Am Tag der Checkliste zelebrieren wir diese wunderbare, wenn auch oft unterschätzte Methode als Hilfsmittel zur Optimierung von Prozessen und Steigerung der Produktivität. Themen, die in unserer DNA als Anbieter von Lösungen rund um Dokumentenmanagement und digitale Prozesse fest verankert sind. So spielt die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der zunehmend digitalisierten Geschäftswelt eine Schlüsselrolle. Nicht nur um einen sicheren aber völlig orts- und zeitunabhängigen Dokumentenzugriff zu gewähren, sondern auch um Prozesse im Unternehmen klar zu definieren und transparent zu machen. Eine Checkliste hilft hierbei, Anforderungen zu definieren und Maßnahmen effizient durchzuführen.

Der Ursprung der Checkliste findet sich übrigens in den USA. Das erste Unternehmen, das Checklisten erfolgreich eingeführt hat, war die Firma Boing als Reaktion auf einen tödlichen Flugzeugcrash im Jahr 1935. So entwickelten die Mitarbeitenden des Unternehmens die erste Checkliste fürs Flugzeug. Heute ist das Flugzeug eines der sichersten Verkehrsmittel überhaupt. Checklisten sind heute in allen Bereiche im Einsatz und wunderbare Hilfsmittel bei der Bewältigung von komplexen Aufgaben.

Doch wie beginnt man am besten mit der Implementierung eines DMS? Worauf sollte man bei der Wahl der DMS-Lösung achten und wie hoch ist der Aufwand? Welche Schritte sind notwendig, um das volle Potenzial eines solchen Systems auszuschöpfen? Gern werfen wir in diesem Beitrag einen systematischen Blick auf die effiziente Einführung eines DMS und stellen eine entsprechende Checkliste kostenlos zur Verfügung.

Schritt 1: Projektziele klären

Die Basis für eine effiziente und schnelle DMS-Einführung ist sind eine umfassende Bestandsaufnahme und die Definition der Zielsetzung. Ob das Ziel eine umfassende Digitalisierung aller Dokumente in kürzester Zeit ist oder eher eine schrittweise Umstellung pro Abteilung – es gilt bestehende Strukturen und Abläufe im Unternehmen einer gründlichen Prüfung zu unterziehen. Am besten gelingt dies mit einem internen Projektteam unter Einbindung von Vertretern aus den betroffenen Fachabteilungen, der IT und dem Management.

  • So können zentrale Fragen geklärt werden. Beispielsweise:
  • Welche Ziele möchten wir mit dem neuen System erreichen?
  • Welche Dokumente sollen digital archiviert werden?
  • Welche müssen von Papierform in digitale Form überführt werden?
  • Was sind die häufigsten Anwendungsfälle?
  • Wer benötigt Zugriff auf welche Dokumente?
  • Welche Bedürfnisse haben die künftigen Nutzer?

Schritt 2: Die passende Software finden

Anbieter gibt es viele, umso wichtiger ist es einige elementare Kriterien zu beachten, um sicherzugehen, dass das gewählte Dokumentenmanagementsystem zu meiner Unternehmung passt und nicht über- oder unterdimensioniert ist. Denn die Einführung eines DMS ist eine Investition in die Zukunft, die zeitnah zu Kosteneinsparungen führen sollte.

Es empfiehlt sich bei der Auswahl auf folgende vier Kriterien zu achten:

1) Ein modularer Aufbau mit fertigen aber leicht anpassbaren Lösungen
So können Unternehmen bei neuen Anforderungen, Expansion oder Internationalisierung den Umfang mit entsprechenden Tools leicht erweitern und Schritt für Schritt zahlreiche interne Prozesse digital optimieren – vom digitalen Rechnungseingang über das Personalmanagement bis hin zur Vertragsverwaltung.

2) Vielfältige Schnittstellen zur barrierefreien Integration in das bestehende IT-System
Das System sollte bereits Standardschnittstellen zum verwendeten ERP, FiBu, E-Mail-Programm und den Desktop-Apps wie MS Office anbieten.

3) Differenzierte Zugriffsrechte und GoBD-Konformität
Achten Sie bei der Wahl des DMS auf eine TÜV-geprüfte GoBD-Konformität, denn diese garantiert die Rechtssicherheit Ihres zukünftigen digitalen Archivs. Darüber hinaus müssen die digitalisierten Dokumente geschützt sein, ohne dass der Arbeitsalltag unnötig erschwert wird. Diesen Spagat schafft nur eine detaillierte, qualitative Zugriffsberechtigung bis auf Benutzerebene in Kombination mit der Verschlüsselung von Datenbank und Dateien sowie der Protokollierung von Änderungen, um Manipulationsversuche am System aufzudecken.

4) Transparenter Einführungsprozess mit standardisiertem Vorgehen und definiertem Funktionsumfang
Wird der Prozess bereits im Auswahlverfahren vom Anbieter en détail und transparent dargestellt, ist schnell zu erkennen, ob die Lösung zur Unternehmung passt, die nötigen Prozesse und Features umfasst oder vielleicht überdimensioniert ist.

Schritt 3: Projektphase

Hand in Hand mit dem Softwarepartner gilt es nach der Wahl der richtigen Lösung das System zu implementieren. Den Startschuss gibt dabei der Pflichtenheft-Workshop. Ziel ist es, das Projektteam und die Aufgaben jedes Einzelnen zu definieren. Im erstellten Pflichtenheft wird werden das Gesamtziel in einzelne Projektschritte unterteilt und die Verantwortlichkeiten zugeordnet. Im nächsten Schritt wird alles in den Projektplan überführt. Darin sind alle notwendigen Projektschritte in Arbeitspakete zerlegt und deren Abhängigkeit definiert, auch um eine erste Terminplanung abzustimmen. Es folgt die individuelle Systemkonfiguration, die in der Regel intern beim DMS-Anbieter so vorbereitet wird, dass sie später komplett auf das System im Unternehmen aufgespielt werden kann. Dafür wird parallel die IT-Infrastruktur des Unternehmens so aufgestellt, dass das vorkonfigurierte DMS installiert werden kann. Es folgen Einweisungen und Testphasen für das Projektteam und Key-User sowie die Erarbeitung und Umsetzung eines Berechtigungskonzeptes, um gesicherte Zugriffe zu gewährleisten.

Schritt 4: Go-live

Nach erfolgreicher Testphase gilt es alle betroffenen Kolleginnen und Kollegen zu schulen und „mitzunehmen“. Sie werden sich von lang gehegten Routinen verabschieden müssen, aber schnell feststellen, wie viel Zeit sie durch die vereinfachte Suche sowie automatisierten Abläufe sparen. Auch fallen je nach Umfang der Lösung vielfältige wiederkehrende, langweilige Aufgaben schlicht weg.
Mit der Einführung eines DMS werden nach dem Go-live viele Unternehmensprozesse transparenter und nachhaltig optimiert. Damit Sie sich für die optimale Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in Ihrem Unternehmen die richtigen Fragen stellen, haben wir die wichtigsten in einer Checkliste zum Download zusammengefasst.

In unserem Whitepaper „New Work & DMS – ein gutes Team“ finden Sie zudem zwei weitere reale Implementierungsszenarien eines DMS.