Digitaler Rechnungseingang bei der Lebenshilfe Heinsberg

Auch Einrichtungen im sozialen Sektor müssen wirtschaftlich geführt werden, wenn sie sich erfolgreich am Markt behaupten wollen. Die Lebenshilfe Heinsberg hat sich daher für den Einsatz des Dokumentenmanagementsystems PROXESS entschieden. Mit Hilfe der DMS-Lösung gestaltet der Verein die interne Bearbeitung von Rechnungen schneller und effizienter und kann zudem seine Dokumente gesetzeskonform archivieren.

Zur elektronischen Bearbeitung der Eingangsrechnungen optimiert die Lebenshilfe Heinsberg bereits seit 2013 ihren Eingangsrechnungsworkflow mit PROXESS. Vorher gingen Rechnungen dezentral an über 30 Standorten der Lebenshilfe ein und gelangten von dort über kurz oder lang in die Zentrale in Heinsberg, wo sie bearbeitet werden. Vom Eingang der jährlich etwa 20.000 Rechnungen über den Freigabeprozess bis hin zur Buchung und Ablage durchliefen die Rechnungen etliche Stationen und benötigten unnötig viel Zeit.

Mit PROXESS werden die in der Zentrale eingehenden Rechnungen direkt zur Weiterverarbeitung an die automatische PROXESS Belegerkennung und -verarbeitung übergeben. Dabei werden Papierrechnungen vorab gescannt; PDF-Rechnungen werden an ein definiertes E-Mail-Postfach geleitet oder gehen dort direkt ein. Nach der Belegerkennung werden die Rechnungen im Workflow dann sachlich geprüft, weitergeleitet, freigezeichnet und an das Finanzwirtschaftssystem Perfacto übergeben. Auch Taschengeldanträge werden über den digitalen Workflow geprüft und freigegeben. Abschließend werden alle Dokumente automatisch rechtssicher in PROXESS archiviert.

Durch den papierlosen Freigabeprozess profitiert der Verein neben der Zeit- und Kostenersparnis bei der Rechnungsbearbeitung auch von größeren Transparenz des gesamten Rechnungsprozesses. Zudem gehört die platzraubende und zeitintensive manuelle Archivierung von Papierrechnungen der Vergangenheit an.

Ein ausschlaggebendes Kriterium für die Wahl von PROXESS war die einfache und flexible Anpassungsfähigkeit der Software an die spezifischen Anforderungen der Lebenshilfe. Die Lösung deckt dabei bereits einen Großteil der geforderten Prozesse im Standard ab. Für das PROXESS DMS sprach auch, dass sich die Schnittstelle zur vorhandenen FIBU-Lösung Perfacto schon seit Jahren bei vielen PROXESS-Anwendern bewährt hat.

Über die Lebenshilfe Heinsberg

Eltern von Kindern mit Behinderung haben sich in den 1960er Jahren zusammengeschlossen und einen Verein gegründet. Sie wollten Therapie- und Fördermaßnahmen für ihre Kinder mit Behinderung selbst organisieren. Heute begleitet die Lebenshilfe Heinsberg 1.800 Menschen – Kinder, Jugendliche, Erwachsene und Senioren – die Förderung und Assistenz benötigen.  Deutschlandweit gibt es über 500 Lebenshilfe Orts- oder Kreisverbände. Die Lebenshilfe Heinsberg ist eine der größten Kreisverbände in Deutschland.