Digitaler Eingangsrechnungsprozess – Was bedeutet das? Und was bringt es dem Unternehmen?

Eine manuelle Erfassung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Darüber hinaus stoßen analoge Unternehmensprozesse in Zeiten hybrider Arbeitsweisen schnell an ihre Grenzen. Gerade wenn unterschiedliche Mitarbeitende an verschiedenen Orten gemeinsam an und mit Dokumenten arbeiten, sind Verzögerungen keine Seltenheit – auch bei der Eingangsrechnungserfassung und -bearbeitung. Doch in diesem Arbeitsbereich bedeutet das nicht nur Verschwendung von Zeit- und Mitarbeiterressourcen, sondern auch unnötige Mehrkosten – beispielsweise durch verpasste Skontiabzüge. Die Optimierung dieses Prozesses liegt ganz klar in der Digitalisierung: Denn ein digitaler Eingangsrechnungsprozess ebnet nicht nur den Weg zu schnelleren und transparenteren Prozessen, sondern entlastet gleichzeitig Mitarbeitende, reduziert Fehler und senkt Kosten langfristig.

Aber was steckt eigentlich hinter einem digitalen Eingangsrechnungsprozess, was kann dabei alles automatisiert werden und wie schafft dieser Workflow Transparenz?

Grundlagen eines digitalen Eingangsrechnungsprozesses

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung umfasst den Prozess, den Eingangsrechnungen vom Posteingang bis zur Verbuchung in der Buchhaltung durchlaufen und das digital statt in Papierform. Dabei werden sowohl die Dokumente als auch die Aufgaben digitalisiert. Dies geschieht bei wiederkehrenden Abläufen meist auf Basis einer vordefinierten Abfolge von Aktivitäten innerhalb der Organisation. So werden bei dem Eingang einer Rechnung alle Verarbeitungsprozesse – von der Belegerfassung über die Prüfung bis hin zur Buchung – über einen zentralen Workflow automatisch angestoßen. Mithilfe des PROXESS Moduls Digitaler Rechnungseingang wird für den Anwender ein digitaler Workflow erstellt, der den Prozess nicht nur zentral abbildet, sondern die digitalen Rechnungen auch vollautomatisiert und transparent durch das Unternehmen leitet – und zwar dorthin, wo sie als nächstes gebraucht werden. Dies beinhaltet auch die notwendigen Schnittstellen, um den Prozess nahtlos mit der vorhandenen IT-Umgebung des Unternehmens, inklusive ERP oder Finanzbuchhaltung, zu verknüpfen.

Entsprechend umfasst ein digitaler Eingangsrechnungsprozess folgende Schritte:

• Einlesen digitaler oder eingescannter Eingangsrechnungen
• OCR-Erkennung von relevanten Rechnungsdaten
• Automatischer Abgleich und Prüfung der erkannten Rechnungsdaten
• Digitale Weiterleitung
• Freigabe und Verbuchung
• Protokollierung aller Verarbeitungsschritte
• Rechtssichere Archivierung der Eingangsrechnungen und des Verarbeitungsprotokolls

Automatisierte Rechnungsverarbeitung und -prüfung mit KI

Alle eingehenden Rechnungen werden zur Auswertung an ein an KI-gestütztes Tool weitergeleitet. Relevante Daten – wie Rechnungsempfänger, -datum, -nummer, Kreditor aber auch Brutto-, Netto- und Mehrwertsteuerbeträge – werden automatisiert mit den hinterlegten Kreditorenstammdaten abgeglichen. Basierend auf mathematischen Regeln und KI-Methoden werden dabei Konsistenz, Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten und Beträge innerhalb einer Rechnung geprüft. So lassen sich Fehler frühzeitig erkennen und korrigieren. Das Modul PROXESS Belegleser bezieht zudem händische Korrekturen aus der täglichen Unternehmenspraxis mit ein. Dieser selbstlernende Ansatz führt zu einer laufenden Systemoptimierung im Hintergrund.

Digitale Bearbeitung

Der Weg einer Rechnung durch das Unternehmen kann automatisch (regelbasiert) oder manuell ausgelöst werden. Und er wird immer an die Anforderungen des Unternehmens angepasst. Verantwortliche Personen werden automatisch per E-Mail benachrichtigt oder sehen in ihrem Dashboard anstehende Aufgaben. Für die Mitarbeitenden gibt es klar strukturierte Abläufe und Verantwortlichkeiten. Zum Beispiel die Zuordnung zu einer oder mehreren Kostenstellen. Bei der Kontierung kann auf die unternehmensinterne Kontierungstabelle zurückgegriffen werden. So entsteht auch ein digitales Rechnungseingangsbuch. Außerdem können Mitarbeiter sehen, in welchem Bearbeitungsschritt sich eine Eingangsrechnung befindet, was für mehr Transparenz im gesamten Eingangsrechnungsprozess sorgt.

Ortsunabhängiger Zugriff und rechtssichere Archivierung

Trotz dezentralem Eingang von Rechnungen haben alle beteiligten und berechtigten Mitarbeitenden im Fall unserer Lösung über einen Webclient orts- und zeitunabhängig Zugriff auf den Verarbeitungsprozess. Damit ist die nötige Flexibilität, die eine hybride Arbeitswelt verlangt, sichergestellt. Auch die Informationstransparenz und interne Zusammenarbeit werden abteilungsübergreifend und nachhaltig verbessert. Nach Abschluss des Bearbeitungsprozesses erfolgt automatisch die rechtssichere und GoBD-konforme Archivierung der Rechnung. Alle durchgeführten Bearbeitungsschritte werden protokolliert und mit archiviert. So sind Dokumente und das jeweilige Bearbeitungsprotokoll jederzeit digital über das Archiv einsehbar, welches die Mitarbeitenden mithilfe von Schlagworten schnell und einfach durchsuchen können.

Zusammenfassend geht die Digitalisierung des Rechnungseingangsprozesses mit einer weitreichenden Optimierung des gesamten Eingangsrechnungsprozesses einher, die nicht nur die Durchlauf-, Liege- und Transportzeit bei der Prüfung und Freigabe erheblich minimiert. Auch Erfassungsfehler werden maßgeblich reduziert sowie die Einhaltung von Skontofristen einfacher. Im Ergebnis zeigt sich ein großes Einsparpotenzial an Ressourcen und Kosten.