Wer in Ordnern und Papierarchiven auf der Suche nach einem Dokument ist, das vor Jahren abgeheftet wurde, braucht Nerven aus Stahl. Wer das jedoch im digitalen Archiv mit Hilfe eines DMS erledigt, benötigt nur ein paar Sekunden. Neben der rechtssicheren Archivierung von Dokumenten ist die schnelle Auffindbarkeit einer von vielen Vorzügen eines Dokumentenmanagementsystems. Während das für alle Branchen von Vorteil ist, gelten im Stahlhandel und beim Vertrieb von Eisen-Erzeugnissen verschiedene Besonderheiten, die zur Optimierung der Arbeitsprozesse Berücksichtigung finden müssen – gerade beim Einsatz verschiedener Softwarelösungen. Dazu zählen beispielsweise die Organisation von Zertifikaten sowie Herausforderungen durch das „Streckengeschäft“ oder täglich schwankende Marktpreise. Entsprechend müssen die Systeme der IT-Infrastruktur ineinandergreifen und Flexibilität sowie Anpassungsfähigkeit an den Tag legen. So wie das PROXESS DMS, das eine lückenlose Integration zum eNVenta ERP-System bietet.
Die Kombination aus dem eNVenta ERP und dem PROXESS DMS bildet für Akteure des Stahlhandels und den Vertrieb von Eisen-Erzeugnissen ein performantes Gesamtsystem. Hier finden Warenwirtschaft, ein optimierter Workflow und eine rechtssichere Archivierung zusammen. Sehen wir uns die einzelnen Vorzüge einmal genauer an.
Automatische Verarbeitung von Belegen
Die manuelle Belegerfassung gehört mit dem PROXESS DMS zum alten Eisen: Eingehende Belege werden automatisch ausgelesen und digital durch das Unternehmen geleitet. Es erfolgt ein Abgleich der erfassten Daten mit den eNVenta-ERP-Daten – ganz ohne manuelles Zutun. Die automatische Belegerkennung vermeidet Erfassungsfehler und entlastet Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Standardaufgaben. Gibt es keine Unstimmigkeiten, wandern die Daten zur Weiterverarbeitung ins ERP und zur FiBu. Wird die Rechnung digital freigegeben, gibt es zudem sogleich einen passenden Buchungsvorschlag für die eNVenta ERP-Finanzbuchhaltung. Bei der Rechnungsprüfung können Unternehmen so das Eisen schmieden, solange es noch heiß ist, und durch dieses effiziente und zeitsparende Vorgehen problemlos Skonti geltend machen.
Transparenz und schnelle Recherchen
Durch die digitale Verarbeitung der Dokumente ergeben sich auch im Nachgang für die Recherche zahlreiche Vorzüge. Denn das DMS übernimmt die automatische Indexierung der Dokumente. Papierdokumente können mit Hilfe einer Barcode-Verknüpfung automatisch mit den zugehörigen ERP-Indexdaten aus eNVenta ERP in PROXESS archiviert werden. Die Recherche erfolgt dann als Schnell-, Index- oder Pfadsuche. Ebenso ist eine Beleganzeige direkt aus der eNVenta ERP-Oberfläche möglich. Die Recherche ist so in Windeseile sowie zeit- und ortsunabhängig möglich. Diese räumliche Unabhängigkeit ist nicht nur für Filialbetriebe ein großer Vorteil.
Werkszeugnisse mit Bestnote archiviert
Im Stahlhandel und beim Vertrieb von Eisen-Erzeugnissen kommt die digitale Verarbeitung von Belegen auch der Organisation von Zertifikaten zugute. Werkszeugnisse oder Abnahmeprüfzeugnisse dokumentieren den Zustand des produzierten Stahls. Sie müssen bei der Stahlverarbeitung über die gesamte Lieferkette abgebildet werden. In vielen heiklen Produktionsbereichen spielen sie eine große Rolle bei der Dokumentation und Einhaltung von Qualitätsvorschriften. Darum ist es für Unternehmen hier besonders wichtig, diese Werkszeugnisse zu jeder Charge bereitstellen zu können. Auch das gelingt problemlos mit dem PROXESS DMS, denn Werkszeugnisse und andere Dokumente lassen sich zu vorhandenen Geschäftsvorfällen ganz einfach per Drag & Drop hinzufügen.
Rechnungsprüfung berücksichtigt Schwankungen und Strecken
Stahlprodukte unterliegen täglich schwankenden Marktpreisen. Bei der automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung gilt es dabei, stets auf dem Laufenden zu bleiben. Bei Einsatz der PROXESS-Lösung prüft das System unter anderem, ob der Bestellpreis vom aktuellen Preis auf der Rechnung des Lieferanten abweicht. Da eine 100-prozentige Übereinstimmung hier selten ist, lassen sich im ERP dafür Toleranzen definieren. So ist der Workflow stets effizient und zuverlässig.
Eine weitere Besonderheit ist das sogenannte Streckengeschäft. Auch hier ist eine enge Verzahnung von DMS und ERP notwendig – und dank PROXESS kein Problem. Durch ein Spezialmodul im PROXESS DMS gibt es die Möglichkeit zur Kennzeichnung der Bestellung als Streckengeschäft. Die Ware wird dabei direkt zum Kunden geliefert. Im ERP wird der fiktive Wareneingang gebucht, um die automatische Eingangsrechnungsverarbeitung auszulösen.
Rechtssicherheit holt das Eisen aus dem Feuer
Die rechtssichere Archivierung von Dokumenten unterliegt verschiedenen gesetzlichen Vorgaben. Hier spielen unter anderem die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) oder die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eine große Rolle. Verschiedene Dokumente, egal welchen Ursprungs, werden mit PROXESS revisionssicher und rechtskonform archiviert. Auf diese Weise lassen sich die gesetzlichen Vorgaben problemlos und zuverlässig erfüllen. Ganz gleich, ob es sich um E-Mails, Zeichnungen, Word-Dokumente oder Werkszeugnisse handelt. Auch EDI-Rechnungen der Branchen-Einkaufsverbände wie EDE oder Nordwest hat PROXESS im digitalen Blick. Hier erfolgt die Archivierung ebenfalls automatisch – und zwar über eine entsprechende Schnittstelle.
Dank der Anpassungsfähigkeit und der lückenlosen Integration bietet das PROXESS DMS in Kombination mit eNVenta ERP eine optimale Gesamtlösung, die den Besonderheiten des Stahlhandels sowie des Vertriebs von Eisen-Erzeugnissen optimal gerecht wird.
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