Alle Jahre wieder heißt es: Welche Dokumente können weg, welche nicht und wo haben wir Platz, um die Ordner zu lagern? Denn nach wie vor gilt laut § 257 HGB für alle geschäftsrelevanten Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist. Der zufolge sind Handels- und Geschäftskorrespondenz 6 Jahre sowie Geschäftsbücher, Inventare und Bilanzen 10 Jahre zu archivieren. Dabei beginnt die Aufbewahrungsfrist erst mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem bei laufend geführten Aufzeichnungen die letzte Eintragung gemacht wurde.

Beispiel: Der Jahresabschluss des Jahres 2010 wurde im Juli 2011 erstellt und eingereicht. So beginnt die Aufbewahrungsfrist erst am 31. Dezember 2011 und endet am 31. Dezember 2021. Die Unterlagen können entsprechend erst ab 1. Januar 2022 entsorgt werden.

Bei Geschäftsbriefen beginnt die Frist mit Ende des Jahres, in dem sie empfangen bzw. abgesandt wurden und für Buchungsbelege oder sonstige Unterlagen ist der Schluss des Kalenderjahres maßgebend.

Sollten Sie noch in Papierform archivieren, geben wir Ihnen am Ende dieses Blogbeitrags eine Auflistung an die Hand, welche Unterlagen aus welchem Jahr ab dem 1.1.2022 getrost in die Tonne wandern dürfen. Doch vergessen Sie das Schreddern nicht! Denn die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) regelt nicht nur die Vorgehensweise bei der Erfassung sowie den Umgang mit persönlichen Daten, sondern auch deren Entsorgung. Festgelegt ist, dass DSGVO-relevante Daten in Papierform stets zu schreddern sind.

Am besten gleich digital archivieren

Eine papierbasierte Ablage geht naturgemäß stets mit einem hohen Platzbedarf und Aufwand einher. Doch ihr größter Nachteil manifestiert sich in der Mehr- und Doppelarbeit, die sich beim Suchen und Bearbeiten von Dokumenten ergibt. Demgegenüber bieten fortschrittliche digitale Archive mit Erweiterungsoption weitreichende Vorteile bei der Sicherung Ihrer Dokumente inklusive automatisierter Prozesse, sicherer Abläufe und Erinnerungsoptionen für zu vernichtende Dateien.

Unsere Lösungen ermöglichen eine rechtssichere, digitale Archivierung nach GoBD*-Richtlinien und sparen nicht nur Lagerplatz, sondern vor allem Zeit. Dokumente unterschiedlichster Art wie Office-Dateien, E-Mails, eingescannte Papierdokumente, CAD-Daten sowie Daten aus angeschlossenen ERP- und Fibu-Systemen werden nach einem automatisierten und revisionssicheren Verfahren zentral archiviert. Integriert in die normale Arbeitsumgebung sind mit PROXESS Daten dank Schlagwort-, Volltext- oder vorgangsbezogener Suche in Kombination mit weitreichenden Filteroptionen für alle berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stets in Sekundenschnelle auffindbar. Das spart nicht nur Zeit und reduziert Kosten, sondern trägt auch zur Optimierung der Servicequalität bei, da beispielsweise auf Kundenanfragen schnell und informiert reagiert werden kann.

Standortunabhängiger und sicherer Zugriff auf Archivdokumente

Der Zugriff auf das Archiv ist dabei über den Web-Client jederzeit und von überall möglich. Alle Unternehmensstandorte sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben so die Möglichkeit, Informationen und Dokumente abzurufen oder zu archivieren. Dabei steuert ein dreistufiges Sicherheitskonzept die Zugriffsrechte auf archivierte Dokumente bis ins kleinste Detail, um unbefugte Zugriffe zu eliminieren. Nicht zuletzt informiert das System den Administrator auf Wunsch über den Ablauf von Aufbewahrungsfristen der Dokumente, um eine mögliche Löschung anzustoßen; so hilft PROXESS auch mit Blick auf den Speicherlatz – ob in der Cloud oder On-Premise – Ressourcen einzusparen und optimal zu nutzen.

Diese Dokumente können ab dem 1.1.2022 vernichtet werden:

Folgende Unterlagen, die bis zum 31. Dezember 2015 erstellt, abgesendet oder empfangen wurden, unterliegen der 6-jährigen Aufbewahrungsfrist und können im neuen Jahr entsorgt werden:

• Schriftwechsel und Geschäftsbriefe
• Versicherungspolicen, die im Jahr 2015 abgelaufen sind
• Finanzberichte
• Betriebsprüfungsberichte
• Angebote mit Auftragsfolge
• Bankbürgschaften und Darlehensunterlagen
• Exportunterlagen
• Lohnkonten
• Mahnbescheide
• Geschenknachweise
• Kalkulationsunterlagen

Folgende Unterlagen und Dokumente, bei denen die letzte Eintragung bis zum 31. Dezember 2011 erfolgte, können Sie ab Januar des nächsten Jahres vernichten:

• Jahresabschlüsse
• Buchungsbelege, also beispielsweise Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kassenzettel, Lieferscheine
• Quittungen
• Kontoauszüge
• Jahresbilanzen
• Inventare
• Kassenberichte
• Kredit- und Steuerunterlagen
• Prozessakten

*Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

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