Das ERP-System Dynamics 365 Business Central von Microsoft ist auf KMU ausgerichtet. Microsoft stellt die Basisfunktionalität und Branchenprofis liefern die Erweiterungen – so ist dies auch in Bezug auf das Dokumentenmanagement. Doch welche Funktionslücken schließt ein DMS im Vergleich zur Microsoft Dynamics 365 Business Central Standardversion eigentlich genau?
Die Antwort auf diese Frage liefern drei Kernbereiche:
- rechtssichere Archivierung,
- automatische KI-gestützte Belegerfassung und
- digitale Workflows zur Bearbeitung von Eingangsdokumenten
Ein digitales Archiv? Ja, aber bitte rechtskonform!
Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet in der Standardversion keine Möglichkeit der rechtssicheren Archivierung der verarbeiteten Geschäftsdokumente. Wird ein GoBD-konformes Dokumentenmanagementsystem wie das PROXESS DMS integriert, werden ein- und ausgehende Dokumente automatisch und rechtssicher im digitalen Archiv aufbewahrt. Dadurch kommen Unternehmen nicht nur ihren unternehmerischen Pflichten nach – sie gewinnen auch maßgeblich an Effizienz. Denn die archivierten Dokumente können anschließend in der gewohnten Business-Central-Oberfläche aufgerufen werden. Alternativ erfolgt der Zugriff auf das Archiv über den PROXESS Web Client– standortunabhängig und auch ohne Zugriff des Anwenders auf das ERP-System.
In der Praxis können weitere Dokumente zum Auftrag oder Dokument über eine Drag & Drop-Zone in Dynamics 365 Business Central hinzugefügt werden und automatisch archiviert werden. So entsteht eine direkte Verknüpfung zum Vorgang im DMS. Auf diese Weise ist es im DMS möglich, den gesamten Vorgang einzusehen, der zum Beleg gehört – auch nach Jahren.
Mit der PROXESS DMS Integration in Business Central können Sie auf Wunsch auch den gesamten Eingangsrechnungsprozess digital abbilden – von der Belegerkennung über die Prüfung und Freigabe der Rechnungen bis hin zur Buchung und Zahlung. Weder OCR-Testerkennung noch digitale Bearbeitungsworkflows bietet der Funktionsumfang der Microsoft Dynamics ERP´s Business Central.
Eingangsrechnungen mit Hilfe künstlicher Intelligenz erkennen und bearbeiten
In der Praxis bündelt man über einen Omnichannel-Posteingang die unterschiedlichen Eingangsformate. Papierdokumente werden vorab eingescannt, per E-Mail oder per Dateischnittstelle eingehende PDF-Dokumente werden direkt an ein E-Mail-Eingangspostfach für Rechnungen gesendet oder weitergeleitet. Solche E-Mail-Postfächer können beispielsweise invoice@unternehmen.de oder rechnungseingang@unternehmen.de heißen.
Mit Hilfe von KI-gestützter Software werden die Belege ausgelesen und alle relevanten Daten erkannt. Dabei werden die erkannten Informationen wie Lieferanten, Rechnungsnummern, Netto- und Bruttobeträge etc. mit vorhandenen Stammdaten aus Business Central abgeglichen. Ungereimtheiten werden erkannt und können durch den Anwender manuell korrigiert werden. So entfällt die lästige und zeitaufwendige Erfassung von Rechnungen. Hier greifen Microsoft Dynamics 365 Business Central und das Dokumentenmanagementsystem PROXESS perfekt ineinander.
Ist ein automatischer Abgleich mit Bestellpositionen aus Business Central möglich, können die erkannten Rechnungsdaten direkt an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet werden. Kostenrechnungen oder Warenrechnungen ohne Bestellbezug durchlaufen bis zur finalen Archivierung noch einige Bearbeitungs- und Freigabe-Schritte. Hier kommt nun der PROXESS Workflow ins Spiel.
Alles im Flow: Die Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen
In diesem Fall stehen sowohl die sachliche als auch die rechnerische Prüfung an. Die Rechnung kann weiterhin digital am Laptop oder PC weiterverarbeitet werden. Alle Bearbeitungsschritte erfolgen in Echtzeit, so dass der aktuelle Bearbeitungstand der Rechnung jederzeit einsehbar ist. Während des Prüfungs- und Freigabeprozesses können bereits Kostenstellen zugeordnet werden und Kontierungsvorschläge erfasst werden. Auch hier greift die Integration auf die FIBU-Stammdaten aus der jeweiligen Business Central Anwendung zu.
Nach der Freigabe wird die Rechnung gebucht und archiviert. Durch die DMS-Integration erfolgt die Archivierung automatisch rechtssicher und inklusive des Bearbeitungsprotokolls. Alle Bearbeitungsschritte werden hierin transparent und übersichtlich dargestellt. So ist der gesamte Prozess auch im Archiv dokumentiert und nachvollziehbar.
Die Rechnung kann dann auch nach Monaten oder Jahren aufgerufen werden – auf Wunsch inklusive aller zum Vorgang zugehörigen Belege. Dazu muss der Anwender die Business Central Oberfläche nicht verlassen. Im DMS selbst stehen eine Stichwort-, Filter- oder Belegnummernsuche im zu weiterführenden Suche zur Verfügung.
Ob mit automatischer Belegerkennung oder ohne, ob mit digitaler Freigabe oder ohne: die Integration eines DMS in das ERP-System Business Central von Microsoft bietet eine rechtssichere Archivierung, schafft wesentlich höhere Transparenz und erhöht die Durchlaufzeiten der Belegbearbeitung, da viele manuelle Arbeitsschritte entfallen. Alle Funktionen können neben der klassischen Eingangsrechnungen auf andere Belegarten wie zum Beispiel Auftragsbestätigungen übertragen werden. Der Funktionsumfang eines integrierten DMS in das ERP-System kann in der Regel individuell gewählt werden – je nachdem, welche Möglichkeiten am besten zum Unternehmen und den jeweiligen Anforderungen passen.
Sehen Sie hier, wie die Integration von Business Central und dem Dokumentenmangementsystem PROXESS konkret aussieht:
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