Aus den Augen, aus dem Sinn. Wer dieses Motto auch beim Vertragsmanagement geltend macht, der sollte die Portokasse schon mal auf Vertragsstrafen oder ungeplant verlängerte Gebührenzahlungen vorbereiten. Mangelndes Vertragsmanagement kann Unternehmen viel Geld kosten. Doch das ist noch nicht alles, denn auch die Nerven werden strapaziert. Das Auffinden von Verträgen, die vor Jahren in einen Aktenordner gewandert sind, kann zur wahren Zerreißprobe werden – für die Papierberge, Führungskräfte und die Mitarbeitenden. Und wo wir gerade dabei sind: Wie können wir eigentlich verhindern, dass Unbefugte nicht einen kurzen Blick in den Vertrag der Kollegin bzw. des Kollegen werfen oder sensible Daten gar komplett aus dem Papierstapel verschwinden? Zudem stellt sich die Frage, wie sich Laufzeiten, Verpflichtungen und Eckdaten der Verträge stets im Blick behalten lassen. Excel-Listen? Post-its? Alles im Hinterkopf? Nichts von alledem ist in der Praxis wirklich effizient. Wir sind uns also einig: Ein cleveres und vor allem digitales Vertragsmanagement muss her!
Geringer Rechercheaufwand – zu jeder Zeit, an jedem Ort
Bei der analogen Bearbeitung von Verträgen tun sich viele arbeitsintensive Fragen auf. Ist das vorliegende Dokument wirklich die aktuellste Fassung? Gab es dazu noch Korrespondenz? Wurde die fällige Gebühr bereits beglichen oder der Vertrag bereits fristgerecht gekündigt? Solche Beispiele gibt es viele – bei Kauf-, Miet-, Service-, Leasing-, Kooperations- oder Arbeitsverträgen. Mit einem digitalen Vertragsmanagement sind sie in kürzester Zeit beantwortet. Denn die Digitalisierung der Verträge ist weit mehr als nur eine übersichtliche Ablage.
Mithilfe von intuitiven Filter- und Suchfunktionen liefert das Vertragsmanagement von PROXESS alle relevanten Dokumente, die zum gewünschten Vertrag gehören. E-Mails, Korrespondenzen, Rechnungen, AGBs oder Geheimhaltungsvereinbarungen sind so in Sekundenschnelle einsehbar. Dank der integrierten Versionsverwaltung ist außerdem immer ersichtlich, wer was wann geändert hat.
Ein weiterer Vorteil des digitalen Vertragsmanagements liegt in der zeitlichen Flexibilität und der örtlichen Ungebundenheit. Kurzum, befugte Mitarbeitende können auch am Wochenende aus dem heimischen Gartenstuhl einen Blick in den Vertrag werfen, der ihnen einfach keine Ruhe lassen möchte. Gleichzeitig ist durch die Zugriffsbeschränkung sichergestellt, dass die sensiblen Vertragsdaten wirklich nur für die Personen nutzbar sind, die dazu berechtigt sind. Dafür sorgt ein detailliertes Berechtigungskonzept, das Verantwortlichkeiten und Zugriffsoptionen ganz genau definiert. Vom Leserecht bis zum Bearbeiten oder Auswerten der Daten sind verschiedene Berechtigungsstufen vorgesehen. Zusätzlich können diese beispielsweise nach Vertragsart, organisatorischer Einheit und Funktionsgruppe oder personenbezogen zugewiesen werden.
Optimierte Zusammenarbeit und lückenloser Informationsfluss – auch abteilungsübergreifend
Häufig betreffen die Verträge im Unternehmen mehrere Abteilungen. Ohne digitales Vertragsmanagement mussten Mitarbeitende die Vereinbarungen abholen, ausleihen, einscannen oder kopieren, um sich die nötigen Informationen zu beschaffen. Dass das weder effizient, noch mit einem ordentlichen Datenschutz vereinbar ist, liegt auf der Hand. Mit einem digitalisierten Vertragsmanagement lassen sich diese Abläufe ganz einfach optimieren. Denn dann können alle befugten Mitarbeitenden jederzeit auf die Vertragsunterlagen zugreifen – abteilungs- und standortübergreifend via Webclient. Das ist sowohl mit dem Laptop möglich, als auch unterwegs mit dem Tablet oder Smartphone. Ganz nebenbei spart die Digitalisierung hier eine Menge Papier ein.
Der Gamechanger: Die automatische Überwachung von Fristen
Das Beste haben wir uns bis zum Schluss aufgehoben. Denn das digitale Vertragsmanagement ermöglicht es, versehentliche Verlängerungen oder Fehler aufgrund von Informationslücken zu verhindern. Das Vertragsmanagement von PROXESS kennt alle Details und informiert auf Wunsch per E-Mail über fällige Fristen, anstehende Aufgaben des Vertragswesens oder nötige Zahlungen. Das verringert den Rechercheaufwand und die Fehlerquellen massiv und sorgt dafür, dass die Kapazität der „Hab-ich-im-Hinterkopf“-Dinge stark entlastet wird.
Außerdem bietet das digitale Vertragsmanagement eine integrierte Liquiditätsplanung. So können Sie mehrere Zahlungspläne pro Vertrag erstellen. Kalkulationen und Auswertungen von Zahlungsplänen sind auf diese Weise problemlos über mehrere Verträge oder Vertragsarten realisierbar. Durch dieses integrierte Controlling-Tool ist es Führungskräften möglich, fundierte Entscheidungen zu treffen, die schlussendlich ebenfalls zur Kostenoptimierung im Unternehmen beitragen.
