GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Oder wie wir sie nennen: unsere Bibel. Aber wie das manchmal so ist mit den Bibeln, gibt es Interpretationsspielraum und Unklarheiten bei der Überlieferung von Botschaften. Das gilt auch für die GoBD. Damit die Grundsätze richtig interpretiert werden und diesbezüglich auch niemand beim Finanzamt in Ungnade fällt, möchten wir heute mit einigen Gerüchten und Mythen aufräumen, die sich immer wieder um die sagenumwobenen GoBD ranken. Dazu klären wir Fragen, die uns in Bezug auf die Grundsätze immer wieder gestellt werden. Hierbei geht es natürlich insbesondere um die Einhaltung der GoBD durch und mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Schließlich macht ein DMS unser Leben leichter, rechtssicher und papierloser. Oder müssen wir die Dokumente in Papierform etwa doch noch aufbewahren? Schon stecken wir mittendrin, in den Fragen und Mythen rund um die GoBD.
Mythos Nr.1: Auch gescannte Dokumente müssen weiter in Papierform aufbewahrt werden
Es ist eine Frage, die im Zuge der GoBD immer wieder auftaucht: Müssen wir digital archivierte Dokumente zusätzlich in Papierform aufbewahren? Grundsätzlich: nein. Ausnahmen bilden notarielle Beurkundungen und Verträge, Jahresabschlüsse und Bilanzen, Urkunden, Dokumente vom Zoll oder andere Unterlagen mit Wasserzeichen. Abgesehen von diesen aufbewahrungspflichtigen Dokumenten dürfen wir unsere Papiere auf Nimmerwiedersehen in die Papiertonne verabschieden – sofern wir sie rechtssicher digital archiviert haben.
Die Lösung lautet Ersetzendes Scannen. Das Ersetzende Scannen tut dabei genau, was es verspricht: Ein Scan ersetzt das Originaldokument und damit auch seine Aufbewahrungspflicht. Dabei wird das papiergebundene Dokument digital erfasst und zur Aufbewahrung in das rechtssichere Archiv des DMS eingespeist. Der Papierbeleg kann also weg. Und dabei haben wir den Segen der GoBD. Kommt es zu einer Prüfung durch das Finanzamt, sind nach GoBD keine Papierdokumente verpflichtend – das Ersetzende Scannen ist offiziell erlaubt. Wichtige Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen finden Sie in unserem Blogbeitrag „Ersetzendes Scannen: Ist das Kunst oder kann das weg?“
Mit einem professionellen DMS, wie unserer PROXESS-Lösung, gehen mit dem Ersetzenden Scannen übrigens noch zahlreiche weitere Vorteile einher. So ist nicht nur die rechtssichere Ablage der Unterlagen gegeben, das System optimiert auch die Organisation, Zuordnung und Verwaltung unserer Dokumente.
Mythos Nr. 2. Eine zertifizierte Software ist Voraussetzung für die rechtssichere Archivierung
Auch das ist nicht grundsätzlich richtig. Die Gründe dafür finden sich wieder in den GoBD (genauer in den Ziffern 179 bis 181). Sie besagen, dass in Bezug auf die Rechtssicherheit für ein DMS kein Softwarezertifikat notwendig ist. Bei der Vielzahl an unterschiedlichen Lösungen sei es schlicht nicht möglich, eine allgemeingültige Zertifizierung der verwendeten Software zuzulassen. Das bedeutet aber natürlich auch, dass die Unternehmen selbst in der Verantwortung sind, die passende Software zu finden und für ihren ordnungsgemäßen Einsatz zu sorgen. Hier schreiben die GoBD klipp und klar: „Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen (…), ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich.“*
Doch Zertifikate bieten natürlich Orientierung und können eine große Hilfe bei der Auswahl der richtigen Software sein. Unsere Software lassen wir daher regelmäßig durch den TÜV auf GoBD-Konformität prüfen und zertifizieren. Das freiwillige TÜV-Gütesiegel „Geprüfte Archivierung“ bestätigt, dass sowohl das PROXESS DMS als auch das HABEL DMS nach den aktuellen Prüfkriterien für Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme GoBD-konform ist.
Mythos Nr. 3. Zeitstempel und Signaturen sind beim Scannen der Dokumente Pflicht
Auch das ist ein Mythos. Ein Blick in die GoBD verrät: In Deutschland ist beim Scannen steuerlich aufbewahrungspflichtiger Dokumente weder eine elektronische Signatur, noch ein Zeitstempel erforderlich.
Wohl aber gibt es andere technische Bedingungen zu erfüllen. Das elektronische Dokument muss beim Ersetzenden Scannen inhaltlich und bildlich völlig mit dem Papierdokument übereinstimmen – sowohl in Bezug auf die Lesbarkeit als auch auf seine Vollständigkeit. Eine Manipulation der Dokumente muss dabei ausgeschlossen werden. Daher gilt es zu gewährleisten, dass Änderungen stets protokolliert werden. Entsprechend empfiehlt sich ein digitales Archivsystem mit automatisierter Dateiversionierung und Indexierung. Denn so setzt das DMS nicht nur die Vorgabe um, dass archivierte Dokumente einzeln abrufbar sind und Originale bei Bedarf wiederhergestellt werden können, sondern auch eine inhaltlich sinnvoll indexierte Ablage für den Fall einer Prüfung.
Übrigens: Einige andere EU-Länder stellen die rechtliche Anforderung nach einer digitalen, qualifizierten Signatur. Diese lässt sich beim Einsatz unseres Dokumentenmanagementsystems über den PROXESS Scan Client ganz einfach realisieren.
Mythos Nr. 4. Nach GoBD müssen alle geschäftlichen E-Mails archiviert werden
Bitte nicht. In unser digitales Archiv gehören nur E-Mails, die als Geschäftsbrief einzustufen sind oder eine steuerliche Relevanz haben. Grundsätzlich gilt dabei ein vorgegebener Aufbewahrungszeitrum von zehn Jahren für alle E-Mails, die Jahresabschlüsse, Bilanzen, Lageberichte oder auch Rechnungen und Buchungen enthalten. Geschäftliche E-Mails, die beispielsweise lediglich dem Informationsaustausch dienen oder verlauten lassen, dass für alle Kuchen in der Küche steht, sind natürlich nicht archivierungspflichtig. Gleichzeitig müssen wir das Briefgeheimnis wahren. Das bedeutet, private E-Mails unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dürfen wir gar nicht archivieren. Deshalb empfiehlt es sich, die private E-Mail-Nutzung ausdrücklich im Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung zu untersagen.
Klingt, als sei das Thema E-Mail-Archivierung kompliziert, denn wie soll angesichts der Masse an ein- und ausgehenden Nachrichten eine Kategorisierung in archivierungspflichtige und nicht archivierungspflichtige Mails umgesetzt werden? Mit Unterstützung eines fortschrittlichen Dokumentenmanagementsystems ist das ganz einfach und automatisiert umzusetzen. Mehr Details erfahren Sie in einem weiteren Blogbeitrag “E-Mail-Archivierung: Gesetzliche Vorgaben und Integration ins DMS“.
Fazit: Viele Fragen, die sich um die GoBD ranken, konnten wir hier klären. Die Einhaltung der GoBD scheint daher nur auf den ersten Blick kompliziert, denn ein fortschrittliches DMS setzt die digitale Archivierung automatisch rechtssicher um.
