Bei der Einführung einer neuen Software – ob CRM, Warenwirtschaft, ERP oder DMS – sind Verantwortliche in Unternehmen mit einer relevanten Frage konfrontiert: Soll diese über die Cloud oder On-Premises eingerichtet werden? Eine Universalantwort gibt es nicht, so viel steht fest. Denn der konkrete Anwendungsfall und auch die Unternehmensziele müssen stets berücksichtigt werden. Doch was bedeutet es eigentlich, wenn eine Software in der Cloud oder eben On-Premises ist? Was sind die Vor- und Nachteile? Gibt es Ausschlusskriterien? Und was sollte alles in die Entscheidung mit einfließen? Viele Fragen, denen wir im folgenden Blogpost auf den Grund gehen.
Wo liegt der Unterschied?
Eine On-Premises-Software wird auf dem eigenen Server des Unternehmens sowohl installiert als auch betrieben. Jegliche Daten und Prozesse werden sozusagen in den eigenen vier Wänden verwaltet. Das Unternehmen kauft eine Lizenz für eine Software, installiert diese auf eigener Hardware und arbeitet langfristig mit ihr. Es handelt sich also um lokale, selbst administrierte Versionen.
Anders ist das bei Cloud-Lösungen. Diese werden auf externen Servern in Rechenzentren gehostet. Dabei wird zwischen „Infrastrastructure as a Service“ (IaaS) und „Software as a Service” (SaaS) unterschieden. IaaS bezeichnet lediglich typische Komponenten einer Rechenzentrumsinfrastruktur wie Hardware, Rechenleistung, Speicherplatz oder Netzwerkressourcen aus der Cloud. Hier wird also die Hardware zur Verfügung gestellt und gewartet, doch die Verwaltung und Administration der Software bleibt weiterhin beim Unternehmen selbst.
Dagegen bedeutet SaaS so viel wie die Software als Dienstleistung oder im Abo. Die Lösung wird sozusagen inklusive aller benötigten Ressourcen und Server „gemietet“. Ein eigener Server und ausgebildete IT-Spezialisten werden im eigenen Unternehmen nicht mehr zwingend benötigt – der Anbieter kümmert sich um jegliche Software-Updates und Wartungsarbeiten. Auch die Verwaltung und Sicherung der Daten liegt in den Händen des Dienstleisters, der nahezu unbegrenzten Speicherplatz zur Verfügung stellt. Schon allein wegen des einfachen Zugriffs und der schnellen Umsetzung konnte sich dieses Modell in vielen Bereichen gegen andere Modelle durchsetzen. Doch auch wenn Cloud-Systeme auf dem Vormarsch sind, gibt es durchaus Argumente für eine On-Premises-Lösung. Je nach Anwendungsfall haben sie nicht nur mit Blick auf Datensicherheit eine hohe Relevanz.
Vor- und Nachteile von On-Premises
Zusammenfassen lassen sich die Pros und Contras einer On-Premises-Lösung kurz und knapp mit „mehr Sicherheit und Kontrolle, aber auch mehr Aufwand und höhere Kosten“. So kann eine On-Premises-Lösung vor allem dann trumpfen, wenn ein Unternehmen über viele sensible Daten verfügt oder es sein digital abgelegtes intellektuelles Wissen lieber eigenverantwortlich schützen möchte als diese Verantwortung an Dritte zu geben. Die lokale Speicherung der Daten bringt einen zweiten Vorteil mit sich: Auch dann, wenn es zu Unterbrechungen der Internetverbindung kommt, haben die Mitarbeitenden weiterhin Zugriff auf benötigte Daten. Daraus resultieren jedoch auch hohe Kosten. Schließlich muss nicht nur die gewünschte Software, sondern ebenfalls die notwendige Hardware vom Unternehmen selbst finanziert und gewartet werden. Mitarbeitende müssen Updates zudem eigenständig installieren und für die Sicherung der Daten sorgen.
Vor- und Nachteile der Cloud
Bei der Nutzung von Cloud-Lösungen geben Unternehmen all diesen Aufwand und die dazugehörige Verantwortung ab. Dadurch sind auch die Anforderungen an die lokale Hardware durchaus geringer, schließlich übernimmt der externe Anbieter jegliche Wartungs- und Installationsarbeit. Die externe Auslagerung bietet entsprechend auch eine bessere Skalierbarkeit. All diese Vorteile führen jedoch zu einer gewissen Abhängigkeit vom jeweiligen Cloud-Anbieter und dessen Rechenzentrum. Verkürzt gesagt gehen hier weniger Aufwand und Kosten mit einer größeren Abhängigkeit und geringeren Kontrolle einher.
Die relevanten Entscheidungsfaktoren
Wenn ein Unternehmen vor der Entscheidung steht, ob es eine neue Software eher On-Premises oder in der Cloud nutzen möchten, sollten unterschiedliche Faktoren in die Entscheidung mit einfließen:
Datensicherheit
Insbesondere Unternehmen, die sensible Daten verwalten und hohen Datenschutzanforderungen ausgesetzt sind, entscheiden sich häufig für On-Premises-Lösungen. Der administrative Aufwand ist zwar höher, jedoch geben sie die Daten auf diese Weise nicht aus der Hand und behalten die volle Kontrolle, weil sie nur lokal gespeichert werden. Bricht der Server jedoch zusammen, könnten Daten verloren gehen. So sollten sich Unternehmen zumindest mit aktuellen, serverunabhängigen Backups rüsten, um Daten im Worst Case wiederherstellen zu können.
Bei der Nutzung einer Cloud-Software sollten Aspekte der Datensicherheit grundlegend geklärt werden. Beispielsweise ist es sinnvoll, einen in Deutschland ansässigen Provider mit deutschem Rechenzentrum zu nutzen, um sicherzugehen, dass die Daten nach deutschen Datenschutzgesetzen verwaltet werden.
Interner Aufwand und Wartung der Software
Nicht nur die Verwaltung der Daten fällt bei der Nutzung einer On-Premises-Software auf das Unternehmen selbst zurück. Jegliche Updates zur Nutzung neuer Features müssen eigenständig installiert und Wartungsarbeiten umgesetzt werden. Nur entsprechend ausgebildete Mitarbeitende mit dem nötigen Know-how sind in der Lage, Ausfällen vorzubeugen und im Notfall einzugreifen. Auch bei dem Eintreten sogenannter Bugs müssen Mitarbeitende des Unternehmens zur Problembehebung einspringen, ohne dass es zu nennenswerten Verzögerungen kommt.
Dem hingegen stellen bei einer Cloud-Lösung ganze Teams, bestehend aus gelernten IT-Experten, sicher, dass Probleme schnellstmöglich behoben werden und das System stets einwandfrei funktioniert. So ist eine Ausfallsicherheit gewährleistet. Unternehmen sollten sich vor der Entscheidung mit den unternehmensinternen personellen Ressourcen auseinandersetzen.
Kosten
Insbesondere bei der Anschaffung komplexer IT-Programme müssen lokale Server gewisse Anforderungen erfüllen. Ist dies nicht gegeben, kann die Neuanschaffung und Einrichtung der Hardware mitunter sehr zeit- und kostenintensiv sein. Während das Unternehmen diese bei On-Premises-Lösungen selbst finanziert, genügt für die Nutzung einer Cloud-Software ein PC mit Internetzugang. Der Speicherplatz kann zudem immer nach Bedarf erweitert werden. Das kann gerade bei stark wachsenden Unternehmen oder solchen mit großen Datenaufkommen ein wichtiger Aspekt sein. Auch die Kosten für unternehmensinternes IT-Personal entfallen.
Bereitstellungszeit
Bei der Entscheidung für eine On-Premises-Lösung steht zunächst eine detailreiche Budget- und Anschaffungsplanung an. Denn häufig sind Anpassungen an der vorhandenen IT-Infrastruktur erforderlich. Dabei vergeht bei einer On-Premises-Software zwischen der Entscheidung für eine Lösung und ihrem tatsächlichen Einsatz weitaus mehr Zeit als bei einer Cloud-Lösung. Diese steht bei dem Anbieter in der Regel schon bereit und muss dem Unternehmen über einen einfachen Zugang lediglich zur Verfügung gestellt werden. Weitere Anschaffungen sind nicht notwendig.
Skalierbarkeit
Während bei On-Premises-Lösungen traditionell mit klassischen Lizenzen gearbeitet wird, bieten Cloud-Programme, die in der Regel über Abonnements laufen, Flexibilität und vor allem Skalierbarkeit. Hier können Abos, Berechtigungen und gegebenenfalls der Funktionsumfang je nach Bedarf hinzugebucht oder gekündigt werden – und das auch kurzfristig. Dies erweist sich insbesondere dann als praktisch, wenn das Unternehmen wächst, der Mitarbeiterstamm größer wird oder neue Geschäftsfelder hinzukommen.
Flexibilität
Flexibel geben sich Cloud-Lösungen nicht nur weil zusätzliche Abos ohne lange Vorlaufzeit erworben werden können, sondern vor allem aufgrund des besonders einfachen aber sicheren Zugriffs ins System für berechtigte Kolleginnen und Kollegen. Setzt ein Unternehmen auf Software, die auf dem eigenen Server mit PC-abhängigen Zugängen installiert ist, können Mitarbeitende nur an diesen Geräten damit arbeiten. Die Hardware benötigt für die Nutzung von Cloud-Lösungen hingegen lediglich eine Internetverbindung – wodurch Mitarbeitende standortunabhängig und installationsfrei auf die jeweilige Software zugreifen können. So sind sie nicht an einen Arbeitsplatz gebunden und ihnen ist maximale Flexibilität gegeben.
Die Brücke zwischen Insellösungen
Um als Unternehmen eine Entscheidung für eine Cloud- oder On-Premises-Software treffen zu können, müssen die Vor- und Nachteile im Detail abgewogen werden. Es besteht auch die Möglichkeit, manche Systeme, wie das ERP oder CRM, auszulagern und andere im eigenen Haus zu verwalten. Ein weiteres Szenario wäre die Hinzunahme unterschiedlicher Cloud-Anbieter für verschiedene Software. In jedem Fall entstehen Insellösungen, zwischen denen eine Brücke geschlagen werden muss, um relevante Dokumente für die jeweils anderen Programme verfügbar zu machen. Alle diese Systeme verwalten und produzieren Informationen und sind mit Geschäftsdokumenten verbunden. Hier schafft ein modernes, digitales Dokumentenmanagementsystem, wie PROXESS DMS, Abhilfe. Dieses wird zwischen die unterschiedlichen Lösungen geschaltet, zapft die jeweiligen Schnittstellen an, bündelt die entstehenden Dokumente und stellt sie nach Bedarf zur Verfügung. Auch bei der Umsetzung von Multi-Cloud, die die parallele Nutzung von Cloud-Diensten und -Plattformen mehrerer Anbieter ermöglicht, gewährleistet ein DMS, dass die unterschiedlichen Systeme miteinander interagieren und optimal ineinandergreifen können.
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