E-Mails sind die Geschäftsbriefe unserer Zeit. Da ist es doch klar, dass wir diese ebenso behandeln müssen. Wir sichern, was es zu sichern gilt, um auf Nummer sicher zu gehen. Aber ist das überhaupt richtig? Darf einfach alles gespeichert werden? Und was bringt das Archiv im Arbeitsalltag? Im Zuge der Aufbewahrung von Mails tun sich immer wieder Fragen auf. Wir klären darum heute die vier größten Irrtümer rund um die E-Mail-Archivierung.
Irrtum Nr. 1: Alle E-Mails müssen archiviert werden
Ein Irrtum, der im Zweifel gegen das Briefgeheimnis verstößt. Doch von vorne. In unser Archiv gehören alle E-Mails, die steuerlich oder rechtlich von Bedeutung sind. Bestellungen, Rechnungen, Verträge etc., die uns per Mail erreichen, schließen wir also in unseren digitalen Datentresor. An die gepanzerte Tür unseres E-Mail-Speichers klopft jedoch das Briefgeheimnis. Denn das untersagt uns die Speicherung von privaten E-Mails unserer Mitarbeitenden. Befindet sich also eine Korrespondenz im unternehmenseigenen E-Mail-Archiv, die persönliche Inhalte umfasst, wäre das ein Verstoß.
Einen Ausweg aus dieser Misere ist es, durch den Anwender E-Mails als „privat“ zu markieren und damit vor dem Zugriff durch andere zu schützen. Diese E-Mail werden dann nicht archiviert. Unabhängig davon wird Unternehmen allerdings generell empfohlen, die private Nutzung der geschäftlichen E-Mail ausdrücklich zu untersagen und dies in Arbeitsverträgen oder Sondervereinbarungen schriftlich zu fixieren. So sind Unternehmen auf der sicheren Seite.
Irrtum Nr. 2: Die Speicherung personenbezogener Daten widerspricht der DSGVO
Im Grunde enthält jede E-Mail personenbezogene Daten. Name, Adresse, Kontaktdaten etc. wandern beim Archivieren also unweigerlich mit in den Speicher. Achten wir nicht auf die ordnungsgemäße Aufbewahrung der sensiblen Infos, ist das ein Verstoß gegen die DSGVO. Zudem sind Unternehmen in der Pflicht, personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie es unbedingt nötig ist. Die Vorgaben zur Archivierung nach GoBD treffen somit auf das Recht auf Vergessenwerden nach DSGVO. Dürfen wir sie also tatsächlich nicht speichern?
Doch, denn die Archivierungspflicht hat Vorrang. Erlischt dieser Grund jedoch irgendwann, müssen wir die persönlichen Daten wieder aus dem Archiv entfernen. Auch hier rettet das PROXESS DMS vor stundenlangen manuellen Arbeiten. Denn im Archiv lassen sich zu jeder Dokumentart die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinterlegen. Ist das Ende der jeweiligen Frist für eine Mail erreicht, können die betreffenden Nachrichten schnell herausgefiltert und durch einen berechtigten Administrator gelöscht werden.
Irrtum Nr. 3: E-Mail-Archivierung ist aufwendig und zeitintensiv
Auch diesen Irrtum können wir mit dem PROXESS DMS entkräften. Das System lässt sich beispielsweise über ein Add-in in der MS Outlook Menüleiste direkt in die Anwendungsoberfläche integrieren. Der Nutzer markiert die gewünschten E-Mails und legt diese binnen Sekunden im rechtssicheren Archiv ab. Die Indexierung der Nachrichten erfolgt dabei individuell – dank der Indexmaske oder der Eingabe von Schlüsselkriterien gelingt das ebenfalls schnell und anwenderfreundlich.
Alternativ ist es über den Server möglich, alle eingehenden und ausgehenden E-Mails automatisch zu archivieren. E-Mail-Anhänge werden ebenfalls archiviert. Egal, für welche Methode sich Unternehmen entscheiden – die Archivierung ist komfortabel und schnell erledigt. Irrtum entkräftet.
Irrtum Nr. 4: E-Mail-Archivierung dient nur der Aufbewahrungspflicht
Der vielleicht schlimmste Irrtum, der uns je zu Ohren gekommen ist. Denn die Archivierung von E-Mails macht das Arbeiten um einiges effizienter. Dadurch, dass die Mails beim Archivieren indexiert und mit Keywords versehen werden, sind sie in kürzester Zeit wieder auffindbar – auch nach Jahren.
Ein weiterer Vorteil ist die Tatsache, dass die E-Mails im Archiv für alle (die autorisiert sind) zugänglich sind. Würden diese stattdessen dezentral in den Mitarbeiter-Postfächern vor sich hinvegetieren, wären sie zum Beispiel im Falle eines Urlaubs, einer krankheitsbedingten Abwesenheit oder nach dem Ausscheiden des Mitarbeitenden im Zweifel nicht vollständig zur Hand. Wer dann einer Betriebsprüfung gegenübersteht, kommt ohne zentrales E-Mail-Archiv vermutlich ziemlich ins Schwitzen.
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