E-Mail-Archivierung

Schützen Sie sich vor Datenverlust und werden Sie schneller auskunftsbereit durch ein unternehmensweites E-Mail-Archiv.

Wer kennt das nicht? Eine geschäftliche E-Mail wird versehentlich gelöscht oder geht in den Tiefen des persönlichen Postfachs verloren. Durch die Flut von cc-Nachrichten entstehen unzählige Parallelarchive mit unterschiedlichem Inhalt.

Mit der PROXESS E-Mailarchivierung werden geschäftsrelevante E-Mails automatisch und gesetzeskonform unter Berücksichtigung des Datenschutzes archiviert. Sie erhalten komfortable Suchfunktionen auf alle E-Mails und deren Anhänge. Zudem können Sie so Ihren E-Mail-Server entlasten.

Mehr Transparenz im Unternehmen

Oftmals liegen E-Mails im Postfach eines einzelnen Mitarbeiters und sind so nicht für andere Mitarbeiter einsehbar. Wichtige Informationen sind daher nicht für alle verfügbar. Das zentrale E-Mail-Archiv dagegen ist für alle Mitarbeiter im Unternehmen zugänglich. So gehen keine wichtigen Informationen, elementare Inhalte oder Absprachen verloren.

Gesetzliche Anforderungen erfüllen

Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet geschäftsrelevante E-Mails im Originalformat und unveränderbar zu archivieren. Mit dem PROXESS E-Mail Archiv erfüllen Sie die geltenden Vorschriften. Auch schützen Sie sich vor Datenverlust und gewährleisten Ihre Beweisfähigkeit bei Rechtsstreitigkeiten.

Automatische Archivierung aller E-Mails

Nicht nur eingehende E-Mails sondern auch ausgehende E-Mails können zentral beim E-Mailserver mit Dateianhängen an das PROXESS Archiv übergeben werden.

Weitere Vorteile der E-Mail-Archivierung

E-Mail-Server entlasten

Archivierte E-Mails können auf dem E-Mail-Server gelöscht werden. So wird Ihr E-Mail-Server entlastet. Auch sind die archivierten E-Mails bei einem Ausfalls des E-Mail-Servers weiter verfügbar.

Vorgangsbezogene Archivierung

Geschäftsvorgänge setzen sich meist aus verschiedenen Dokumentarten zusammen (ERP-Dokumente, Papier, E-Mails etc.). Bei der manuellen E-Mail-Archivierung können Sie die E-Mails einem Geschäftsvorgang wie einem Einkaufs- oder Verkaufsvorgang zuordnen.

Individuelle flexible Archivierung durch Mitarbeiter

Eine flexible individuelle Archivierung über den E-Mail-Client des einzelnen Anwenders kann als Einstieg in die Mailarchivierung oder als Ergänzung zur automatisierten serverbasierten Archivierung eingesetzt werden.

Mit dem Einsatz der Softwarelösungen von PROXESS konnten wir unsere Reaktionszeit auf Kundenanfragen weiter deutlich optimieren. Darüber hinaus unterstützt uns die Software bei dem Ziel eines möglichst papierlosen und damit umweltfreundlichen Büros.

Sie interessieren sich für unsere Lösung? Unsere Experten stehen Ihnen gerne zur Verfügung.

Kontakt aufnehmen