt diese durch ein ausführliches Berechtigungskonzept, das Verantwortlichkeiten und Zugriffsoptionen bis ins kleinste Detail regelt. So sind qualitativ unterschiedliche Berechtigungsstufen vom einfachen Leserecht bis zum umfangreichen Bearbeiten und Auswerten wichtiger Finanzdaten vorgesehen, die zusätzlich beispielsweise nach Vertragsart, organisatorischer Einheit und Funktionsgruppe oder auch personenbezogen zugewiesen werden können.
Nicht nur während des aktiven Bearbeitungsprozesses, sondern auch bei der langfristigen Archivierung der Verträge spielt Sicherheit eine maßgebliche Rolle. Hier können Möglichkeiten zur Anzeige oder Bearbeitung gesperrt werden. Dabei werden alle Verträge mit den Vorgangsdaten ihrer Bearbeitung im revisionssicheren Archiv oder auf Wunsch sogar in einem separaten Hochsicherheitsarchivmit zusätzlichen Sicherheitsmechanismen digital abgelegt. Selbstverständlich bleibt stets die Möglichkeit bestehen, einen bereits abgeschlossenen Vertragsvorgang bei Bedarf aus dem Archiv zur erneuten Bearbeitung zu reaktivieren.
Auswertung von Verträgen
Das PROXESS Vertragsmanagement verfügt über ein integriertes Controlling, wodurch die Liquiditätsplanung enorm vereinfacht wird. Budget- und Planzahlen sowie die Kalkulation von Einnahmen und Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum können berechnet und übersichtlich dargestellt werden. Mitarbeitende und Führungskräfte haben somit nicht nur den Überblick, sondern können Entscheidungen gezielt treffen und Kosten optimieren.
Das PROXESS Vertragsmanagement ist eine eigenständige Lösung, kann aber auch als modulares Tool in Verbindung mit dem PROXESS Archiv Anwendung finden.
